6 ferramentas de gerenciamento de riscos PMBOK [+ extras]

A medida que uma empresa avança, muda e faz testes para melhoria contínua de seus processos está sujeita a riscos. E quais ferramentas de gerenciamento de riscos e outras técnicas que gerentes responsáveis pelos projetos nas empresas podem usar para controlar ocorrências inesperadas e obter os resultados que estão procurando?

Neste post, vamos conhecer seis ferramentas de gerenciamento de riscos recomendadas na quinta edição do Guia Body Management of Knowledge (PMBOK). Continue lendo e entenda cada uma.

6 ferramentas de gerenciamento de riscos

lista-gerenciamento-de-riscos

1. Reuniões

Os gerentes de projeto acabam se tornando também responsáveis controle de riscos. Envolver os membros da equipe e as partes interessadas nas reuniões é uma das ferramentas de gerenciamento de riscos. Para essas reuniões, prepare-se corretamente:

  • Defina uma pauta clara para a reunião;
  • Chame apenas os membros da equipe e as partes interessadas realmente envolvidas no trabalho;
  • Apresente as ferramentas de gerenciamento de riscos apropriadas que serão usadas no projeto;
  • Distribua a ata da reunião posteriormente, explicando decisões, planos de ação, problemas e riscos.

2. Análise de restrição

Durante o planejamento de custos do projeto, as restrições relacionadas a contingência e ao gerenciamento são adicionadas ao orçamento conforme necessário.

Como os riscos ocorrem, as reservas podem diminuir. Dependendo de como a empresa lida com as reservas e como foi estabelecido o plano de gerenciamento de riscos, os gerentes de projetos podem solicitar mais reservas quando as atuais não forem suficientes.

3. Monitoramento de desempenho técnico

Em trabalhos como o desenvolvimento de um programa, é necessário testar as suas capacidades funcionais para ver se elas funcionam corretamente.

Essa etapa pode ser definida ao final da estruturação do programa, quando o sistema já é capaz de responder aos comandos.

A medição do desempenho técnico é uma maneira de testar a performance do programa e funciona como uma ferramenta de gerenciamento de riscos, permitindo as correções iniciais necessárias.

4. Análise de variação e tendência

As variações no cronograma do projeto, na previsão de custos e nos resultados fazem parte do processo de controle de um projeto.

Quanto mais as variações aumentam, aumenta a incerteza e o risco. Observe as tendências e use as respostas como ferramentas de gerenciamento de riscos antes que o cenário fique fora de controle.

5. Auditoria de risco

É possível prever algumas respostas relacionadas aos riscos de um processo. Mas elas são realmente eficazes para gerar melhorias seguras?

Assim, as auditorias de risco são feitas para analisar mais a fundo a eficiências das respostas e garantir que vão gerar as mudanças necessários.

A equipe também examina os processos e usa essa ferramenta de gerenciamento de riscos para identificar, avaliar, responder e controlar os riscos.

6. Reavaliação de risco

A reavaliação é uma das ferramentas de gerenciamento de riscos e envolvem as seguintes atividades:

  • Identificar novos riscos;
  • Avaliar os riscos atuais;
  • Avaliar os processos de gerenciamento de risco;
  • Riscos de fechamento.

Outras opções de ferramentas de gerenciamento de riscos

Fluxograma – um fluxograma pode ser usado para orientar uma organização nas principais etapas do gerenciamento de riscos. Aprenda como elaborar um fluxograma de processos com um exemplo prático neste outro post aqui do blog.

Checklist – uma lista de verificação ou, em bom inglês, checklist, pode incluir um passo a passo para ajudar a garantir que tudo foi feito corretamente e no prazo. Aprenda como fazer uma folha de verificação em 5 passos.

Padrões – padrões são técnicas formais de gerenciamento de riscos que foram criadas para incentivar as melhores práticas. O preenchimento de padrões pode ajudar a conquistar organização e credibilidade.

Análise SWOT – a criação de um desses diagramas pode ajudar uma organização a analisar riscos potenciais, bem como oportunidades em potencial.

Coleta de dados – encontrando dados quantificáveis ​​que podem ser usados ​​para mostrar risco e probabilidade de risco.

Perguntas para identificar riscos de projeto

Agora que você já sabe quais ferramentas de gerenciamento de riscos, vamos mostrar como identificar essas interferências através de algumas perguntas objetivas.

Com elas, você vai conseguir utilizar melhor as ferramentas de gerenciamento de riscos e seguir no caminho certo.

  • Quais novos riscos devem entrar no registro de riscos?
  • Quais riscos devem ser excluídos?
  • O que mudou em relação aos riscos identificados previamente (reavalie a probabilidade e o impacto deles)?
  • Quão eficaz são os atuais planos e ações de resposta a riscos? Se os planos de risco não forem eficazes, modifique-os para obter melhores resultados.
  • As premissas do projeto foram alteradas?
  • Quais limites foram excedidos? Se um limite foi excedido, quais ações precisam ocorrer?
  • Quais planos de contingência devem ser executados?
  • Existem causas comuns que estão aumentando vários riscos? Um fator causal pode aumentar a probabilidade e/ou impacto de múltiplos riscos. Portanto, atacar esses fatores causais tem alta eficácia.
  • Os responsáveis por resolver os riscos estão definidos? Se o responsável pelo risco não estiver executando suas tarefas corretamente, procure maneiras de motivá-lo ou considere uma alteração.
  • As soluções alternativas estão aumentando? Se as soluções alternativas manuais estão aumentando, isso é um sinal de identificação de riscos e respostas inadequadas no início do projeto.
  • Como estão as reservas? Chegou a hora de solicitar reservas adicionais? Talvez a equipe deva considerar maneiras de mudar o projeto, a fim de permanecer dentro do orçamento e do cronograma.
  • Quais foram os aprendizados com o projeto?

Aprenda ferramentas para gerenciar riscos

Os melhores gerentes de projeto identificam, avaliam e respondem aos riscos. Eles executam regularmente as atividades de controle para manter o projeto saudável.

Mas você não pode controlar os riscos até identificá-los pela primeira vez. Então fique atento aos seus processos para identificar os riscos dos projetos com rapidez.

Fazer treinamentos e cursos online podem ajudá-lo aprimorar suas habilidades e melhorar o desempenho da sua equipe nos processos.

Capacite a equipe da sua empresa no uso das melhores ferramentas de qualidade como as certificações Six Sigma, Lean Manufacturing, dentre outras, com os cursos da CAE Treinamentos.

São mais de 100 empresas de renome atendidas e 15.000 alunos capacitados pela plataforma online e cursos in-company.

  • Certificações reconhecidas pelas maiores empresas do país;
  • 5 anos de suporte após a conclusão do curso;
  • 95% dos alunos classificam os cursos com “ótimo” ou “bom”.

Conheça nossos cursos e saiba como podemos ajudar você a conquistar uma posição de destaque no mercado.

Autor

Autor de 2 livros publicados: "Lean Six Sigma: O guia básico da metodologia" e "101 Dúvidas sobre Lean Six Sigma". É formado em Engenharia Mecânica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP. Estudou Business and Process Management pela University of Arkansas - EUA, direcionando sua especialização em Lean Seis Sigma. Professor de empresas como BRF, Plasútil, Usiminas, Petrocoque, Avon, Mondelli, UNESP, JohnDeere e de mais de 35.000 alunos na comunidade online. Com mais de 26 mil certificados emitidos, é CEO da CAE Treinamentos, uma plataforma focada em melhoria contínua e gestão de processos.