Como estruturar o setor de logística com Lean Six Sigma?

No Brasil, a metodologia Lean Six Sigma ainda está engatinhando. Agora é que as empresas estão começando a exigir conhecimentos dos profissionais nesse sentido, a implementar conceitos de melhoria contínua e gestão da qualidade. Mas, lá fora e dentro das grandes organizações (como GE, Motorola, Toyota, Brasmotor, Ambev e etc) a metodologia Lean Six Sigma já foi responsável por resultados milionários. 

E como a metodologia promete melhorias significativas nos processos, como eliminação de erros, eliminação de retrabalho, redução de custos, ganhos financeiros gigantescos, diminuição de tempo de produção e etc, as empresas têm crescido os olhos para o Lean Six Sigma e sua aplicação. Por isso, há uma crescente nas pesquisas e estudos sobre como estruturar um setor (independente de qual seja) com a metodologia em questão.

Já falamos inúmeras vezes que o Lean Six Sigma pode ser aplicado nos mais diversos setores e existem grandes cases na maioria deles: na saúde, em que houveram hospitais desenvolvidos em tempo recorde, na área de logística, com a implementação de inovações no modo de entrega dos produtos e muitos outros.

Vou deixar um estudo de caso aqui (que produzimos há um tempo) para mostrar que o Lean Six Sigma não está ligado somente a área de Engenharia e que pode ser estruturado nos mais diversos setores de uma empresa.

É possível aplicar a metodologia LSS no setor de logística?

Conforme demonstramos no vídeo anterior, é evidente que o setor de logística não fica de fora. Ele é um dos grandes responsáveis pelos resultados alcançados dentro da companhia, já que tem como função a organização e distribuição de matéria-prima entre os setores, bem como a entrega de produtos aos clientes. 

Por muitos anos, o setor de logística sempre foi “renegado” e era o último a receber melhorias e investimentos tecnológicos. Esse cenário mudou. A logística muda diariamente e a necessidade de evolução e competição fez com que as empresas buscassem formas de melhorar a gestão dos processos para entregar melhores resultados.

Logo, aplicar o lean six sigma dentro do departamento pode trazer grandes resultados. Com a maior organização proposta pela metodologia, as demandas são realizadas de forma muito mais ágil, eficiente e eficaz.

Sabendo disso, trouxemos aqui um artigo completo com tudo que você precisa saber sobre o setor de logística com lean six sigma e as principais mudanças que essa metodologia pode trazer para o departamento. Continue acompanhando e descubra tudo!

Quais os principais problemas do setor de logística?

O primeiro passo aqui é entender o porquê implementar a metodologia Lean Six Sigma no setor de logística, quais os ganhos e os problemas possíveis de serem solucionados.

Em linhas gerais, podemos dizer que as principais tarefas realizadas pela logística de uma empresa são:

  • Gestão e controle dos estoques;
  • Armazenagem correta dos materiais; 
  • Distribuição de matéria-prima entre os setores; 
  • Recebimento de mercadorias; 
  • Organização e processamento de pedidos; 
  • Separação e envio de produtos para o cliente.

Sabendo disso, vamos listar aqui também quais são os principais problemas que os profissionais diretamente ligados com esse setor sofrem e, caso você atue nessa área, pode ser que agora se identifique muito:

  • Problemas com excesso ou ausência de estoque; 
  • Falta de acompanhamento do estoque, gerando erros no controle de materiais;
  • Perdas de pedidos de clientes; 
  • Distribuição de matéria-prima ineficiente, gerando paradas de produção; 
  • Atrasos na entrega para os clientes; 
  • Estragos nos itens do estoque, devido a má armazenagem; 
  • Rotas mal calculadas, gerando gastos desnecessários; 
  • Problemas com a frota da empresa, o que gera consequências internas e externas.

Se prestarmos atenção, tudo está diretamente ligado a: controle, acompanhamento e   análise de dados – que é basicamente tudo que o Lean Six Sigma ensina a melhorar.

Então, vamos para a próxima etapa, o passo a passo de como estruturar o setor de logística com Lean Six Sigma.

Passo a passo: Como implementar o Lean Six Sigma em uma empresa ou setor? 

Aqui, vamos listar o passo a passo do que é necessário fazer para implementar a metodologia Lean Six Sigma dentro de uma empresa.

  1. Treinar todos os colaboradores envolvidos;
  2. Formar os Champions;
  3. Escolher candidatos a Green e Black Belts;
  4. Desenvolver os projetos na área com ajuda de uma consultoria externa.

Agora, vamos detalhar ainda mais como deve ser executado cada um desses tópicos.

Treinar todos os colaboradores envolvidos

A partir do momento em que você deseja implementar a metodologia Lean Six Sigma em um setor, significa que projetos de melhoria serão executados e os processos serão baseados nos conceitos da metodologia e, assim por diante. 

Logo, todos da equipe precisam ter um nível básico de conhecimento e funcionamento do Lean Six Sigma. Esse conhecimento se torna ainda mais necessário quando falamos sobre gestores, supervisores e profissionais da alta administração. Isso porque, quem estará no comando, precisa passar os direcionamentos corretos, controlar, analisar e projetar possíveis melhorias.

Então, o ideal é que os profissionais envolvidos sejam classificados por operacionais e estratégicos, para que seja promovido um treinamento de White e Yellow Belt para aqueles que são mais operacionais, que colocam realmente a mão na massa e fazem acontecer os processos; e um treinamento de Green e Black Belt para aqueles que estão mais na ponta, no comando e gerenciamento dos processos.

Formar os champions 

É extremamente importante que nesse processo de implementação, a alta administração defina quem serão os champions. Os champions são os profissionais que farão o intermédio entre a alta administração e os líderes dos projetos de melhoria contínua e Lean Six Sigma, são profissionais que atuam apenas supervisionando de maneira mais macro os resultados alcançados, que brigam pelo aval dos projetos e etc. 

Os escolhidos para assumir a responsabilidade de champions precisam ter um treinamento rápido, não só para entender a metodologia, mas para saber lidar na comunicação entre green e Black belt e a alta administração.

Escolher os candidatos Green e Black Belt

Essa é uma tarefa um pouco mais complexa, que envolve a participação do coordenador do programa, os gestores, consultores, os candidatos e, em alguns casos, até mesmo um psicólogo na tomada de decisão. 

É importante que sejam analisadas as skills e perfis que Green e Black Belts devem ter para executar suas demandas e realizar um comparativo com os colaboradores que vocês tenham na equipe e que estão dispostos a assumir essa responsabilidade.

Temos um minicurso sobre isso dentro da nossa plataforma, nomeado como “Seleção de candidatos Green e Black Belt”, para se aprofundar no assunto, indico que se matricule nele!

Desenvolver os projetos com ajuda de uma consultoria externa

Se possível, procure o auxílio de uma consultoria externa, fará extrema diferença. Isso porque, quem está vivendo o problema diariamente já tem uma visão enviesada sobre o assunto e, muitas vezes, acaba não enxergando onde estão realmente os “gargalos” e as possíveis soluções.

Portanto, ter uma consultoria externa ajuda a ampliar a visão dos colaboradores, oferecer um direcionamento de “por onde começar” e garantir que a implementação esteja ocorrendo da maneira mais eficiente possível, uma vez que consultores externos já têm uma bagagem de experiência alta sobre o assunto.

Como estruturar o setor de logística com Lean Six Sigma?

Como você pode perceber, o lean six sigma significa uma verdadeira potência dentro das empresas. Afinal, quando aplicado notam-se resultados em todos os setores, fazendo com que a companhia produza muito mais, em menos tempo e com qualidade acima da média. 

Por esse motivo, utilizar esse método para resolver os problemas de logística citados anteriormente é uma excelente ideia. Para isso, a melhor opção é aplicar treinamentos para a gestão do setor, de modo que eles possam repassar aos colaboradores de maneira rápida e eficiente. 

Além disso, outra dica importante é focar nos principais problemas, aplicando as técnicas diretamente neles. Com isso, aqueles erros que geram maiores consequências são solucionados primeiro, melhorando o dia a dia produtivo de forma bastante ágil. A partir disso, podem começar a ser estudados os motivos pelos quais os problemas estavam acontecendo, evitando que eles voltem a ocorrer. 

Para entender a causa raiz dos problemas que ocorrem dentro do setor, recomendo que assista esse vídeo:

Dentre os os problemas anteriormente citados, podemos usar um identificador como “perda de faturamento” para identificar quais seriam os mais prioritários. Vamos supor que de uma perda total, os três problemas abaixo representam:

Logo, fica claro que precisamos focar nos problemas como excesso ou ausência de estoque.

A partir daí, precisamos identificar corretamente o que está acontecendo, qual o escopo do problema, o quanto estamos perdendo e começarmos a medir.

Apenas com dados em mãos somos capazes de analisar as causas raiz e propor melhorias. Se essas melhorias tiverem resultado, é hora de manter, padronizar e controlar.

É muito comum profissionais se frustrarem com o método porque decidiram “abraçar o mundo” e resolver todos os problemas identificados na logística com o Seis Sigma. Vale ressaltar que a metodologia nos ajuda, desde que projetos de melhoria contínua utilizando o roadmap DMAIC do Lean Six Sigma sejam específicos. Isso é, devemos desenvolver pequenos projetos que possam entregar pequenas melhorias, e assim garantir a chave do sucesso. 

Não cometa o erro de querer realizar grandes projetos resolvendo e abordando a maioria dos problemas. Provavelmente, você compromete os recursos da empresa e, invariavelmente, falhará em algum momento. 

Uma falha como essa pode anular a iniciativa de melhoria contínua da organização. Economizar R$100.000,00 todo mês pode ser mais viável do que arriscar uma economia mais agressiva, incerta e comprometedora.

Lean six sigma e a melhoria contínua

Outro ponto que deve ser ressaltado é que o lean six sigma está diretamente ligado aos programas de melhoria contínua. Ou seja, o constante acompanhamento das soluções aplicadas, verificando se elas ainda estão se mostrando eficientes ou podem ser melhoradas para os próximos processos. Com isso, o setor de logística com lean six sigma se tornará uma verdadeira referência na realização das demandas com qualidade.

E aí, gostou de aprender a como estruturar a metodologia lean six sigma em uma empresa? Quer descobrir mais conteúdos como esse? Se sim, continue acompanhando o nosso blog, pois aqui sempre postamos materiais completos para quem deseja se tornar ainda melhor e mais capacitado! 

Autor

Formado em Engenharia Mecânica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP. Estudou Business and Process Management pela University of Arkansas - EUA, direcionando sua especialização em Lean Seis Sigma. Tornou-se Master Black Belt e hoje está à frente da CAE Treinamentos, ministrando cursos e realizando consultorias na área.

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