Ferramenta Kanban: o que é, como funciona e como usá-la [GUIA]

Sem tempo para ler este artigo sobre a ferramenta Kanban? Então, ouça o episódio a seguir do podcast da Massucato Treinamentos:

Dentre inúmeras técnicas para gestão da qualidade utilizadas atualmente, a ferramenta Kanban tem crescido bastante. Isso ocorre, em grande parte, devido a sua simples usabilidade e as diferentes aplicações que pode ter dentro de uma empresa. 

Desse modo, torna-se útil tanto para líderes quanto para colaboradores da linha de produção. Por meio do Kanban tem-se uma visão geral dos processos, o que facilita a compreensão da ordem cronológica e prioritária, reduzindo, assim, riscos de atrasos ou estoques indevidos na indústria.

Sabendo disso, explicaremos aqui tudo sobre o que é a ferramenta Kanban, como ela funciona, quando usá-la e como utilizá-la. Além disso, listamos cinco vantagens que ela proporciona:

  1. Simplicidade e praticidade de uso;

  2. Clareza na visualização das atividades;

  3. Fortalecimento da união entre a equipe;

  4. Fluxo de trabalho mais eficiente;

  5. Melhor visualização e estabelecimento das metas.

O que é e para que serve a ferramenta Kanban?

A ferramenta Kanban faz parte da famosa metodologia JIT, sigla para Just in Time, que foi criada em 1960 pela empresa japonesa Toyota com o objetivo de instruir a produção de uma companhia a trabalhar conforme a demanda imediata. Dessa forma, evita-se o acúmulo de grandes estoques que ficam guardados e podem gerar prejuízos.

O Kanban, por sua vez, tem um grande papel nessa metodologia. Trata-se de uma espécie de quadro para acompanhamento dos processos produtivos, que é sempre atualizado conforme o progresso da linha de produção.

Assim, é possível visualizar de forma ampla e efetiva tudo que está acontecendo dentro da empresa. Além disso, também ajuda a planejar os próximos passos que serão necessários.

Comumente, o quadro Kanban é dividido em dois lados diferentes. O primeiro é o “backlog”, no qual são colocados todos os processos que devem entrar em andamento nos próximos dias. No segundo lado, tem-se as demandas em andamento e entregues.

Os nomes das colunas podem ser alterados, bem como se pode escolher manter os projetos entregues no quadro ou retirá-los.

De ambas as formas, é possível identificar com facilidade o que é necessário para que a linha de produção continue trabalhando ativamente, o que melhora a produtividade e reduz gargalos e desperdícios.

Quer saber mais sobre a ferramenta Kanban? Então, assista ao vídeo abaixo, no qual o Master Black Belt Carlos Sander dá mais detalhes sobre o tema:

Principais tipos de Kanban

A ferramenta Kanban possui dois tipos principais que têm diferenças em sua aplicação. Conheça esses dois modelos:

  • Kanban de produção
  • Kanban de movimentação

Kanban de produção

O Kanban de produção provavelmente é o modelo mais utilizado desta ferramenta, pois pode ser aplicado em equipes de diversas áreas, como marketing, tecnologia e muitas outras.

Este tipo consiste na gestão de tarefas de maneira visual, por isso, utiliza-se um quadro com três colunas para organizar as atividades da seguinte forma: “a fazer”, “em execução” e “concluídas”.

Dessa forma, a equipe consegue visualizar com mais facilidade o papel de cada um, assim como os profissionais podem organizar melhor a execução de suas tarefas.

Além disso, o Kanban de produção é muito flexível, possibilitando que o seu formato seja adaptado de acordo com as necessidades do time.

Kanban de movimentação

Já o Kanban de movimentação é um modelo voltado às linhas de produção industrial, porque serve para fazer o controle do estoque por meio da visualização das entradas e saídas. Assim, é possível reduzir desperdícios, gargalos e acúmulos de produtos.

Este tipo também conta com colunas que ajudam no acompanhamento visual do que está acontecendo com o estoque.

Costuma ser utilizado em conjunto com o Kanban de produção nas indústrias, porque os modelos se complementam.

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5 vantagens da ferramenta Kanban

Contar com a ajuda de uma ferramenta para fazer uma gestão assertiva é sempre uma boa opção. Elas proporcionam benefícios que variam desde uma tomada de decisão mais precisa até uma melhora na produtividade das linhas de produção.

O Kanban, por exemplo, possui incontáveis vantagens quando aplicado corretamente e com a frequência correta. Confira as principais vantagens:

1. Simplicidade e praticidade de uso

Ao contrário de outras ferramentas que exigem uma série de processos e um passo a passo gigantesco, a ferramenta Kanban é simples e prática. 

Basta montar um quadro e anotar as tarefas. Um pedaço de papelão e post-its dão conta do recado facilmente. O que importa são os resultados práticos, que podem ser percebidos logo nos primeiros dias da implementação.

2. Clareza na visualização das atividades

São muitas as pesquisas que comprovam que um dos melhores gatilhos para o armazenamento de informações no cérebro humano é a memória visual. Ela permite não apenas o entendimento superficial, mas o lembrete sensorial daquela atividade.

A ferramenta Kanban proporciona exatamente isso. Por meio do quadro de informações, o gestor e a equipe podem observar diretamente tudo que está em atividade e memorizar rapidamente esses processos. 

Desse modo, poupa-se tempo, evitando o retrabalho de analisar várias vezes o mesmo texto ou um guia de etapas dentro da produção.

3. Fortalecimento da união entre a equipe

Como se trata de um quadro exposto, todos os funcionários têm acesso a ele. Desse modo, a tarefa de acompanhamento não se restringe apenas a gestão, mas se estende a todos os colaboradores, o que gera uma maior união dentro da empresa.

Por meio da visualização compartilhada, o engajamento de todos os membros da equipe cresce consideravelmente. Afinal, eles passam a se sentir parte de um todo.

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4. Fluxo de trabalho mais eficiente

A visualização prática do Kanban também pode ser bastante útil para a criação de novos processos, assim como a manutenção de antigos. Ele ajuda a identificar quais etapas podem ser otimizadas.

Além disso, também facilita-se a visualização do que está causando prejuízos na linha, como desperdício de material e aumento desnecessário de estoque.

5. Melhor visualização e estabelecimento das metas

Trabalhar com as metas de uma equipe nunca é uma tarefa fácil. Afinal, elas implicam diretamente na cobrança de resultados por parte da gestão. No entanto, quando todos observam o quadro, não fica difícil perceber o que é possível de atingir ou não.

Sendo assim, a gestão tem seu trabalho facilitado quanto a mensuração de resultados e a equipe aceita melhor o que foi pré-estabelecido por seus líderes.

Quando utilizar a ferramenta Kanban?

A ferramenta Kanban é muito flexível e versátil, podendo ser utilizada nos mais diversos setores e adaptada à equipes com estilos de trabalho totalmente distintos. No geral, este método costuma ser usado para gerenciar os seguintes processos:

  • etapas de uma linha de produção industrial, assim como o estoque;
  • desenvolvimento de produtos digitais;
  • organização de demandas de agências de marketing.

Vale ressaltar que as utilizações apresentadas acima apenas são as mais comuns. Caso o seu projeto seja diferente, também é interessante avaliar se o uso do Kanban faz sentido. Afinal, é uma ferramenta que ajuda líderes e colaboradores a trabalharem com mais fluidez e melhor produtividade.

Para que a utilização fique mais compreensível, veja um exemplo: considere uma indústria que produz automóveis. Evidentemente, há várias etapas de produção. Sendo assim, um quadro de organização de processos pode ser bastante útil.

Para que cada tarefa aconteça corretamente, é necessário organizar a ordem e a prioridade das tarefas, bem como controlar o ritmo de execução. Assim, diminui-se o risco de atrasar a entrega das peças e do produto final.

A partir do quadro também é possível definir os responsáveis por cada processo. Com isso, estabelece-se sub-líderes, o que é fundamental para organização de cada projeto.

A ferramenta Kanban pode ser uma grande aliada na busca por melhores resultados dentro da linha de produção. Com a ajuda dela, gestores e colaboradores podem ser beneficiados com mais produtividade e organização.

Como usar a ferramenta Kanban?

A versatilidade mais uma vez aparece quando falamos sobre como a ferramenta Kanban pode ser utilizada. Afinal, ela pode ser adaptada da forma que melhor atende a sua equipe. Ela costuma ser usada das seguinte maneiras:

  • organização de demandas: ajuda uma equipe ou um profissional a visualizar quais são as tarefas que precisam ser feitas, as em execução e as finalizadas, facilitando a delegação e entrega de demandas;
  • priorização de tarefas: auxilia na organizar e classificar as atividades de acordo com a prioridade delas;
  • mapeamento e estruturação de processos: melhora a visualização dos processos de uma empresa ou de uma equipe, ajudando a identificar pontos de melhoria, assim como contribui para que todas as etapas sejam respeitadas.

3 boas ferramentas Kanban

O Kanban é uma ferramenta que pode ser utilizada com poucos recursos. Folhas de papel e caneta são suficientes para montar o seu quadro. Contudo, existem ferramentas digitais que tornam o seu uso ainda mais prático. Conheça as principais:

  • Trello
  • Jira
  • Asana

1. Trello

interface do quadro Kanban do Trello
Fonte: Trello

O Trello é uma ferramenta muito popular para a gestão de tarefas e organização de equipes. O seu funcionamento é totalmente baseado na ferramenta Kanban, pois conta com quadros que podem ser personalizados da maneira que você desejar.

É uma ótima opção para organizar as atividades do seu dia a dia ou do seu time de forma simples e prática. A plataforma é muito intuitiva, contando com uma interface simples que facilita a utilização.

2. Jira

Fonte: Atlassian

O Jira é uma ferramenta voltada à gestão de equipes ágeis que trabalham no desenvolvimento de softwares. Contudo, pode ser adaptada para times de diversas áreas.

Ele também conta com quadros Kanban simples e intuitivos que possibilitam organizar as tarefas da forma desejada. No entanto, possui uma série de outras soluções, como o quadro Scrum e o roteiro de produção.

3. Asana

Fonte: Asana

A Asana é uma ferramenta que tem o objetivo de reunir tudo que é preciso para gerenciar equipes em um único lugar. Por isso, possibilita a organização visual de fluxos de trabalho, planejamento de tarefas e muito mais.

Nesse conjunto de soluções, encontra-se o quadro Kanban que, assim como as outras duas ferramentas apresentadas, possui uma interface intuitiva e simples, facilitando o seu uso.

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Perguntas frequentes (FAQ)

Quais são as principais características do Kanban?

O Kanban consiste em uma ferramenta voltada, principalmente, à gestão de tarefas. Possui colunas que organizam as atividades de uma pessoa ou equipe. Enquadra-se no grupo das “metodologias ágeis”, que têm como principal objetivo a melhora da produtividade.

Quais são as diferenças entre Kanban e Scrum?

Apesar de ambas as ferramentas terem o mesmo princípio (contribuir com a agilidade do time), possuem características totalmente distintas. O Kanban tem como foco a visualização das tarefas e processos, enquanto o Scrum se concentra no gerenciamento de projetos definindo os seguintes fatores: ritmo de produção, funções de profissional e sistemas de entrega e alteração.

Quando usar Kanban e quando usar Scrum?

No geral, o Kanban é utilizado para o acompanhamento visual das atividades de um time e o Scrum é usado, principalmente, por empresas de tecnologia no desenvolvimento de produtos digitais.
Entretanto, a escolha depende de diversos fatores, como a cultura da organização e o método de trabalho. Logo, é preciso analisar estas questões. E vale lembrar que as metodologias podem ser usadas como complementares.

Como o Kanban auxilia os meios de produção?

O Kanban pode auxiliar os meios de produção de diversas formas: mapeando e organizando a ordem dos processos, ajudando no controle e priorização de tarefas e contribuindo com a administração do estoque. Todas essas contribuições podem melhorar a produtividade e reduzir falhas, desperdícios e gargalos.

Qual a finalidade do Kanban em um sistema de produção enxuta?

A principal finalidade do Kanban em um sistema de produção enxuta é contribuir com a gestão dos processos da linha de produção e com o controle do estoque, evitando desperdícios e acúmulos de produtos.

Autor

Sou graduado em Jornalismo pela Universidade Estadual Paulista (UNESP), pós-graduação em Jornalismo Esportivo pelo Instituto de Pós-Graduação e Graduação (IPOG), especialização em revisão pela Unicamp, além de cursos de revisão e otimização de textos pela Rock Content.

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