Planilha 5W2H: o que é, benefícios, como fazer e onde aplicar

Sem tempo para ler este artigo sobre planilha 5W2H? Então, ouça a seguir um episódio do podcast Lapidando Diamantes no qual esse tema é abordado:

Imagine a seguinte situação: um projeto precisa ser colocado em prática, mas você está com dificuldades de definir qual deve ser o primeiro passo. Qual é o melhor caminho a se tomar? Montar uma planilha 5W2H, respondendo às seguintes questões:

  1. O que será solucionado?

  2. Por que o problema deve ser resolvido?

  3. Onde o problema está localizado?

  4. Quando precisa ser solucionado?

  5. Quem serão os responsáveis pela solução?

  6. Como a solução será feita?

  7. Quanto dinheiro será preciso?

Neste artigo, você irá descobrir como criar uma planilha 5W2H para as suas necessidades, quais são os benefícios da ferramenta e as vantagens que são obtidas com o bom uso dela. Confira!

O que é a planilha 5W2H?

Apesar do nome enigmático, o 5W2H nada mais é do que um plano de ação qualificado e estruturado em etapas práticas e definidas. Trata-se de uma ferramenta de gestão muito popular, tanto por sua eficiência quanto pela simplicidade e versatilidade de aplicação.

Afinal, a planilha 5W2H pode ser utilizada tanto para fins pessoais quanto profissionais, ajudando na organização de tarefas e otimizando a realização destas. 

O nome “5W2H” é, na verdade, a abreviação em inglês de sete diretrizes que, se forem estabelecidas com clareza e seguidas corretamente, certamente eliminarão as dúvidas que surgirem ao longo de algum projeto ou atividade. As diretrizes são as seguintes:

  • What (O quê?)
  • Why (Por quê?)
  • Where (Onde?)
  • When (Quando)
  • Who (Quem?)
  • How (Como?)
  • How much (Quanto?)

Como fazer uma planilha 5W2H?

Agora que você já sabe o que significa o conceito desta ferramenta, vamos aprender a como fazer uma planilha 5W2H refletindo sobre as sete questões que ela levanta.

Caso você queira uma solução mais rápida, baixe a planilha pronta 5W2H do Agendor. Ela tem tudo que é preciso para otimizar a gestão dos seus projetos por meio do delineamento de ações claras e eficientes.

Após seguir todas as etapas que apresentaremos, a planilha ficará semelhante a este template:

template matriz 5W2H
Fonte: Heflo

1. What (o quê?)

Antes de tomar qualquer atitude, é necessário identificar e descrever de forma adequada o problema que será solucionado. Para isso, as seguintes reflexões podem ajudar:

  • O quão grave é o problema que precisa ser resolvido? 
  • A gravidade da situação varia ao longo do ano ou é constante? 
  • Os resultados são medidos com precisão?

Depois de responder essas e outras perguntas, defina também qual é a meta que deverá ser alcançada após a conclusão das ações que serão tomadas.

2. Why (por quê?)

É fundamental entender qual é o objetivo por trás da intenção em resolver o problema descoberto na etapa anterior. Portanto, deve-se analisar os porquês que tornam a busca por essa solução uma prioridade.

Por exemplo, suponhamos que você tenha um e-commerce e o site esteja sofrendo com lentidão. Isso é um problema, certo? Mas por quê? Pois é fato comprovado que grande parte dos usuários abandonam sites que demoram mais de dois segundos para carregar. Logo, vários clientes estão sendo perdidos.

Deu para entender qual é o intuito desta etapa da planilha 5W2H? O principal objetivo é esclarecer os detalhes do problema para facilitar o desenvolvimento e a implementação da solução.

3. Where (onde?)

Onde está localizado o problema? Na linha de produção? Em algum procedimento administrativo? É muito importante entender e descrever em qual setor e processo da empresa se encontra o problema que o plano de ação pretende solucionar.

Esta etapa ajuda a esclarecer qual área do negócio deverá ser envolvida e consultada durante o processo de desenvolvimento e implementação da planilha 5W2H.

4. When (quando?)

É fundamental estabelecer um cronograma de ações com prazos realizáveis para cada etapa do plano de ação (desenvolvimento, implementação, mensuração, etc.).

Isso ajuda, principalmente, em dois pontos: organização e comprometimento. Ter datas definidas para a realização das tarefas ajuda — e muito — para que a equipe saiba o que fazer e se mantenha comprometida em entregar as tarefas planejadas.

5. Who (quem?)

Nesta parte, identifique quem são as pessoas que têm alguma relação com o problema em questão. As seguintes reflexões podem ajudar nesse entendimento:

  • Quais são os clientes que têm apresentado reclamações?
  • Quem são os colaboradores com dificuldades?

Com essas informações, estabeleça quem será responsável por cada ação prevista para alcançar a meta estabelecida.

6. How (como?)

Nas etapas que foram apresentadas acima, você definiu quase todos os pontos que envolvem a estratégia.

Entretanto, ainda falta um passo essencial: descrever com detalhes como tudo será feito. Aqui, cabe estabelecer um plano específico para garantir que a meta que foi definida seja alcançada.

7. How much (quanto?)

Não adianta criar um plano eficiente que envolva todos os pontos apresentados se ele não estiver adaptado à realidade financeira da empresa.

Então, por fim, direcione a atenção à verba disponível e defina um orçamento realista para a meta proposta. Se for necessário, faça ajustes nos prazos e nas ações.

Em suma, podemos afirmar que a metodologia 5W2H é formada pelas respostas para essas sete perguntas essenciais de qualquer planejamento, seja de um projeto ou de uma área inteira.

Ter essas respostas em mãos constitui um mapa de atividades, que é essencial para deixar a execução mais clara e mais efetiva.

Quer saber mais sobre como fazer uma planilha 5W2H na prática? Assista ao vídeo abaixo e confira a explicação do Master Black Belt Carlos Sander:

Quais são os benefícios da planilha 5W2H?

Com a aplicação da ferramenta 5W2H, todas as tarefas, prazos e responsáveis serão descritos de forma simples e clara para a equipe. Assim, as ações serão tomadas no momento certo, o que faz com que tudo seja cumprido dentro do prazo estipulado.

A planilha também funciona como um checklist, possibilitando que os colaboradores envolvidos verifiquem como está a execução e organização do plano de ação.

Além disso, o método 5W2H promove algo que toda empresa busca: a simplificação do desenvolvimento de projetos que envolvem muitas pessoas. Isso sem deixar de lado a gestão e descrição eficiente dos detalhes estabelecidos no plano.

Por meio da otimização dos processos do negócio utilizando essa metodologia, os gestores conseguem fazer um melhor uso dos recursos internos disponíveis, destiná-los aos responsáveis corretos e, assim, reduzir o tempo e custo das ações necessárias.

Onde aplicar a planilha 5W2H?

Uma das maiores vantagens deste método é a sua flexibilidade, já que pode ser aplicado em diversos setores e processos de uma empresa, sejam eles simples ou complexos.

E vale a pena refletir sobre o 5W2H além do ambiente corporativo. Essa ferramenta também ajuda na organização de projetos e eventos pessoais – como um churrasco entre familiares, por exemplo.

A ferramenta 5W2H foi criada com o objetivo de trazer mais agilidade e produtividade para o processo, seja ele complicado ou não. Por isso, não importa se o objetivo é, por exemplo, a implantação de novos softwares ou a elaboração de uma estratégia de marketing de conteúdo.

Seguindo cada uma das etapas com cuidado e atenção, são grandes as chances de a equipe estar no caminho do sucesso para otimizar a produtividade, gerenciar melhor a rotina e, claro, executar as tarefas com eficiência.

Como aprender mais sobre 5W2H?

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Também recomendamos as seguintes leituras disponíveis em nosso blog para continuar com os seus estudos sobre a metodologia 5W2H:

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Autor

Jornalista e social media formada pela Unesp.

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