O que é a metodologia 5S? Para que serve? Como aplicar?

Sem tempo para ler este artigo sobre a metodologia 5S? Ouça o episódio a seguir do FluxoCast:

A busca por modelos de trabalho mais eficientes que promovam a redução de custos e desperdícios é uma constante em qualquer empresa.

Produtividade é a palavra-chave que essas companhias procuram, principalmente em épocas de condições econômicas desfavoráveis.

Neste cenário, a importância do 5S para as empresas se faz presente. Por isso, reunimos todas as informações importantes para que você entenda o que é, para que serve e como aplicar esse método. Boa leitura!

O que é e para que serve a metodologia 5S?

A metodologia 5S é uma filosofia baseada em princípios japoneses utilizada como ferramenta de gestão para melhorar o clima organizacional e a produtividade de empresas. Por meio da conscientização dos colaboradores sobre alguns sensos, ela busca tornar o ambiente de trabalho mais organizado, seguro e agradável.

O método 5S nasceu no Japão, logo após a Segunda Guerra Mundial, em um período em que o país passava por uma reestruturação. Seu nome vem dessas cinco palavras japonesas, que são a base da metodologia:

• Seiri – Senso de Utilização;
• Seiton – Senso de Organização;
• Seiso – Senso de Limpeza;
• Seiketsu – Senso de Padronização;
• Shitsuke – Senso de Disciplina.

Quantas vezes você já se pegou procurando algo em sua empresa e só foi encontrar algum tempo depois de já ter desistido de procurar?

Quantas vezes algo de um setor foi parar em outro sem que ninguém se lembrasse de ter levado para lá?

Esses são apenas alguns dos muitos exemplos de situações que seriam evitadas caso a sua empresa soubesse como implantar o 5S.

Como funciona a metodologia 5S?

Para entender como o método 5S funciona, é preciso conhecer a fundo o significado de cada princípio que o compõe. Sendo assim, explicamos cada um dos conceitos a seguir. Confira!

1. Seiri – Senso de Utilização

O primeiro S da metodologia tem como principal intuito estimular o questionamento sobre a necessidade de alguns objetos, materiais e equipamentos da empresa.

A ideia aqui é remover aquilo que não é necessário e dar lugar apenas ao que realmente importa para o funcionamento do negócio.

Dessa forma, você promove uma “limpeza” em seu local de trabalho, deixando apenas o que é realmente importante. Isso pode promover a produtividade, uma vez que diminui os focos de distração e facilita o acesso às suas ferramentas de trabalho.

É importante destacar que esse princípio também pode ser aplicado em ambientes eletrônicos e virtuais. Basta excluir todos os arquivos e programas que não são essenciais para o seu dia a dia.

2. Seiton – Senso de Organização

Após eliminar os itens desnecessários em sua empresa, é o momento de organizá-los. Como o seu próprio nome deixa claro, o Senso de Organização serve para posicionar os objetos do ambiente em locais adequados.

Para ajudá-lo nisso, você pode fazer uma classificação da frequência de uso de cada item e colocá-lo em um lugar estratégico de acordo com a sua importância. Outros práticas que podem ajudar são seguintes:

• organizar as ferramentas por tipo;
• separar os arquivos por ordem alfabética;
• separar objetos em caixas específicas;
• usar etiquetas.

A eficiência e a produtividade são proporcionais ao nível de organização do espaço de trabalho. Portanto, quanto mais organizado ele estiver, melhor será a performance da sua equipe.

Além disso, lembre-se que os princípios devem ser aplicados nos ambientes digitais. Logo, e-mails e arquivos também devem ser organizados conforme a sua importância e utilização.

3. Seiso – Senso de Limpeza

Com tudo organizado e em seu devido lugar, é hora de focar na limpeza. O Senso de Limpeza possui o intuito de estimular a manutenção da higiene do espaço.

Um local de trabalho sujo pode desmotivar os colaboradores, promover problemas de saúde e aumentar as chances de falhas em equipamentos.

Uma boa dica é sempre fazer uma limpeza de tudo o que foi usado ao final de cada turno. Além dos benefícios que já foram mencionados, você ainda poderá encontrar algo fora do comum, como vazamentos de óleo, por exemplo.

4. Seiketsu – Senso de Padronização

A etapa do Senso de Padronização tem o objetivo de transformar processos e atitudes benéficas ao trabalho em padrões da empresa. Inclusive, a ideia é que esse princípio auxilie a manter os outros 4S em utilização.

Com a padronização, é possível desenvolver os seguintes pontos:

• instruções de trabalho;
• listas de verificação;
• tudo o que os colaboradores devem seguir para que o trabalho mantenha um padrão único de qualidade.

Dessa forma, você impede que cada um faça o trabalho “do seu jeito” e garante um maior controle estatístico dos processos e da qualidade da produção.

5. Shitsuke – Senso de Disciplina

Nenhum dos princípios anteriores é capaz de se sustentar caso a sua organização não coloque em prática o Senso de Disciplina.

O último S é o mais desafiador de todos, mas é essencial para que os outros princípios e práticas de qualidade sejam implementadas e bem utilizadas.

Em uma investigação publicada no periódico científico Exacta, os pesquisadores concluíram que o principal obstáculo do 5S foi a disciplina dos colaboradores. Mas apenas o incentivo das práticas já foi suficiente para proporcionar um pequeno ganho nesse aspecto.

Para isso, é preciso que tanto os gerentes quanto os colaboradores entendam a importância da metodologia 5S e se esforcem para implementar as práticas.

Que tal um exemplo prático? Confira o vídeo exclusivo do nosso OnDemand Premium e entenda como a Toyota utilizou o método 5S:

A importância do 5S para as empresas

A importância do treinamento de 5S, bem como das dinâmicas de 5S para as empresas, é visível em todos os pontos de sua organização. 

A metodologia 5S proporciona benefícios desde o escritório até a produção. As principais vão vantagens são estas:

• redução de desperdícios;
• otimização do tempo;
• melhora do aspecto visual da empresa;
• facilidade em encontrar objetos extraviados;
• facilidade em identificar possíveis áreas com problemas ou riscos;
• padronização dos processos e produção;
• melhora da qualidade geral da produção.

Um estudo publicado em uma revista científica internacional mostrou que a produção teve ganhos significativos de segurança e produtividade com a implementação dos 5S. Além disso, notou-se uma redução de erros e desperdícios, bem como uma melhora na comunicação e comprometimento.

Como aplicar a metodologia 5S na sua empresa?

Agora você já sabe o que é e para que serve a metodologia 5S, assim como conhece a sua importância para as empresas. Contudo, como aplicá-la na prática? Aprenda nos próximos parágrafos!

1. Selecione os guardiões da metodologia

Os guardiões da metodologia são, basicamente, um grupo de colaboradores que têm a função de disseminar os 5S dentro da empresa, mostrando a importância e ensinando como aplicar no dia a dia.

O ideal é que as pessoas sejam de departamentos e cargos diferentes, porque isso pode ajudar a atingir todos os colaboradores da organização, principalmente se ela for grande.

Dito isso, o primeiro passo de como aplicar a metodologia 5S é escolher quais pessoas serão as guardiãs e capacitá-las ao ponto de que tenham domínio para divulgar os conceitos.

Em algumas empresas, especialmente startups, costumam-se ter os guardiões da cultura. Se esse for o caso do seu negócio, pode ser uma boa ideia também torná-los os disseminadores da metodologia 5S.

Afinal, a ideia é que os sensos façam parte da cultura, e esse grupo de pessoas já sabem como compartilhar os conceitos com o restante da empresa. 

2. Avalie a empresa

Em seguida, os guardiões da metodologia devem analisar o negócio e os processos para identificar quais são os principais pontos de otimização.

A partir dessas informações, será possível montar um planejamento em conjunto com as lideranças dos setores para colocar os sensos em ação na companhia.

A análise SWOT pode ser uma ferramenta muito útil nesta etapa, pois permite que a análise seja feita de maneira visual e estruturada. Isso facilita a identificação dos pontos de otimização, assim como o entendimento dos envolvidos.

3. Implemente os 5S

Após o planejamento e o plano de ação para implementar a metodologia 5S estiverem delineados, é hora de colocá-los em prática.

Esse é o momento no qual os guardiões irão atuar como divulgadores dos benefícios e das boas práticas da metodologia.

O objetivo é que, com a supervisão e ajuda dos guardiões, todos os colaboradores da empresa contribuam diretamente para a implementação dos 5S.

4. Acompanhe os resultados

Do que adianta aplicar uma melhoria se você não souber os impactos causados por ela, não é mesmo?

Portanto, é fundamental que os guardiões acompanhem periodicamente as implementações feitas. Aliás, o ideal é definir alguns indicadores relacionados à produtividade para conseguir medir o impacto das ações na organização.

Dessa forma, será possível entender quais foram os ganhos que a empresa teve com adoção da metodologia 5S, bem como identificar falhas que podem ser otimizadas para aprimorar os benefícios.

Leia também: Quais são os indicadores de qualidade centrais para gestão?

Para complementar os seus estudos, assista à live que o Master Black Carlos Sander fez sobre a metodologia 5S. Lá, ele disponibilizou um checklist que pode ajudar na implementação. Confira:

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Como dissemos em tópicos anteriores, é fundamental dominar os conceitos da metodologia 5S para conseguir aplicá-la adequadamente na sua empresa.

Você aprendeu muito sobre o método com este artigo, mas estudos mais aprofundados podem ser necessários para uma implementação eficiente.

Por isso, recomendamos que você faça o nosso curso online 5S – Auditoria e Implantação. Ele fornecerá todo o conhecimento teórico e prático essencial para a aplicação dessa metodologia na sua organização

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