Você sabe o que é POP? A sigla significa Procedimento Operacional Padrão. Em resumo, trata de um documento que define o roteiro de tarefas presentes no cotidiano de uma organização.
Com o POP, você pode alcançar resultados consistentes com os padrões de qualidade e o planejamento estratégico traçados pela sua empresa.
Então, se você busca melhorar o seu desempenho e otimizar os processos de sua área de trabalho, a Frons vai te explicar em detalhes o que é POP e como você pode aplicá-lo na sua empresa. Confira a seguir e boa leitura!
Afinal, o que é POP (Procedimento Operacional Padrão)
De modo geral, o POP é um documento detalhado com descrições e instruções das práticas cotidianas de uma empresa.
Ele padroniza as operações de uma organização e reduz as chances de desvios e erros e deve ser específico a uma atividade, cargo, setor ou empresa.
Por isso, cada aplicação diferente necessita da elaboração de um POP próprio.
Aplique o POP em conjunto com uma ferramentas para mensurar qualidade, visto que está associado com a definição e revisão de processos.
Aliás, é importante lembrar que a elaboração deste documento descreve as atividades de forma meticulosa.
Se isso não é feito, a técnica, então, fica limitado e obsoleto em pouco tempo.
POr isso, ela deve passar por revisão constante para não cair em erros e se adequar à veloz realidade de empresas no mercado competitivo.
Qual o motivo de se usar o POP?
Os principais motivos para implementar o POP são:
- Estruturar os processos de gestão;
- Alinhamento entre os membros da organização.
- Garantir as melhores práticas para os processos definidos;
- Manter colaboradores e stakeholders trabalhando de forma coerente.
- Por esses motivos, o POP simboliza uma base de padronização das atividades.
Afinal, o POP serve como uma ferramenta que norteia o grupo e o direciona para executar os projetos de maneira segura.
Perceba que a cultura organizacional da organização deve estar fortemente amparada no POP.
Contudo, o gestor precisa adotar o documento e instituí-lo de forma significativa.
Isso eleva as possibilidades da empresa ser bem-sucedida diante de todas as situações.
Principais atividades que podem ser padronizadas com o POP
Agora que você já entendeu o que é POP, vamos descrever as principais atividades padronizadas por meio desta ferramenta.
O POP é utilizado em operações rotineiras simples como higienização, estoque e traslado de materiais.
Todavia, também se aplica o POP em tarefas complexas, como elaboração de projetos, análise de novos casos e no marketing da empresa.
Apesar disso, se utiliza o POP principalmente nas tarefas relacionadas aos resultados da organização.
Vantagens de utilização do POP no ambiente de trabalho
O POP traz consigo diversas vantagens para o ambiente de trabalho.
Ele aumenta a qualidade e a produtividade, pois conferem eficácia nas tarefas executadas.
A documentação do processo é vantajosa, pois garante a segurança dos que estão envolvidos nele: chefes, coordenadores, colaboradores, entre outros.
Sendo assim, veja outras vantagens na aplicação desta ferramenta.
Facilidade para treinar novos colaboradores e substitutos
No caso de precisar realizar novas contratações, você poderá treinar os novos colaboradores rapidamente.
Isso acontece porque a técnica estipula todas as diretrizes para os processos de trabalho selecionados previamente.
Dessa forma, há segurança para quem está aplicando o treinamento e em quem o está recebendo.
É importante entender que o POP também pode ser utilizado como uma das ferramentas para mensurar qualidade.
Então, utilize-o para avaliar o próprio sistema de novas contratações.
Manutenção adequada de espaços e equipamentos
Em ambientes com grande fluxo de pessoas, há desafios em relação à manutenção e cuidado de espaços comuns.
O POP, então, pode ser usado como uma ferramenta de preservação de espaços e equipamentos.
Basta criá-lo com regras que definem o uso adequado de áreas comuns e de serviço, além do manuseio de equipamentos.
Entender o que é POP e aplicar irá otimizar processos
Vale lembrar que o POP não pode ser estático e precisa se atualizar diante de novas práticas na empresa.
Portanto, faz-se através dele uma padronização dos processos que facilite reajustes e atualizações.
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Dicas para elaborar um POP para sua empresa
Primeiramente, obtenha dados básicos e defina os responsáveis por eles.
Faça algumas perguntas como:
- Quem será o encarregado pela elaboração e implementação?
- Quais são as funções ou áreas que precisam de orientação?
- Quem é o especialista responsável pelo esboço do documento?
- Quem aprovará o documento?
- Quando o documento será implementado e quais são os colaboradores que informaremos?
- Quais são as revisões que faremos?
- Em que situações, ele deve ser interrompido?
Após isso, elabore o documento.
Alguns modelos estão disponíveis na internet, mas o formato fica a seu critério. Além disso, sua utilização garante informações precisas e se preocupa com a padronização dos processos.
Assim sendo, esses itens devem estar no seu documento.
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