Exemplo de plano de ação 5W2H: aprenda a usar o método

A ferramenta 5W2H é usada para simplificar o planejamento de atividades. Empresas de consultoria e de serviços, por exemplo, utilizam a ferramenta no momento de passar do planejamento estratégico para a ação concreta ou durante a gestão de projetos.

A ferramenta 5W2H pode ser aplicada em vários momentos da gestão de negócios e vamos mostrar um exemplo de plano de ação 5W2H na prática e como é fácil aplicá-lo.

As empresas que objetivam crescer de forma organizada e bem planejada, usam o 5W2H para tornar os processos e mudanças mais orientados, facilitando decisões estratégicas.

Quer entender melhor as vantagens dessa ferramenta para a execução de melhores planos de ação? Continue lendo e entenda como funciona a metodologia e um exemplo de plano de ação 5W2H.

O que é o 5W2H?

O método 5W2H é usado na criação de planos de ação, onde são respondidas sete perguntas que equivalem a cada uma das iniciais da sigla. Dessa forma temos:

  • What? (o que?);
  • Who (quem?);
  • When (quando?);
  • Where? (onde?);
  • Why (por que?)
  • How? (como?);
  • How much (quanto vai custar?)

metodologia-5w2h

Fonte: Blog Luz.

Quando um gerente precisa apresentar um plano de ação, ele pode usar o método 5W2H para mostrar quais serão as etapas que levarão ao resultados pretendidos. Assim, as metas traçadas são mais objetivas e menos vagas.

Exemplo de plano de ação 5W2H

Neste exemplo de plano de ação 5W2h, vamos acompanhar uma empresa que precisa modernizar as ferramentas do setor de vendas.

O atendimento ao cliente é uma etapa importante e o gerente de vendas percebeu a necessidade de digitalizar os dados das reuniões e torná-los compartilháveis com toda equipe.

Assim, cada um dos cinco membros da equipe de vendas vai precisar de um tablet, pois este foi o meio mais prático que todos concordaram  que seria ideal.

Então, o objetivo com um plano de ação 5W2H é “comprar tablets para os funcionários do time de vendas” e fica definido da seguinte forma:

  • What – O que?: Comprar tablets para os funcionários do time de vendas;
  • Who – Quem?: João, gerente do setor financeiro;
  • When – Quando?: Em duas semanas;
  • Where – Onde?: Na internet, com o fornecedor que o gerente de vendas conseguiu um desconto empresarial;
  • Why – Por que?: Os tablets dão mais mobilidade aos representantes de vendas e permitem compartilhar e receber informações mais rápido;
  • How – Como?: A área de TI vai validar as configurações do aparelho escolhido, João vai alinhar o investimento com o planejamento financeiro e executar a compra no período determinado.
  • How much – Quanto vai custar?: O orçamento total da compra será de R$ 5.000.

Com um plano de ação baseado no 5W2H, um objetivo é dividido em etapas e cada setor envolvido pode dar sequência ao trabalho quando chegar sua vez.

Quantos planos de ação da sua empresa já se perderam porque não tinham responsáveis para conduzi-los? Adotar ferramentas simples garante uma execução sem falhas.

Quando usar a metodologia 5W2H

Sua empresa precisa de mais eficiência e agilidade nos processos de tomada de decisão? Como vimos no exemplo de plano de ação 5W2H acima, a ferramenta ajuda a aumentar a produtividade de toda equipe.

Veja alguns exemplos abaixo em que o método 5W2H se encaixa perfeitamente para orientar os planos de ação:

  • Organização de plano de manutenção para equipamentos;
  • Estruturação de uma nova estratégia de vendas para o negócio;
  • Estratégia de redução de custos operacionais;
  • Criação de um plano de mídia anual para a empresa.

Como usar o 5W2H

A melhor maneira de aplicar um plano de ação 5W2H é organizar as etapas em uma planilha do Excel.

Você também pode usar o Word e formatar uma tabela com as etapas ou mesmo registrar a mão. Mas o Excel vai permitir configurações mais avançadas como automatizar alguns processos e cálculos, criar fórmulas, etc.

Tenha em mente, assim como no exemplo de plano de ação 5W2h que discutimos acima, que é fundamental ter o objetivo final claro, descrever todas as etapas e os responsáveis por cada uma para tirar o melhor proveito da ferramenta.

Agora que já viu um exemplo de 5W2H, entenda mais como aplicar ele na prática com o vídeo abaixo:

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É simples organizar suas metas em planos de ação 5W2h. Então comece hoje mesmo a organizar sua equipe para criar metas bem estruturadas e que vão trazer resultados!

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Autor

Autor de 2 livros publicados: "Lean Six Sigma: O guia básico da metodologia" e "101 Dúvidas sobre Lean Six Sigma". É formado em Engenharia Mecânica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP. Estudou Business and Process Management pela University of Arkansas - EUA, direcionando sua especialização em Lean Seis Sigma. Professor de empresas como BRF, Plasútil, Usiminas, Petrocoque, Avon, Mondelli, UNESP, JohnDeere e de mais de 35.000 alunos na comunidade online. Com mais de 25 mil certificados emitidos, é CEO da CAE Treinamentos, uma plataforma focada em melhoria contínua e gestão de processos.

2 Comentários

  1. Anderson Tartarini Responder

    Simples e direto. Ferramenta tão simples que a maioria acaba não dando seu devido valor, poderosa para transformar pensamentos em planejamento e controle de ações.

    Parabéns e obrigado por compartilhar!

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