PROJETO DMAIC: PASSO A PASSO PARA APLICAÇÃO

Os cinco passos simples – Definir, Medir, Analisar, Implementar e Controlar – propostos pelo projeto DMAIC são responsáveis por diminuir desperdícios, evitar erros, aumentar a produtividade e melhorar os processos de uma empresa. Logo, permite que gestores e líderes tenham uma visão mais ampla e detalhada de tudo que é realizado pela equipe e os resultados obtidos em cada uma das fases de produção. 

A CAE Treinamentos já produziu um conteúdo sobre como essa ferramenta pode mudar o desempenho de uma grande empresa, caso você queira ter acesso a esse conteúdo e entender um pouco mais sobre os benefícios, aqui está o link: Exemplo de projeto DMAIC em uma grande empresa.

Mas neste artigo iremos apresentar de forma aprofundada e objetiva, um passo a passo para que você possa colocar em prática essa metodologia. Ao final desta leitura, você terá todo o conhecimento necessário para colocar em prática o projeto DMAIC

Projeto DMAIC: Vale a pena aplicar?

É importante ter em mente que o projeto DMAIC é reconhecido como uma metodologia de sucesso dentro do Lean Six Sigma. Um número significativo de empresas já aderiram essa ferramenta como base estratégica e obtiveram os resultados desejados. 

Porém, para que o mesmo ocorra dentro da sua organização, toda a equipe precisa estar engajada e motivada a promover tais melhorias. É incontestável a consistência e a eficiência com a qual essa ferramenta foi desenhada. Mas é necessário que seja levado em consideração as características individuais e peculiaridades dos processos, da equipe e da gestão da empresa para que as análises e tomadas de decisões sejam mais assertivas.

1° passo do projeto DMAIC: Definir 

Essa é uma das etapas cruciais para que o projeto caminhe corretamente. Antes de qualquer coisa, organize uma equipe de trabalho. Selecione pessoas que são criteriosas e especializadas nos processos que serão analisados. É importante reunir pessoas com pontos de vistas diferentes para que o trabalho seja desempenhado com maior eficiência.

Junto a equipe, faça um breve estudo sobre todos os processos realizados dentro de uma empresa, tendo como ponto de partida as etapas iniciais de produção até o momento que o produto final chega nas mãos dos clientes. Reconheça os possíveis problemas, leve em consideração gastos desnecessários, retrabalhos e gargalos da produção. 

E somente com os problemas sob o seu radar, trace possíveis melhorias. Essas melhorias precisam ser viáveis, uma vez que devem ser tiradas do papel e aplicadas, ainda que de forma gradativa dentro da organização. 

Entenda melhor e mais rapidamente sobre as suas cinco fases no nosso vídeo abaixo.


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2° passo: Medir

Neste momento, faça o levantamento de todos os KPI’s da empresa em questão. Existem alguns indicadores-chave que são considerados de maior relevância e que você não pode deixar de mensurar, que são eles:

  • Produtividade – Onde é possível avaliar o desempenho da equipe por meio da relação entre trabalho realizado, recursos dispostos, tempo gasto e resultados alcançados;
  • Qualidade – Aqui é feita uma comparação dos produtos que foram perdidos ou danificados durante o processo com o número da produção final. Para que assim, seja possível identificar com maior precisão os pontos onde estão ocorrendo falhas nos processos;
  • Logística – Verificação se o desempenho lógico, tanto dentro da produção quanto da entrega do produto – está funcionando como deveria ou se há capacidade de melhorias.

Os números analisados nesse período serão importantes para validar o sucesso do projeto DMAIC. Pois, somente assim, existe a possibilidade de promover uma comparação entre o antes e depois da aplicação das ações propostas. 

Além disso, com esses indicadores em mãos é possível compreender as causas dos problemas, uma vez que nessa análise são obtidos todos os dados e informações sobre cada um dos processos. 

Dica importante: Caso seja necessário para medir os KPI’s, tenha como aliado a Análise de Pareto ou Matriz GUT.  

3° passo: Analisar  

Essa é fase onde se deve analisar com maior abrangência a raiz do problema. E, por isso, é recomendado utilizar os 5 Porquês como ferramenta chave. Caso você não tenha conhecimento da técnica dos 5 Porquês, aqui vai uma explicação breve de como funciona:

  • 1° Porquê – Identifique a falha ou sintoma, por exemplo: retrabalho, produto danificado ou entrega atrasada;
  • 2° Porquê – Esclareça o motivo ou desculpa para que essa falha esteja ocorrendo. É falta de tempo? É falta de suporte?;
  • 3° Porquê – Encontre o culpado desta situação. Quem permitiu que isso ocorresse? De quem é a culpa?;
  • 4° Porquê – Entenda a causa do problema. Sobrecarga de trabalho? Alta demanda? Falta de atenção?
  • 5° Porquê – Somente nesta última etapa determine as causas raiz do problema.

Dessa forma, com as causas raiz do problema fica muito mais rápido e fácil criar oportunidade de melhorias e desenhar formas de combater diretamente essas falhas. Antes de ir para a próxima etapa, se reúna com toda a equipe de trabalho e desenvolva um plano de ação para os próximos meses.

4° passo: Melhorar

É interessante que todas as ações sejam implementadas em forma de testes e com a devida cautela. Assim, caso as possíveis soluções desenhadas não sejam tão eficientes como deveriam, elas possam ser interrompidas previamente. 

Execute todas as ações planejadas, pois não há como saber os resultados sem que sejam colocadas a prova. Portanto, essa etapa do DMAIC é realmente de mãos à obra! Porém, leve em consideração os problemas que estão ocasionando perdas maiores e precisam de uma solução rápida. Para que assim, seja criado uma tabela de prioridade das ações. 

5° passo: Controlar 

Mais importante do que a própria execução é o monitoramento dos resultados. Uma ação quando colocada em teste não pode ser, de forma alguma, abandonada na metade do percurso. Portanto, estabeleça critérios de avaliação dos resultados de cada ação. Utilize os próprios KPI’s, citados anteriormente, ou planos mais simples como checklists ou planilhas de estatísticas. 

Um dos detalhes mais importantes não é só o aumento da produtividade, mas também o retorno financeiro que tais melhorias têm promovido. E, conforme for surgindo novos problemas ou falhas, todo o processo precisa ser realizado desde o início. Ou seja, trata-se de uma ferramenta que irá acompanhar o trabalho de uma empresa em tempo integral. 

Agora você já tem capacidade de aplicar o projeto DMAIC em sua empresa. Caso tenha interesse em aprofundar seus conhecimentos em técnicas de melhoria contínua que irão mudar completamente a sua forma de identificar problemas, melhorar processos e entregar um trabalho ainda mais eficiente para organização em que trabalha, vou deixar aqui o link com uma lista de cursos e certificações do Six Sigma que te ajudarão com isso: 

De qualquer forma, esperamos que essa leitura tenha sido interessante para você. Continue acompanhando nosso blog, siga-nos no Facebook, LinkedIn, assine o nosso canal no Youtube e não perca nenhuma novidade!

Autor

Formada em Jornalismo pela Universidade Estadual Paulista - UNESP e redatora para o Blog da CAE.

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