O que é EAP? Aprenda a fazer uma Estrutura Analítica do Projeto

Durante a execução de um projeto, todas as etapas envolvidas devem ser pensadas de maneira a evitar alterações e intercorrências frequentes. Nesse sentido, algumas ferramentas de planejamento e organização podem auxiliar  o seu gerenciamento e garantir o sucesso de cada etapa. Diante disso, faz-se relevante entender o que é EAP e como ele pode auxiliar nesse processo. 

Entender um pouco mais sobre a Estrutura Analítica de Projetos (EAP), as suas ferramentas e suas aplicações podem trazer benefícios e vantagens de mercado para as empresas, reduzindo os possíveis transtornos associados a desorganização ou má elaboração do projeto. 

Para te ajudar, confira a seguir algumas informações sobre esse tema e saiba aplicar essa estrutura na sua empresa.

O que é EAP?

A Estrutura Analítica de Projetos ou EAP, do inglês Work Breakdown Structure (WBS), é uma ferramenta que organiza as etapas de um projeto ou trabalho, dividindo-as hierarquicamente em partes menores. 

Assim, essa divisão possibilita uma melhor visualização e um melhor controle de cada pedaço, garantindo uma visão geral e a tomada de decisões mais assertivas. 

Dentre as principais utilidades dessa ferramenta podemos citar:

• Promove a identificação dos riscos;
• Permite a estimação dos custos e da duração do projeto;
• Identifica as principais atividades a serem desempenhadas;
• Orienta as equipes e os trabalhos na execução do projeto;
• Atua como um norte para os responsáveis pelo seu gerenciamento;
• Delimita as metas e a finalidade do projeto.

Quais são os níveis de uma EAP?

Após entender o que é EAP, é importante falar um pouco sobre os níveis que compõem esse diagrama. Existem diversos métodos possíveis para determinar quantos níveis cada estratégia deverá conter, mas as abordagens mais recentes propõem que cada projeto determinará quantos serão utilizados. 

A divisão mais básica propõe a formação de 3 níveis essenciais:

1. Nível 1: costuma ter o nome do projeto e representa o resultado ou objetivo final. Todos os demais níveis estarão subordinados a esses.
2. Nível 2: trata-se de um nível com maior grau de detalhamento que o 1 mas menor que o próximo, indicando as etapas do projeto. Essas etapas também são conhecidas como fases do ciclo de vida do projeto.
3. Nível 3: é o nível que compreende os componentes de cada item do nível 2 com maior detalhamento, conhecido como pacote de trabalho.

Por convenção, cada nível recebe uma numeração para organizar cada etapa. 

• O nível 1 começa com 1.0
• Já o nível 2 continua com 1.1, 1.2, 1.3
• E o nível 3 com 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3, e assim sucessivamente.

Como fazer uma EAP?

Explicado o que é EAP e seus níveis, é importante analisar a sua organização e estrutura. Dessa forma, o EAP é um diagrama que representa graficamente as fases que compõem o projeto a fim de tornar mais fácil sua implementação e visualização.

Antes de partir para as etapas de formulação, o gerente de projetos deverá escolher como será elaborada a EAP, de acordo com as necessidades de cada empresa. Existem quatro formas principais de montar uma EAP:

1. Por fases: organiza de acordo com as fases do ciclo de vida do projeto.
2. Por entregas: organiza o projeto com base no produtos que devem ser formulados.
3. Por subprojetos: organiza o projeto a partir de projetos menores  que compõem o todo.
4. Híbrida: considerando aspectos distintos do projeto ao mesmo tempo.

Após determinar a forma, confira a seguir alguns passos para a elaboração da sua EAP:

Formule o Termo de Abertura do Projeto

Antes de partir para a criação da estrutura em si, é preciso formalizar a abertura do projeto com o Termo de Abertura. Trata-se de um documento simples e curto que será a base para a construção e estruturação do projeto. 

Esse documento irá conter o detalhamento do escopo do projeto, com informações sobre sua finalidade, seus objetivos principais, suas entregas e estimativas de tempo e custo, dentre outros.

Divida o projeto em pequenas etapas

Então, após elaborar o termo e definir os principais pontos, a EAP será construída. A sua elaboração será feita com o uso de estratégias de decomposição, como, por exemplo, a regra 8 – 80, a regra 100% e gold plating, confira-as a seguir:

• Na estratégia 8 – 80 as tarefas serão divididas em utilizando como critério o tempo de execução. Nesse sentido, as tarefas serão divididas em pacotes e o tempo mínimo de duração será de 8 horas e o máximo de 80 horas. 

O limite mínimo de 8 horas procura evitar que a EAP fique muito detalhada, o que causaria certa dificuldade de monitoramento e gerenciamento. Da mesma forma, o limite máximo de 80 horas procura evitar que os elementos sejam mal detalhados e os pacotes sejam muito grandes, gerando os mesmo problemas.

Dependendo do tipo de projeto esses limites de tempo podem ser alterados para 4 – 40.

• Na regra 100% é determinado que para concluir um dos elementos do diagrama, todos os seus desdobramentos ou componentes deverão abranger 100% das etapas necessárias para sua execução. 

Além das regras de decomposição, as entregas ou metas adicionadas a cada pacote de trabalho devem respeitar as solicitações dos investidores ou diretores. Isso se deve ao fato de que escopos muito grandes podem aumentar os custos ou alterar o produto final.

Elabore o dicionário da EAP

Após a divisão e detalhamento, será criado o dicionário da EAP. Esse documento traz informações que não estão explicitadas na EAP como nomes, códigos e identificações. Logo, contém os principais itens e o detalhamento de cada pacote de trabalho, com suas descrições, participantes e critérios de elaboração. 

Então, com a estratégia montada, o gerenciador deverá garantir que cada fase foi bem elaborada e que todos os stakeholders, as partes interessadas, estão de acordo com o que foi planejado. 

Dessa forma, em caso de dúvidas acerca das entregas, ele pode ser consultado tanto por gestores como colaboradores, atingindo assim o objetivo do projeto.

Qual a diferença entre cronograma e EAP?

Diferentemente do EAP, o cronograma documenta as principais atividades do projeto com suas datas de início e término, bem como os recursos e prazos estabelecidos. Sua principal função é controlar os atrasos e adiamentos das tarefas, auxiliando no andamento de cada etapa. 

Já a EAP irá servir, principalmente, para detalhar como será realizada cada etapa do projeto. Dessa forma, essa ferramenta servirá de base para a formulação de um cronograma compatível com o tempo demandado por cada pacote de trabalho.

Modelos de EAP

Os modelos de EAP desenvolvidos por uma empresa podem ser reutilizados caso os projetos possuam certa similaridade. 

Dessa forma, os modelos podem ser utilizados como padrões adaptáveis a cada projeto, o que economizaria tempo e recursos demandados pela formulação de uma nova estratégia. 

Além disso, por serem utilizados repetidamente, a utilização desses padrões garantem maior assertividade nos resultados, pois já foram testados e tiveram sua eficácia reafirmada.

Qual a importância da EAP?

Alguns dos principais benefícios da EAP, como promover a identificação dos riscos e permitir a estimação dos custos já foram citados, mas explicaremos mais detalhadamente outras vantagens de sua aplicação.

Diante do que já foi exposto, depreende-se a importância da Estrutura Analítica de Projetos nas diferentes estratégias de gerenciamento. Nesse sentido, pontuamos a seguir alguns dos principais proveitos de um planejamento bem estruturado dentro de uma organização.

Conseguir atender às necessidades de cada cliente

Com um projeto desenvolvido de maneira detalhada e com as estratégias de aperfeiçoamento necessárias, uma empresa consegue entender as necessidades de cada cliente. 

Dessa forma, os trabalhos são elaborados conforme aquilo que é solicitado, demonstrando cuidado e atenção no serviço prestado.

Gera aumento da produtividade

O nível de detalhamento proposto em cada nível do EAP permite que os colaboradores e gerenciadores tenham uma visão clara e objetiva acerca das metas estabelecidas, facilitando as entregas e as execuções de cada etapa. 

Além disso, o planejamento diminui as chances de erros e custos desnecessários para a corporação.

Oferece mais segurança para o projeto

Ao contratar um serviço ou comprar um produto, os clientes buscam por certa garantia tanto na qualidade quanto nos prazos estabelecidos. Nesse sentido, a organização das etapas e procedimentos permite que o cliente participe de toda a elaboração e realização do projeto desde o início.

Ainda nesse assunto, em nosso canal do youtube você pode conferir um pouco mais sobre os principais custos da má qualidade nos processos.

A EAP, finalmente, é uma ferramenta indispensável na identificação e detalhamento das necessidades de cada projeto, além de permitir o apontamento das melhores estratégias para cada gerenciador. 

Assim, após sua aplicação, problemas de comunicação, descumprimentos de prazos e problemas durante o projeto serão minimizados. 

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