O que é o Método GTD e como ele pode aumentar a produtividade na sua empresa

Incorporar métodos que ajudam na produtividade é algo muito comum nas empresas que desejam melhorar os resultados e otimizar tempo. O Método GTD é uma excelente opção para trabalhar com eficiência e cuidar do bem-estar dos colaboradores.

O que é Método GTD?

O GTD (Getting Things Done) é um método focado em produtividade e ajuda no gerenciamento das atividades e do tempo. Possui cinco etapas importantes e permite uma gestão mais eficiente.

O método pode ser utilizado no âmbito pessoal e profissional, tornando a rotina mais produtiva e permitindo o desenvolvimento de planejamentos a longo prazo.

Além disso, o GTD pode ser incorporado em trabalhos em equipe, tornando a dinâmica do time mais simples e possibilitando que o dia a dia dos colaboradores seja mais produtivo.

Como colocar o método GTD em prática?

Criado pelo americano David Allen, o método GTD possui cinco etapas que transformam a rotina de trabalho, tornando-a mais produtiva.

O GTD guia as pessoas, graças às diferentes estratégias e técnicas para controlar informações, planos e compromissos, aliviando a sobrecarga na rotina, sempre muito atarefada, além de evitar um colapso nas atividades.

Basicamente, as cinco etapas que compõem a estratégia são coletar, processar, organizar, revisar e fazer.

Com esse processo, permite registrar todas as tarefas em um lugar, trazendo mais clareza aos projetos e etapas de uma atividade. Assim, os envolvidos podem ficar mais tranquilos em relação ao andamento delas. Confira abaixo os detalhes de cada estágio.

  1. Coletar

O processo visa fazer o registro de todas as tarefas que devem ser feitas, novos projetos, ideias, entre outros. 

Os profissionais podem registrar as informações em planners físicos ou digitais, planilhas, blocos de anotações ou no espaço que julga ser o ideal para o armazenamento dos dados.

Com todas as anotações organizadas, é possível ter uma noção do que precisa ser feito, quais são as prioridades e quais tarefas não são urgentes ou tão necessárias quanto pareciam antes, algo que facilita a organização e economiza tempo.

  1. Processar

Nesta etapa, o profissional ou o time podem fazer uma análise das tarefas e assim entender melhor o que precisa ser feito. 

Neste momento, você pode definir o que tem caráter emergencial e o que pode ser executado depois, ou mesmo eliminado.

Ao dividir as tarefas e níveis de prioridade, é possível colocar no topo da lista o que precisa ser feito rapidamente, assim tudo fica organizado e as pessoas podem gerenciar melhor o tempo e demandas.

  1. Organizar

A terceira etapa consiste em uma organização mais detalhada, separando as atividades conforme o contexto e prazo de entrega delas. Deste modo, os colaboradores têm mais foco nas suas atividades.

Ao organizar, as pessoas podem acessar a lista de atividades a qualquer momento e entender o andamento das atividades, isso por conta do modo que as tarefas ficam organizadas, facilitando a identificação e visualização das tarefas.

  1. Revisar

A revisão é muito importante para assegurar que todas as atividades sejam executadas corretamente e para que nada atrapalhe a execução. 

Durante esta etapa, é possível atualizar a lista com novas informações e etapas importantes para a produção.

O ato de revisar a lista pode ser feito conforme o nível de prioridade das atividades ou sempre que julgar necessário.

  1. Fazer

Esse é o momento de “colocar a mão na massa” e transformar as ideias e projetos em realidade, conforme o planejamento.

Para obter bons resultados com o GTD é necessário dar atenção para cada item da lista e ir aos poucos eliminando as demandas que estão em excesso ou atrasadas, pois assim você terá mais foco e concentração em cada atividade, sempre concentrando-se no objetivo final, ou no cliente (no caso de produtos e campanhas).

Tipos de atividades

É fundamental entender que cada pessoa tem um tipo de atividade que precisa ser resolvida no seu dia a dia. Os tipos mais comuns são:

Atividades não planejadas

São relacionadas às demandas emergenciais e os imprevistos que podem acontecer.

Atividades pré-definidas

São as tarefas já estabelecidas na sua agenda, projetos e ações que precisam ser feitas.

Atividades a serem definidas

São as que você passa um tempo organizando e processando as listas, coletando novas informações que ajudam na execução das atividades. Assim, podem ser definidas com mais clareza.

Independentemente do tipo de atividade, para ser produtivo e ter bons resultados as pessoas precisam dedicar um tempo para se organizarem e fazer tudo que precisam.

Vantagens do método GTD

O GTD é considerado um dos melhores métodos quando o assunto é produtividade e agilidade, devido às vantagens que proporciona, sendo as principais:

  • Foco no presente;
  • Ajuda na criatividade;
  • Adaptabilidade;
  • Mais liberdade de escolha;
  • Otimização de tempo;
  • Excelente desempenho na execução das atividades;
  • Mais disciplina;
  • Mais equilíbrio e bem-estar aos colaboradores;
  • Possibilita a tomada de decisões de forma mais assertiva;
  • Aumenta os bons resultados.

O método pode ser utilizado, por exemplo, junto das Ferramentas de SEO, ajudando na otimização dos sites da empresa e tornando o negócio uma referência no segmento de atuação e em marketing digital.

Desta maneira, incorporar o método GTD na sua rotina, seja pessoal ou profissional, é um jeito de executar todas as atividades com eficiência, ter excelente produtividade, além de tornar a rotina menos estressante, algo que aumenta o bem-estar e permite um melhor aproveitamento do tempo. 

Autor

Autor de 2 livros publicados: "Lean Six Sigma: O guia básico da metodologia" e "101 Dúvidas sobre Lean Six Sigma". É formado em Engenharia Mecânica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP. Estudou Business and Process Management pela University of Arkansas - EUA, direcionando sua especialização em Lean Seis Sigma. Professor de empresas como BRF, Plasútil, Usiminas, Petrocoque, Avon, Mondelli, UNESP, JohnDeere e de mais de 35.000 alunos na comunidade online. Com mais de 26 mil certificados emitidos, é CEO da CAE Treinamentos, uma plataforma focada em melhoria contínua e gestão de processos.