A utilização de ferramentas de melhoria contínua em processos importantes, como o ciclo PDCA, pode tornar o gerenciamento de projetos uma tarefa mais simples e eficaz. Entretanto, muitos gestores e pessoas da equipe de apoio ainda não sabem o que significa PDCA.
Entender o que significa PDCA passa pela compreensão de que a ferramenta é, na realidade, uma sequência de ações que visam:
- controlar os processos;
- corrigir erros;
- solucionar problemas que podem aparecer durante o desenvolvimento das atividades de um projeto.
Para uma gestão completa, é importante entender o que é o ciclo PDCA e 5S na visão da qualidade.
Compreender o que é PDCA também é de grande valia para garantir o cumprimento de alguns requisitos presentes em qualquer projeto, tais como:
- escopo;
- prazo;
- qualidade;
- custo.
É interessante destacar que o método do PDCA pode ser utilizado em diferentes ramos do mercado como a construção civil, por exemplo.
E você pode fazer um curso sobre ferramentas da qualidade online para ter como diferencial o domínio completo dessa e de outras ferramentas.
Continue a leitura deste artigo e entenda o que é PDCA e como ele funciona!
O que é PDCA?
O que significa PDCA? O acrônimo PDCA vem do inglês e significa:
- Plan (planejar);
- Do (fazer);
- Check (checar);
- Act (agir).
Assista ao vídeo abaixo e entenda a metodologia PDCA.
Pode-se dizer que essa ferramenta funciona como um ciclo, ou seja, quando a última fase é finalizada, o processo deve ser reinicializado, identificando novas oportunidades de melhoria.
O conceito do que é PDCA pode ser colocado em prática pela aplicação de quatro passos, referentes a cada uma das letras já apresentadas anteriormente.
É preciso analisar cada uma das etapas, identificando os pontos mais importantes e melhorando os indicadores de um determinado processo ou de um projeto como um todo.
Você conhece as diferenças das metodologias PDCA e Six Sigma? Saiba quando utilizar cada uma e assim, na prática, você será capaz de distinguir qual a abordagem correta.
A aplicação do PDCA é bem simples e o processo de repetição constante é fundamental para o sucesso dessa prática.
Alcançar metas e objetivos propostos se tornará uma prática menos complicada, melhorando todos os níveis de gestão do negócio e aumentando a eficiência em processos da empresa.
Quer saber mais sobre como medir a eficiência de sua empresa? Sugerimos que também leia o artigo: “OEE: veja como medir a eficiência em processos da empresa”.
Por que o ciclo PDCA é importante?
O conceito sobre o que é PDCA é conhecido e aplicado ao redor do mundo.
Um dos fatores que levam a tamanho sucesso é o fato de que o seu emprego garante a execução de tudo o que foi planejado e torna possível o controle da eficiência de processos e atividades.
O gestor de projetos terá em mãos informações importantíssimas para a tomada de decisão, simplificando todo o processo.
Além disso, o acompanhamento das principais atividades também poderá ser realizado, buscando formas de melhorar os indicadores e fazer da excelência um hábito.
Por isso, é importante entender o que é PDCA e 5S na visão da qualidade.
Pode-se afirmar que entre as vantagens da aplicação do PDCA são:
- alcançar metas propostas;
- motivar toda a equipe;
- aumentar a produtividade e qualidade das atividades;
- elevar as chances de sucesso dos projetos.
Quais são as 4 etapas do ciclo PDCA?
Para a real compreensão sobre do que é PDCA e sua utilização é necessário implantar o ciclo no seu negócio.
O PDCA deve estar presente nos projetos e empreendimentos de uma empresa, que deve formar sua equipe ao ponto de todos entenderem como é o funcionamento de cada uma das etapas.
A seguir, separamos uma explicação prática sobre cada uma das etapas do ciclo, com a finalidade de te auxiliar no entendimento sobre o que é PDCA e como colocar em prática cada etapa.
1. Plan — Planejar
O planejamento é uma das atividades mais importantes para entender o que é PDCA na prática. Não importa o tipo de projeto, seja na construção civil ou em qualquer outro ramo do mercado.
Entre as principais dicas de gestão empresarial de projetos, o planejamento é responsável por definir as principais ações a serem realizadas e o que deverá ser feito para entregar o projeto dentro do prazo e das premissas previamente estabelecidas.
Portanto, podemos afirmar que o planejamento é essencial para definir:
- prazos;
- sequenciamento das atividades;
- sua simultaneidade.
Obviamente, a ordem de prioridade de execução de tarefas também deve ser avaliada.
Em outras palavras, a etapa de planejamento deve ser capaz de garantir a visão do todo para o gerente de projetos:
- identificar pontos de melhoria;
- organizar a execução de atividades para solucionar eventuais contratempos.
O planejamento de um projeto está relacionado à gestão de riscos. A organização de atividades é indispensável para potencializar as oportunidades e erradicar as ameaças. Pense nisso!
2. Do — Fazer
O primeiro passo, após a finalização da etapa de planejamento, é a execução das atividades planejadas, não é mesmo?
Sendo assim, cada integrante da equipe deve ter pleno conhecimento de suas responsabilidades, sabendo exatamente o que deve ser feito para que os objetivos sejam alcançados.
Leia também: Como investir no desenvolvimento de equipes: 5 dicas que levam a empresa ao sucesso.
Além disso, é importante evidenciar a todos os colaboradores a sua importância no processo produtivo, uma vez que uma atividade mal executada pode ocasionar prejuízos incalculáveis.
O principal desafio da fase “Do” é garantir que a execução das atividades ocorra conforme o que foi planejado, evitando pular etapas e a necessidade de improvisação para solucionar as atribulações.
Se essas situações acontecerem, o projeto apresentará resultados negativos e o ciclo PDCA não terá nenhuma valia.
Inclusive, podemos afirmar que essa fase tem como principal finalidade:
- colocar o planejamento em execução;
- seguindo as premissas adotadas;
- identificando os principais pontos de melhoria;
- tomando ações para aperfeiçoá-las.
Uma dica interessante para essa etapa é acompanhar as principais métricas do projeto, de acordo com os principais objetivos da atividade.
Assim, será possível identificar quais foram os reflexos das ações que tomamos.
3. Check — Checar
Dentro do entendimento sobre qual o significado de PDCA, a terceira letra, checar, nada mais é do que acompanhar o que foi realizado.
Essa é a fase mais importante do PDCA, pois é possível comparar aquilo que foi planejado com o que foi efetivamente realizado, identificando os principais desvios.
Não é necessário esperar o fim de cada parte para realizar esse processo de acompanhamento, mas é preciso acompanhar o projeto de perto. Essa é a única maneira de prover ações para colocá-lo no trilho planejado.
A etapa de checagem pode ser realizada em duas frentes:
- Paralelamente à execução;
- Finalização das atividades.
A primeira checagem visa garantir que o trabalho está sendo realizado da melhor maneira possível e que não existem grandes desvios. A segunda analisa toda a etapa, identificando os principais pontos de melhoria.
4. Act — Agir
Para a compreensão total sobre o que é PCDA, resta conhecer o conceito relacionado a última letra, ou seja, a ação.
Agir é importante para solucionar os principais problemas encontrados na execução das tarefas. Essa etapa é essencial para que o gestor implemente ações capazes de corrigir as principais adversidades apresentadas.
Os problemas podem ser originados de falhas no planejamento, de erros em projetos ou de situações externas que extrapolam o campo de atuação dos profissionais.
Decisões governamentais ou incidentes naturais podem alterar o panorama de um projeto, exigindo que ações sejam tomadas, evitando prejuízos e minimizando os impactos.
Se for necessário, deve-se retornar à etapa de planejamento, reexaminando os prazos e as escolhas feitas como a ordem de prioridade.
Dessa forma, será possível ajustar as premissas, criando um novo planejamento que esteja de acordo com a nova realidade.
Esse é o principal motivo pelo qual o método é considerado um ciclo. É preciso entender o que é PDCA para realizar revisões constantes em todas as etapas de um empreendimento.
Além disso, a identificação de falhas e outros incidentes também permite a modificação das etapas, criando novas diretrizes, tornando mais fácil o controle das atividades.
Entendeu o que significa PDCA?
Agora que você já sabe o que é PDCA, sugerimos que se aprofunde na compreensão em outras ferramentas de Lean Manufacturing, que permitem a otimização de processos e melhores resultados para empresas de variados setores.
O que significa PDCA e 5S na visão da qualidade? Assim como o PDCA, o 5S é uma ferramenta importante para garantir a redução de desperdício e o aumento da produção de uma empresa.
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O episódio #021 do podcast Business Break discute as ‘Dinâmicas para aplicação do 5S‘. Dê o play abaixo para conferir: