O que é POP (Procedimento Operacional Padrão) I CAE Treinamentos
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Você sabe o que é POP? A sigla significa Procedimento Operacional Padrão. Em resumo, trata de um documento que define o roteiro de tarefas presentes no cotidiano de uma organização.

Com o POP, você pode alcançar resultados consistentes com os padrões de qualidade e o planejamento estratégico traçados pela sua empresa.

Então, se você busca melhorar o seu desempenho e otimizar os processos de sua área de trabalho, a CAE Treinamentos vai te explicar em detalhes o que é POP e como você pode aplicá-lo na sua empresa. Confira a seguir e boa leitura!

Afinal, o que é POP (Procedimento Operacional Padrão)

De modo geral, o POP é um documento detalhado com descrições e instruções das práticas cotidianas de uma empresa.

Ele padroniza as operações de uma organização e reduz as chances de desvios e erros e deve ser específico a uma atividade, cargo, setor ou empresa.

Por isso, cada aplicação diferente necessita da elaboração de um POP próprio.

Aplique o POP em conjunto com uma ferramentas para mensurar qualidade, visto que está associado com a definição e revisão de processos.

Aliás, é importante lembrar que a elaboração deste documento descreve as atividades de forma meticulosa.

Se isso não é feito, a técnica, então, fica limitado e obsoleto em pouco tempo.

POr isso, ela deve passar por revisão constante para não cair em erros e se adequar à veloz realidade de empresas no mercado competitivo.

Qual o motivo de se usar o POP?

Os principais motivos para implementar o POP são:

  • Estruturar os processos de gestão;
  • Alinhamento entre os membros da organização.
  • Garantir as melhores práticas para os processos definidos;
  • Manter colaboradores e stakeholders trabalhando de forma coerente.
  • Por esses motivos, o POP simboliza uma base de padronização das atividades.

Afinal, o POP serve como uma ferramenta que norteia o grupo e o direciona para executar os projetos de maneira segura.

Perceba que a cultura organizacional da organização deve estar fortemente amparada no POP.

Contudo, o gestor precisa adotar o documento e instituí-lo de forma significativa.

Isso eleva as possibilidades da empresa ser bem-sucedida diante de todas as situações.

Principais atividades que podem ser padronizadas com o POP

Agora que você já entendeu o que é POP, vamos descrever as principais atividades padronizadas por meio desta ferramenta.

O POP é utilizado em operações rotineiras simples como higienização, estoque e traslado de materiais.

Todavia, também se aplica o POP em tarefas complexas, como elaboração de projetos, análise de novos casos e no marketing da empresa.

Apesar disso, se utiliza o POP principalmente nas tarefas relacionadas aos resultados da organização.

Vantagens de utilização do POP no ambiente de trabalho

O POP traz consigo diversas vantagens para o ambiente de trabalho.

Ele aumenta a qualidade e a produtividade, pois conferem eficácia nas tarefas executadas.

A documentação do processo é vantajosa, pois garante a segurança dos que estão envolvidos nele: chefes, coordenadores, colaboradores, entre outros.

Sendo assim, veja outras vantagens na aplicação desta ferramenta.

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Facilidade para treinar novos colaboradores e substitutos

No caso de precisar realizar novas contratações, você poderá treinar os novos colaboradores rapidamente.

Isso acontece porque a técnica estipula todas as diretrizes para os processos de trabalho selecionados previamente.

Dessa forma, há segurança para quem está aplicando o treinamento e em quem o está recebendo.

É importante entender que o POP também pode ser utilizado como uma das ferramentas para mensurar qualidade

Então, utilize-o para avaliar o próprio sistema de novas contratações.

Manutenção adequada de espaços e equipamentos

Em ambientes com grande fluxo de pessoas, há desafios em relação à manutenção e cuidado de espaços comuns.

O POP, então, pode ser usado como uma ferramenta de preservação de espaços e equipamentos.

Basta criá-lo com regras que definem o uso adequado de áreas comuns e de serviço, além do manuseio de equipamentos.

Entender o que é POP e aplicar irá otimizar processos

Vale lembrar que o POP não pode ser estático e precisa se atualizar diante de novas práticas na empresa.

Portanto, faz-se através dele uma padronização dos processos que facilite reajustes e atualizações.

Para entender mais sobre esse assunto, clique aqui e ouça um podcast exclusivo sobre padronização de processos.

Dicas para elaborar um POP para sua empresa

Primeiramente, obtenha dados básicos e defina os responsáveis por eles.

Faça algumas perguntas como:

  • Quem será o encarregado pela elaboração e implementação?
  • Quais são as funções ou áreas que precisam de orientação?
  • Quem é o especialista responsável pelo esboço do documento?
  • Quem aprovará o documento?
  • Quando o documento será implementado e quais são os colaboradores que informaremos?
  • Quais são as revisões que faremos?
  • Em que situações, ele deve ser interrompido?

Após isso, elabore o documento. 

Alguns modelos estão disponíveis na internet, mas o formato fica a seu critério. Além disso, sua utilização garante informações precisas e se preocupa com a padronização dos processos. 

Assim sendo, esses itens devem estar no seu documento.

Aprofunde seus conhecimentos sobre o que é POP com a CAE Treinamentos

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Neste curso, abordamos o passo a passo da técnica, seus benefícios e possíveis problemas na sua implementação.

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Autor

Autor de 2 livros publicados: "Lean Six Sigma: O guia básico da metodologia" e "101 Dúvidas sobre Lean Six Sigma". É formado em Engenharia Mecânica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP. Estudou Business and Process Management pela University of Arkansas - EUA, direcionando sua especialização em Lean Seis Sigma. Professor de empresas como BRF, Plasútil, Usiminas, Petrocoque, Avon, Mondelli, UNESP, JohnDeere e de mais de 35.000 alunos na comunidade online. Com mais de 26 mil certificados emitidos, é CEO da CAE Treinamentos, uma plataforma focada em melhoria contínua e gestão de processos.