Matriz 5w2h: como fazer um plano de ação na prática

Você conhece a matriz 5W2H e como fazer um plano de ação tendo ela como apoio?

Se sim, deve saber que é uma excelente ferramenta de gestão para elaborar planos de ação eficientes.

Além disso, uma das vantagens deste método é que mesmo pessoas que não tenham conhecimentos prévios em gestão estratégica conseguem executá-lo por ser muito prática.

Afinal, basta pegar a lista de atividades a serem realizadas e responder a sete perguntas estratégicas sobre elas. Simples, certo? Mas como fazer um 5W2H para sua empresa?

Antes de descobrir quais são os passos necessários para aplicar a metodologia na rotina da sua organização, precisamos deixar claro que, apesar de essa ferramenta ser de fácil aplicação, ela está bem longe de ser algo simples — tanto que este é um dos motivos pelos quais muitos gestores preferem usar outras metodologias.

Mas antes de nos aprofundarmos, continue lendo este post e saiba tudo sobre o modelo de 5w2h.

O que é 5W2H?

A matriz 5W2H é uma ferramenta destinada, basicamente, àqueles que querem criar planos de ação sem se prenderem à complexidade.

Estes planos podem ser para guiar o desenvolvimento de novos produtos, abrir franquias, expandir os negócios em novos mercados, entre outros.

Apesar de parecer um pouco estranho no início, o nome “5W2H” nada mais é do que uma abreviação de sete perguntas — 5 iniciadas com a letra “W” e 2 com a letra “H”, daí o nome da metodologia — essenciais sobre o projeto que será desenvolvido:

  • What (O que?)
  • Why (Por que?)
  • Who (Quem?)
  • Where (Onde?)
  • When (Quando?)
  • How (como será feito?)
  • How much (quanto vai custar?)

Perceba que essas perguntas são, na verdade, formas de dividir objetivos e deixá-los mais claros — algo que os gestores já têm em mente, pois sabem que é preciso dividir os objetivos em planos de ação e seguir manuais de boas práticas para conseguir alcançá-los.

As falhas acontecem quando os planos não têm um prazo definido ou um responsável. E essas perguntas foram elaboradas exatamente para evitar tais falhas.

De onde veio o 5W2H?

Esta ferramenta é bem dinâmica, mas pasme: suas origens remetem a Hermagoras de Temnos, um antigo filósofo grego.

De acordo com estudos da Universidade Norte-Americana de Sloan, essa teoria está relacionada, na verdade, com as teses desenvolvidas por Aristóteles.

Independentemente de sua origem, uma coisa é certa: este conceito sempre esteve evoluindo e possui uma longa trajetória de uso por quem busca uma melhor gestão de projetos e recursos.

Como fazer o plano de ação de 5W2H?

Como já mencionamos, a matriz 5W2H consiste em uma lista de perguntas que aprofunda as definições de um projeto, o que evita também que hajam dúvidas envolvendo as atividades sobrando no meio do caminho.

Para executá-lo, é preciso apenas duas coisas:

  • ter a lista de tarefas em uma mão;
  • e as sete perguntas na outra.

Para cada tarefa, serão respondidas as perguntas que mencionamos acima. Vamos ver como isso fica na prática o método 5W2H:

1. WHAT (O quê?) – O que deve ser feito?

Todo plano de ação deve ter um objetivo claro e bem definido. Vamos imaginar que um evento será realizado na sua empresa. Reflita: você precisa prospectar patrocínios para um evento?

O primeiro passo do método 5W2H é escrever os objetivos de forma determinada.

2. WHY (Por que?) – Por que essa ação precisa ser feita?

Não basta apenas definir a ação, você também deve ter definido na matriz 5w2h o motivo da sua realização. Pense: por que é necessário prospectar patrocínios para o evento?

Qualquer atividade feita na empresa deve ter viabilidade comercial e é por isso que você precisa de bons patrocinadores.

3. WHO (Quem?) – Quem vai realizar a ação?

Um grande erro da matriz 5w2h é criar um plano de ação sem ter uma pessoa ou uma equipe considerada responsável. Por isso, deixe definido quem será o colaborador responsável ou a equipe a cargo da execução.

4. Where (Onde?) – Onde a ação será executada?

Essa resposta vai depender da tarefa em questão, pois pode ter uma ou várias localizações. Aliás, este é um ponto importante, pois ele também vai ajudar a definir os custos de deslocamento, tanto no prazo, quanto no orçamento.

5. When (Quando?) – Quando a ação deve ser realizada?

Defina a data de início e de término previstos, mas leve em conta também os riscos do projeto ao fazer a matriz 5w2h. Lembre-se: o cumprimento deste cronograma deve ser parte do plano de ação.

6. How (Como?) – Como a ação vai ser realizada?

Agora é o momento de trazer detalhes para seu plano de ação na matriz 5w2h. Você pode fazer isso quebrando as atividades, datas e responsáveis em atividades menores para poder visualizar melhor o que deve ser feito.

Ainda no exemplo dos patrocínios, você poderia, por exemplo, definir as faixas de patrocínio, ligar para os maiores clientes da empresa, entre outras ações relacionadas.

7. How much? (Quanto?) – Quanto tudo isso vai custar?

Todo plano de ação baseado na matriz 5w2h deve conter um orçamento; afinal, o alcance da meta terá um custo, e este custo deve ser viável dentro da realidade financeira da sua empresa.

Como fazer o plano de ação 5W2H na prática?

Para organizar o plano de ação no modelo de 5w2h e ficar mais fácil de realizar as tarefas propostas nele, você pode criar uma planilha no Excel ou na ferramenta da sua preferência e definir uma coluna para cada uma das perguntas.

Depois, basta preencher as informações necessárias seguindo as metas propostas e as ações que devem ser desenvolvidas.

Além disso, outra vantagem das planilhas é a flexibilidade: você pode acrescentar os campos conforme for necessário e estabelecer até mesmo uma escala de desenvolvimento, para atualizar o progresso das tarefas em um percentual de conclusão.

Por fim, não se esqueça: mesmo que você tenha um plano de ação perfeitamente adequado à metodologia, é preciso ter o pleno envolvimento de todos os colaboradores da empresa para que ele funcione.

Uma boa forma de fazer isso é envolver os outros funcionários logo nas primeiras etapas, ou seja, na definição dos objetivos.

Afinal, você pode ver uma meta como viável, mas os membros da equipe responsável pela execução podem ter uma visão diferente.

Aprenda mais sobre a ferramenta no vídeo abaixo com o nosso expert, Carlos Sander:

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Para completar seu aprendizado, recomendamos as leituras abaixo:

Esperamos que este artigo tenha solucionado suas dúvidas sobre a matriz 5W2H e como fazer na prática!

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Autor

Formado em Engenharia Mecânica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP - com as certificações Green Belt - 6 Sigma, Aerodinâmica aplicada e Python no currículo, hoje faz parte do time da CAE Treinamentos, ministrando cursos e realizando consultorias na área.