9 ferramentas do Excel que você deve conhecer e usar ☑

Excel ou Microsoft Excel é um aplicativo de criação de planilhas eletrônicas. Muitas empresas sobrevivem com base no uso destas planilhas. Com recursos como interface intuitiva, capacitadas ferramentas de cálculo e de construção de gráficos, que tornaram o Excel um dos mais populares aplicativos até hoje.

Neste post vamos mostrar ferramentas do Excel úteis para quem precisa usar o programa diariamente.

Desde que o pacote Office existe, o Excel é uma espécie de bicho papão dos programas com poucas pessoas sabendo usá-lo efetivamente.

Mas pode acreditar, o programa é fácil e MUITO útil no dia a dia de quem trabalha com muitos números. Basta conhecê-lo para entender suas funções e possibilidades de uso.

Pronto para começar? Listamos abaixo nove ferramentas do Excel úteis de saber para utilizar no dia a dia de trabalho. Depois, vale conferir outro post aqui do blog com mais dicas de Excel.

9 ferramentas de Excel que você deve conhecer

#1. Fórmula de matriz

As fórmulas de matriz são ferramentas do Excel utilizadas para fazer cálculos mais complicados que as funções básicas da planilha não dão conta de fazer.

Uma informação interessante sobre esse recurso é que a fórmula matriz pode produzir um único resultado ou fazer vários cálculos de uma vez, dependendo do seu objetivo. 

Para criar uma fórmula matriz, o primeiro passo é selecionar o intervalo do Excel. Depois, você coloca a fórmula do cálculo que deve ser feito na célula de saída e executa o comando Ctrl + Shift + Enter para confirmação a criação da sua fórmula.

#2. Filtrar e classificar dados

Quando falamos em análise de dados, um dos primeiros passos é fazer a filtragem e a organização das informações.

Por isso, outra das ferramentas do Excel bastante útil de conhecer e usar é a Filtrar e classificar

Classificar por ordem alfabética, em ordem crescente ou decrescente, definir cores para as linhas de dados são alguns exemplos de aplicação do recurso. 

Depois de inserir seus dados na planilha, clique na primeira célula da coluna e vá até o menu ‘Dados’ e selecione a guia ‘Classificar e Filtrar’.

Na janela que será aberta, você pode selecionar as opções de filtro e classificação que você desejar. Para salvar a edição, clique em OK.

#3. Gerenciador de nomes

Em planilhas grandes e com muitos dados usar o Gerenciador de Nomes é uma forma rápida de editar qualquer dado de texto de uma planilha. Por exemplo: nome de colunas, comentários em células, nome das tabelas, etc. 

Usando essa ferramenta do Excel, você consegue encontrar facilmente nomes com erros e várias outras referências que precisar no trabalho. 

Para acessar o recurso clique no menu ‘Fórmulas’, depois em ‘Nomes definidos’ e, em seguida, ‘Gerenciador de Nomes’ para fazer suas edições e conferências na planilha.

#4. Formatação condicional

Suas planilhas vão ficar mais fáceis de analisar se você usar as opções de Formatação condicional para organizar seus dados.

Destaque células, linhas, colunas ou intervalos que possuem dados importantes ou apenas para reforçar essas partes e facilitar a análise visual.

Assim, ao bater o olho na planilha, você consegue analisar os dados e encontrar rapidamente aqueles que você precisa.

Para usar essa ferramenta do Excel siga os passos pelos menus Página Inicial > Estilo > Formatação Condicional.

#5. Tabelas Dinâmicas

A tabela dinâmica é uma das ferramentas do Excel muito usada na análise de dados. Ela ajuda a detectar padrões nas informações e ainda permite compará-las para fazer análises mais profundas.

Você pode tanto criar sua tabela dinâmica do zero quanto utilizar as opções recomendados do Excel para organizar sua amostra de dados. 

Para criar uma tabela dinâmica, selecione as células que irão para a tabela e acesse o menu ‘Inserir’ e selecione a opção ‘Tabela Dinâmica’. Depois basta preencher os campos de edição e clicar em OK para finalizar. 

#6. Funções de pesquisa e referência

Quanto mais complexa é a planilha, mais útil se tornam as ferramentas do Excel relacionadas às funções de pesquisa

Essas funções funcionam como atalhos para encontrar dados mais rapidamente, de acordo com o que você procura.

A lista de funções de pesquisa é bastante grande e tem parâmetros para cada tipo de opção de busca. Confira a lista completa e suas funções neste link

Confira nosso tutorial do excel:

#7. Ferramentas do Excel para análise de dados

O Excel também fornece um escopo variado de ferramentas de análise que vão facilitar as verificações estatísticas necessárias.

O lado bom é que você só precisa fornecer os dados e parâmetros. O resto, o programa faz automaticamente.

A análise pode ser tanto de uma única planilha quanto de um conjunto delas. O resultado fica visível sempre na primeira planilha do grupo.

Para fazer criar suas formatações de análise acesse o menu ‘Dados’ e selecione qual opção você deseja usar entre as opções de ‘Ferramentas de dados’. 

#8. Tabelas de dados

As tabelas de dados são ferramentas do Excel básicas para usar quando falamos em organização para análise de dados. 

É um formato prático e fácil de entender e pode ser organizado em linhas e colunas que são formatadas com vários dos recursos descritos acima. 

Então deixe o Word de lado na hora de criar uma tabela! Abra o Excel, coloque os dados e vá no menu ‘Inserir’ e selecione ‘Tabelas’ para escolher entre os tipos de modelos prontos do programa.

#9. Gravador de macros

Usando com frequência o Excel, provavelmente, você faz as mesmas tarefas repetidas vezes, não é mesmo? 

Sabia que uma das ferramentas do Excel automatiza essas funções repetitivas? Esse recurso é chamado de gravador de macros

Ao gravar o passo a passo de uma tarefa, a macro criada é salva em um formato de código conhecido como VBA. As etapas podem incluir textos ou numerais, seleção de células, formatações, etc.

Para gravar uma macro acesse no Excel o menu ‘Desenvolvedor’ > ‘Código’ e depois ‘Gravar Macro’ para fazer o processo.

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Autor

Autor de 2 livros publicados: "Lean Six Sigma: O guia básico da metodologia" e "101 Dúvidas sobre Lean Six Sigma". É formado em Engenharia Mecânica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP. Estudou Business and Process Management pela University of Arkansas - EUA, direcionando sua especialização em Lean Seis Sigma. Professor de empresas como BRF, Plasútil, Usiminas, Petrocoque, Avon, Mondelli, UNESP, JohnDeere e de mais de 35.000 alunos na comunidade online. Com mais de 26 mil certificados emitidos, é CEO da CAE Treinamentos, uma plataforma focada em melhoria contínua e gestão de processos.