Sem tempo para ler? Que tal ouvir o episódio do nosso podcast Business Break sobre o tema: #021 – Dinâmicas para aplicação do 5S?
Business Break – Podcast Frons · #021 – Dinâmicas para aplicação do 5S
O Programa 5S é um método desenvolvido para promover a disciplina nas empresas por meio da consciência e responsabilidade de todos.
Um dos desafios mais presentes no cenário empresarial dos dias atuais é promover a eficiência dos hábitos e valores culturais.
As práticas sustentáveis farão com que os colaboradores da sua empresa se sintam ainda mais motivados para cumprir suas tarefas.
Mas como fazer sua implantação do Programa 5S com qualidade e eficiência?
Neste artigo, vamos explicar como implantar o método 5S na empresa para que os colaboradores tenham resultados ainda melhores e que os processos se tornem mais enxutos, rápidos e eficientes. Confira:
Como fazer a implantação do programa 5S?
Para que o programa 5S seja implantado com sucesso, é preciso seguir algumas etapas simples, mas que são de grande importância. Confira o passo a passo abaixo:
1. Sensibilize as pessoas certas
O Programa 5S não costuma ser implantado com tanta frequência em grandes e médias empresas.
Por isso, a iniciativa da implantação do programa geralmente parte de algum colaborador da gerência ou de processos, como funcionários de Recursos Humanos, Gestão de Qualidade, Segurança Industrial e etc.
Entretanto, mesmo que a iniciativa não venha por parte do alto escalão, é fundamental que você sensibilize as pessoas da empresa para realizar a implantação sistemática do programa 5S.
Neste momento, é preciso usar uma visão bem estratégica. Vale lembrar que também não é recomendado implementar o 5s em níveis de organização em que o nível superior não tem ciência do assunto.
2. Organize um comitê
Foi decidido que o Programa 5S será implementado? Certo. Então, o próximo passo é escolher o gestor que irá coordenar o programa.
Para isso, basta organizar o Comitê 5S que será responsável pela:
- criação do plano de implantação do programa;
- acompanhamento das ações previstas;
- coordenação das avaliações e análises de resultados;
- participação de eventos internos e externos sobre o tema e muito mais.
3. Faça treinamentos
Para que todos os níveis da organização sejam treinados adequadamente para o programa 5S, é preciso realizar algumas atividades de preparação.
A primeira delas envolve definir o nome do programa — e, apesar de parecer simples, essa é uma tarefa importante, pois este nome deve ter alguma relação com a cultura da organização.
Assim, os responsáveis devem criar um nome que possa ser citado como referência quando o programa for citado. Aproveite, pois este é o momento para exercitar a criatividade dos colaboradores envolvidos.
Depois de escolher o nome, defina qual será a estratégia de implantação de cada S do programa.
É recomendado que sejam trabalhados primeiro os três primeiros “S”, ou seja, primeiro o Seiri, Seiton e Seiso.
Quando o gestor sentir que houve aceitação e implantação efetiva causando os resultados esperados, chegou o momento de implantar o Seiketsu e Shitsuke.
Estes últimos podem colaborar para aumentar o sucesso da implantação e manutenção do programa.
A próxima etapa do treinamento consiste em mapear os locais de trabalho para gerar maior comprometimento os líderes, já que os resultados do programa 5S podem ser analisados de acordo com as áreas.
Este mapeamento deve ser feito de acordo com a hierarquia da empresa, ou seja, cada área mapeada deve ter um responsável que responda por ela.
Depois, defina como serão realizados os treinamentos. Caso sejam usados materiais externos, é preciso verificar se as denominações do processo e do significado de cada S estão compatíveis com o que foi definido pela organização.
Por fim, selecione quais serão os critérios de avaliação antes de qualquer treinamento.
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4. Preparativos para o lançamento do 5S
Chegou o grande dia! O evento de lançamento é de extrema importância para a implantação do Programa 5S.
Ele serve como um marco dentro da rotina da empresa, motiva as equipes, promove um mutirão organizado e, principalmente, demonstra de forma visual as melhorias que poderão ser realizadas no ambiente de trabalho.
Por isso, como é um evento que mobiliza toda a organização, pode ser necessário formar uma equipe para planejar e coordenar o evento.
E não se esqueça de tirar fotos do antes e depois, pois elas serão essenciais para fazer análises comparativas no futuro.
5. Planeje auditorias
A organização deve planejar de que forma serão realizadas as auditorias do Programa 5S.
Para isso, delimite as áreas e os respectivos responsáveis por elas. Depois, selecione os critérios que serão auditados e definidos com base nas particularidades exigidas por cada área.
6. Divulgue corretamente os resultados das metas
É preciso um forte e eficiente trabalho da comunicação organizacional da empresa, para que as informações sobre os resultados alcancem todos de forma que sejam compreendidas facilmente.
Aproveite esta fase do Programa 5S para identificar também o que pode ser melhorado e quais ações devem ser tomadas.
7. Sistema de reconhecimento
A sistemática de reconhecimento deve fazer parte da cultura da organização.
Para isso, é preciso consultar os profissionais de Recursos Humanos ou outros órgãos que possam apoiar o desenvolvimento profissional da empresa.
Isso evita choques e concilia o sistema de reconhecimento com algo que já existe.
Manutenção do programa 5S na empresa
A etapa final do Programa 5S consiste em assegurar o cumprimento de todas as novas exigências impostas para que a empresa tenha a limpeza e ordem conquistadas respeitadas diariamente.
Para isso, empregar auditorias internas e usar os recursos de divulgação disponíveis são ações que promovem a conscientização dos colaboradores.
Depois de seguir corretamente os passos da implantação do programa 5S, você deve observar algumas mudanças importantes na empresa, como maior cuidado e atenção com o ambiente, equipamento e até mesmo com os métodos utilizados.
Além disso, provavelmente irá notar também que os colaboradores se tornaram mais observadores e críticos, e passaram a tomar decisões e agir de maneira mais precisa.
Assista no vídeo o estudo de caso da empresa Toyota e sua experiência com a aplicação da metodologia 5S:
Estude e aplique o programa 5S no seu negócio!
Agora que você sabe o que é o Programa 5S pode se aprofundar nessa metodologia com o treinamento online: 5S – Auditoria e Implementação.
Ainda não se sente tão preparado? Saiba mais sobre a metodologia nesta live do canal da Frons no Youtube com o nosso expert Carlos Sander:
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Esperamos que este conteúdo tenha tirado suas dúvidas sobre a implantação do Programa 5S nas empresas.
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