O que é 5S e pra que serve? Entenda como aplicar a metodologia

Entender o que é 5s e pra que serve essa metodologia, pode mudar a forma como vemos a organização no ambiente de trabalho. Já que apenas sair organizando ou até mesmo contratar alguém responsável por essa tarefa pode não ser o suficiente.

Nesta linha de pensamento, a organização dos espaços deixa de ser uma simples necessidade para uma estratégia capaz de otimizar todos os processos de uma empresa. Se você é da cidade de São Paulo, talvez já tenha ouvido que não se pode jogar papel de bala no metrô…

Este é um exemplo de implementação dos 5s que foi estabelecida de forma rigorosa desde o nascimento desse meio de transporte na capital paulista. Com essa iniciativa, os custos com a limpeza foram diminuídos. Mas não só isso, a utilização dos 5s também garantiu um ambiente que gerasse satisfação nos usuários do serviço e seus funcionários.

O que só foi possível, pois houve a criação de uma cultura que visa a melhoria contínua. E, é este ponto que faz com que os 5s sejam uma ferramenta de grande valor, como veremos a seguir.

O que é o 5S e pra que serve: Origem da metodologia

Os 5s surgiram no Japão, criados pelo fundador da Toyota, Sakichi Toyoda. O processo foi criado para reduzir desperdícios de sua multinacional em tempos de crise, logo após a Segunda Guerra Mundial. Deste cenário, também nasceram outros conceitos consagrados como “Just in Time”, o “Lean Manufacturing” e o “Total Quality Management”.

Assim, os 5s foram elaborados a partir de uma necessidade extrema de otimização dos processos para a recuperação do país no pós guerra. Sendo até hoje, um dos métodos de organização mais utilizados no mundo por todos os tipos de instituições, de escolas a multinacionais. 

O que é 5S e pra que serve: Utilização

A denominação 5S faz referência a cinco palavras japonesas que norteiam um passo a passo para criar um ambiente de trabalho sintético e eficiente. Essas cinco palavras japonesas iniciam com a letra “s”. E, para melhor assimilação em português foram traduzidas como “sensos”. São elas:

  • Seiri ou Senso de Utilização (整理): Separar o necessário do desnecessário e eliminar do espaço de trabalho o que não tem utilidade;
  • Seiton ou Senso de Organização (整頓): Colocar cada coisa em seu devido lugar e organizar o espaço de trabalho da forma mais eficaz;
  • Seisō ou Senso de Limpeza (清掃): Limpar e cuidar do ambiente de trabalho, manter e melhorar o nível de limpeza;
  • Seiketsu ou Senso de Padronização (清潔): Criar normas/”standards” e estabelecimento de regras a serem seguidas;
  • Shitsuke ou Senso de Disciplina (躾): Todos contribuem, ajudam e incentivam a melhoria contínua.

Estes princípios guiaram os responsáveis pela implementação dos 5s na empresa. Eles devem ser encarados como etapas de um processo maior que não acaba no final do projeto. Já que se trata de uma metodologia de execução contínua.

O que é 5S e pra que serve: Benefícios

Os 5s foram idealizados com o objetivo de organizar e otimizar espaços. Além de minimizar desperdícios e potencializar a produtividade. Sendo assim, a metodologia é uma ferramenta de análise do ambiente de trabalho que visa a organização com base na utilidade. E, por fim, garante que aquilo que foi estabelecido seja mantido e aprimorado.

Com seu passo a passo, a empresa poderá otimizar seus processos, ganhando tempo e reduzindo esforços em sua execução. Além de melhorar o bem estar geral de seus funcionários, aumentando a satisfação com seu ambiente de trabalho e reduzindo o estresse advindo de um ambiente sem organização. 

O método também garante o aprimoramento de habilidades e evolução pessoal, pois promove uma consciência coletiva que visa a melhoria contínua. O que se reflete do ambiente de trabalho para as funções individuais de cada funcionário. Assim, contribuindo para a saúde física e mental da equipe.

O método ainda reduz custos, já que evita desperdícios. E, também, estabelece a reciclagem e utilização inteligente de materiais, o que em última instância contribui com o aumento da segurança do trabalho. 

Como aplicar os 5S?

Apesar dos 5s serem um passo a passo, para muitos, o método aparenta ser um processo muito abstrato. Assim, para colocar em prática as ideias de cada etapa do processo, o primeiro passo é a criação de uma comissão responsável pela implementação e também conscientização e divulgação da importância dos 5s para a empresa. Explicando, assim, o que é 5s e pra que serve para toda a equipe.

Em seguida, deve-se focar na execução da primeira etapa que é avaliativa. Depois desta avaliação é que começa propriamente a implementação dos 5s, que nada mais são do que cinco etapas de um processo. E vale lembrar que como se trata de um ciclo contínuo, periodicamente essas etapas devem ser repetidas, avaliando o que deve ser mantido, otimizado ou melhorado.

Além disso, um outro ponto a ser considerado é que dependendo da demanda de limpeza, a necessidade de se contratar uma equipe especializada para maquinários e equipamentos. Contudo, é importante que mesmo com a contratação de pessoal especializado pela limpeza, ela seja encarada como responsabilidade coletiva.

Assim, se justificam a presença do último senso, o Senso de Disciplina, o qual garante a manutenção do processo. E também a criação da cultura de organização que deve ser assimilada por todos.

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Há um 6ºS?

Algumas organizações sentem a necessidade de acrescentar um sexto “S” no processo destinado ao Senso de Segurança no Trabalho. Contudo, apesar de um tópico de grande importância, a segurança já está incluída dentro do processo original dos 5s.

Dessa forma, a segurança do trabalho deve ser levada em consideração em todas as etapas da metodologia. Ilustrando essa afirmação, já na primeira fase dos 5s é necessário retirar os objetos desnecessários do espaço. O que por si só já reduz a chance de acidentes como tropeções e quedas de funcionários.

Além disso, a organização também aumenta o foco e reduz o estresse, o que também diminuí a chance de acidentes. A higiene, o risco de contaminação. E por fim, a disciplina contribui para o cumprimento dos procedimentos de segurança. E também garante a manutenção adequada e periódica dos equipamentos.

Porém, um maior cuidado deve ser prestado no estabelecimento das regras que nortearão a manutenção do processo. Já que serão através destas que o “Senso de Disciplina” garantirá a execução continuada dos 5s.

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Autor

Formado em Engenharia Mecânica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP - com as certificações Green Belt - 6 Sigma, Aerodinâmica aplicada e Python no currículo, hoje faz parte do time da CAE Treinamentos, ministrando cursos e realizando consultorias na área.

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