O que é auditoria Lean e como torná-la uma prática de sucesso?

Dentro do mundo corporativo, sem dúvida alguma, as auditorias são muito importantes para manter a produção da empresa sempre em dia. Afinal, através delas é possível acompanhar os processos e entender os seus principais erros e falhas. Nesse sentido, saber o que é auditoria lean e como fazer auditoria é muito importante.

Com esse conhecimento a gestão pode não apenas solucionar os problemas, mas implementar um sistema de melhoria contínua, no qual o foco é o aumento da produtividade e a redução de desperdícios. 

Com base nisso, criamos um artigo com tudo o que você precisa saber sobre a auditoria Lean e as melhores maneiras de realizá-la dentro da sua companhia. Não perca tempo e confira como fazer auditoria!

O que é auditoria? 

Chamamos de auditoria o processo realizado internamente nas empresas com o objetivo de identificar erros e falhas dentro da companhia. 

Comumente, ele é feito de maneira bem sistemática, através de um checklist para auditoria, no qual diversos itens são levados em consideração para que esse método seja bem executado. 

Para obter um resultado mais produtivo, a auditoria é realizada por grupos específicos, criados por membros da gestão. 

Além disso, a sua duração pode ser maior ou menor, de acordo com o tamanho da empresa e a quantidade de processos internos. Por fim, a auditoria também pode ser realizada com objetivos específicos, bem como em setores pré-determinados.

O que é auditoria Lean?

A auditoria Lean com toda a certeza é uma das mais utilizadas dentro das empresas. Afinal, esse consagrado sistema de produção é o mais usado ao redor do mundo, principalmente dentro das grandes companhias. Com ele é possível reduzir os desperdícios, aumentar a produtividade e até mesmo elevar o lucro da organização. 

Nesse sentido, a auditoria Lean trabalha visando trazer para as empresas a análise dos processos, focando sempre na aplicação total dos conceitos da metodologia. 

Ou seja, identificar se a performance da empresa está de acordo com os pilares do lean e apontar o que pode ser melhorado, para torná-la ainda mais eficaz e efetiva, principalmente na questão da produtividade e da otimização dos processos.

O que é necessário ter para uma auditoria?

Como você pode perceber, a auditoria é de extrema importância para manter a performance das empresas sempre lá no alto. 

No entanto, para aplicá-la é necessário seguir uma série de passos, visando realizar o projeto com a maior qualidade possível. Nesse sentido, antes de saber como fazer auditoria, confira o que é preciso providenciar para o sucesso do projeto:

  • Ter uma equipe preparada e que possui entendimento sobre os conceitos do Lean; 
  • Manter um sistema para anotação de erros e falhas; 
  • Possuir uma boa comunicação interna, para que todos os colaboradores contribuam com o processo; 
  • Ter um rigoroso controle sobre a autenticidade dos fatos apresentados; 
  • Elaborar um mapa da empresa e de seus processos, para que nenhum local seja deixado de lado.

Como montar um checklist para auditoria?

O checklist para auditoria pode ser uma excelente ferramenta para quem precisa realizar esse processo dentro da empresa, mas não possui muita experiência com o assunto. 

Através dele é possível anotar tudo que é necessário observar, analisar e acompanhar, para não esquecer de nenhum item importante durante a realização desse procedimento. 

No entanto, é necessário saber montar um checklist adequado. Caso contrário, ao invés de ajudar essa ferramenta pode atrapalhar o processo, já que fará com que pontos importantes sejam deixados de lado. 

Nesse sentido, antes montar checklist para auditoria, preste atenção nos seguintes fatores:

  • Estude a documentação da empresa e entenda como é o seu histórico de erros e falhas; 
  • Tenha em mente quais são os objetivos para os quais a auditoria será realizada: se você souber o que procura, será muito mais fácil encontrar;
  • Prepare uma lista de critérios para avaliar em cada processo, como agilidade, qualidade e performance dos colaboradores;
  • Tenha um local simples e rápido para anotar as observações. Atualmente, o mais recomendado é o uso de um software, para automatizar as fases posteriores a auditoria e ainda conseguir comparar os resultados.

Como fazer uma auditoria?

Agora que você já entendeu a importância da auditoria Lean e recebeu algumas dicas para montar um checklist efetivo, é chegado o momento de entender como fazer auditoria na prática. 

Mesmo que esse processo pareça bastante moroso, ele é, na verdade, bem rápido quando realizado corretamente. 

Para isso, no entanto, é necessário contar com a colaboração de todos os líderes, gestores e funcionários da empresa. Com isso, todas as portas dos setores ficarão abertas para receber a equipe de auditoria.

Portanto, confira abaixo os principais passos de como fazer uma auditoria lean de qualidade:

  • Crie um cronograma de execução para as atividades;
  • Defina uma ordem de prioridade de setores e processos a serem avaliados; 
  • Comunique a todos os colaboradores da empresa que a auditoria será realizada;
  • Verifique se problemas constatados anteriormente já foram resolvidos. Senão, faça da auditoria uma oportunidade para entendê-los a fundo e encontrar as melhores soluções;
  • Faça uso do checklist, mas não se prenda nele. Caso identifique a necessidade de itens que não estavam descritos, não se preocupe em realizá-los, sempre visando a qualidade total do projeto;
  • No fim, realize uma análise dos erros e falhas encontrados, fazendo um brainstorming com a equipe para encontrar as melhores soluções. 

E aí, o que achou dessas dicas de como fazer auditoria? Foram úteis para a sua gestão? Se sim, continue acompanhando o nosso blog e descubra os melhores conteúdos sobre o mundo corporativo e que farão a sua performance na empresa se tornar um verdadeiro sucesso!

Autor

Formado em Engenharia Mecânica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP. Estudou Business and Process Management pela University of Arkansas - EUA, direcionando sua especialização em Lean Seis Sigma. Tornou-se Master Black Belt e hoje está à frente da CAE Treinamentos, ministrando cursos e realizando consultorias na área.

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