Automatização de planilhas Excel | 5 funções escondidas 📊

Excel ou Microsoft Excel é um aplicativo de criação de planilhas eletrônicas. Muitas empresas sobrevivem com base no uso destas planilhas. A automatização de planilhas do Excel envolve a criação de códigos para interagir com o Excel e executar tarefas automaticamente. 

Quem já fez um curso de Excel ou é autodidata na ferramenta sabe a maravilha que é dominar a automatização de planilhas do Excel. Se engana quem acha que tudo no programa é manual!

Basta aprender alguns recursos estratégicos para começar a preencher dados automaticamente nas células da planilha. Quer aprender essas dicas de planilha do Excel? Continue lendo!

GUIA | Automatização de planilhas do Excel

A automatização de planilhas do Excel envolve a criação de códigos para interagir com o Excel e executar tarefas automaticamente. 

Por exemplo, o Excel leva menos de um décimo de segundo para calcular uma planilha massiva inteira. São as operações manuais que atrasam esse processo.  

Por isso, é importante saber da existência de atalhos do Excel e como usá-los para combinar todas essas tarefas em uma única operação rápida. 

.

Aprenda a seguir algumas dicas úteis de automatização de planilhas do Excel.

1. Função CONVERTER

No dia a dia de trabalho da área de Engenharia, um profissional precisa lidar com várias unidades de medidas em diferentes atividades.

Uma tarefa rotineira é a necessidade de converter conjuntos de dados em uma unidade padrão para facilitar a análise.

E se você ainda faz tudo isso a mão, precisa atualizar seus conhecimentos sobre as ferramentas do Excel, pois no programa existe um recurso que faz justamente isso automaticamente.

A função CONVERTER é uma automatização de planilhas do Excel que transforma um número ou um conjunto de um sistema para outro rapidamente. Por exemplo, você pode fazer a conversão de uma tabela de dados inteira em centímetros para metros.  

Quer conhecer mais sistemas de medidas que o Excel converte? Veja a lista completa de unidades básicas aqui.

2. Nomeação de intervalos

Imagine que você tem uma tabela completa com dados importantes sobre as análises dos fluxos de trabalho da empresa. Esse arquivo é grande, tem várias tabelas complexas entre as abas, muitas informações. Como você localiza os dados na planilha?

Se você conhece a ferramenta intervalos nomeados, a pesquisa de dados fica MUITO mais fácil e automática.

Dar nomes específicos para as fórmulas que você cria, facilita tanto a reprodução dos comandos quanto a localização deles entre os dados. 

Dica: o atalho CTRL+G no teclado abre rapidamente a janela de busca dessa automatização de planilhas do Excel. Para encontrar o que você procura, basta digitar o nome do intervalo desejado. 

3. Atualização de gráficos

Você também não precisa recriar um novo gráfico toda vez que precisar editá-lo, atualizando ou retirando informações. 

Para fazer essa automatização de planilhas do Excel, basta ter os dados organizados nas células para serem transformados em gráficos. 

Você faz isso selecionando os dados da tabela, depois clicando no menu Inserir > Gráficos recomendados e escolhendo uma das opções.

Na área de visualização ficam os dois formatos do conjunto de dados  — tabela e gráfico. Agora, toda vez que você atualizar os dados da tabela o gráfico é alterado automaticamente. 

4. Função Atingir Meta

É comum durante a análise de dados saber qual é o resultado pretendido, mas, em contrapartida, não ter o valor inicial definido para alcançar essa ação.

Para contornar esse problema use o recurso de automatização de planilhas do Excel chamado de Atingir Metas. Mas o que ele faz exatamente?

O Atingir Metas ajuda a determinar qual o valor de entrada para chegar no resultado de uma ação. 

Com os dados organizados e selecionados na planilha vá até o menu ‘Dados’ e em ‘Ferramentas de Dados’ selecione a opção ‘Teste de Hipóteses’. Depois selecione ‘Atingir Meta’ para preencher as informações necessárias. Clique em OK para finalizar. 

exemplo-atingir-meta-excel
Exemplo da função Atingir meta. | Imagem: Office

 5. Pesquisar em tabelas

As tabelas de dados são muito eficientes como ferramentas de análise de dados, pois facilitam a organização das informações, a criação de comandos e fórmulas, dentre outras vantagens.

Mas quando as tabelas são muito grandes e complexas, você precisa usar alguns recursos de automatização de planilhas do Excel  para te ajudar. Os principais e que são bastante úteis no dia a dia são:

– PROCV: encontra um dado em uma linha da tabela de acordo com as instruções fornecidas para busca; 

– PROCH: encontra um dado a partir da linha inicial de uma coluna em outra linha abaixo na mesma coluna;

– Índice: encontra um dado através da determinação de um intervalo específico na planilha;

– CORRESP: encontra a posição de um dado na planilha.

[Dica Bônus] Preencher dados automaticamente nas células da planilha a partir de outras ferramentas

Outra opção de como automatizar a planilha do Excel é usando a integração com a Pluga

Com essa integração, você conecta as ferramentas que usa no dia a dia diretamente com o Excel, o que permite que os dados vão diretamente para as suas planilhas sem nenhum esforço extra!

Ou seja, algo que poderia tomar horas do seu dia passa a ser feito em um clique ou com alguns poucos comandos de maneira simples e automatizada!

Domine outros recursos de automatização de planilhas do Excel

Essas dicas de preencher dados automaticamente nas células da planilha são o passo inicial para automatização de planilhas no Excel e você pode aprimorar mais habilidades dominando melhor as ferramentas do Excel.

Inscreva-se no curso online Excel Specialist – Módulo I e Módulo II da CAE. Nos curso, você vai aprender na prática as ferramentas úteis do Excel e a construir planilhas incríveis! 

Além disso, nossos cursos online de Excel tem suporte de professores, arquivos para download, vídeo aulas rápidas dinâmicas e certificado de conclusão. Inscreva-se agora!

Autor

Autor de 2 livros publicados: "Lean Six Sigma: O guia básico da metodologia" e "101 Dúvidas sobre Lean Six Sigma". É formado em Engenharia Mecânica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP. Estudou Business and Process Management pela University of Arkansas - EUA, direcionando sua especialização em Lean Seis Sigma. Professor de empresas como BRF, Plasútil, Usiminas, Petrocoque, Avon, Mondelli, UNESP, JohnDeere e de mais de 35.000 alunos na comunidade online. Com mais de 26 mil certificados emitidos, é CEO da CAE Treinamentos, uma plataforma focada em melhoria contínua e gestão de processos.