Planilha 5W2H: o que é? como desenvolver uma do zero?

Imagine a seguinte situação: um projeto precisa ser colocado em prática, mas você está com dificuldades de definir qual deve ser o primeiro passo. Pode ser também que você já tenha tentado criar um plano de ação eficiente para integrar a equipe e estabelecer as tarefas a serem realizadas, mas mesmo assim havia algo ali que não saía conforme o planejado. Uma solução para estas situações pode ser desenvolver uma planilha 5W2H.

Trata-se de uma ferramenta de gestão muito popular, tanto por sua eficiência quanto pela simplicidade e versatilidade de aplicação. Afinal, a planilha 5W2H pode ser utilizado tanto para fins pessoais quanto profissionais, ajudando na organização de tarefas e otimizando a realização destas. 

Apesar do nome enigmático, a 5W2H nada mais é do que um plano de ação qualificado e estruturado em etapas práticas e definidas. Neste artigo, você irá descobrir como criar o 5W2H para as suas necessidades, quais são os benefícios da ferramenta e as vantagens que são obtidas com o bom uso dela. Confira:

O que é a planilha 5W2H?

Essa ferramenta é simplesmente uma lista que define atividades, prazos e responsabilidades que precisam de um desenvolvimento claro e eficiente por parte de todos os envolvidos. Assim, a ferramenta organiza o que será feito, porque, onde, quem, quando, como e quanto irá custar.

O nome “5W2H” é, na verdade, a abreviação em inglês de sete diretrizes que, se forem estabelecidas com clareza e seguidas corretamente, irão certamente eliminar as dúvidas que surgirem ao longo de algum projeto ou atividade. 

São elas:

What (o que será feito?)

Antes de tomar qualquer atitude, é necessário começar identificando e descrevendo o problema de forma adequada. O quão grave é esse problema que precisa ser resolvido? A gravidade da situação varia ao longo do ano ou é constante? As medidas dos resultados são precisas e eficientes? Depois de responder essas e outras perguntas, defina também qual é a meta que deve ser alcançada.

Why (por que será feito?)

Neste ponto, deve ser levada em conta qualquer explicação que tenha relevância para a solução do problema. É importante lembrar que devem ser inseridos também os motivos que justificam o porquê da meta do item anterior ter sido proposta, buscando a objetividade e a clareza nas descrições.

Where (onde será feito?)

Caso um defeito surja em alguma parte do processo, onde ele estará localizado? Para responder essa pergunta, uma folha de verificação de localização pode ser utilizada. Com esse diagnóstico, fica mais fácil de determinar qual é o setor da empresa em que o problema será enfrentado.

When (quando será feito?)

Se a empresa tem uma meta que precisa ser alcançada, deve ser determinado com precisão a data em que cada uma das tarefas será realizada e quanto tempo elas irão durar. Caso precise, utilize um cronograma de ações.

Who (por quem será feito?)

Nesta parte, identifique quem são as pessoas que têm alguma relação com o problema em questão. Quais são os clientes que têm apresentado reclamações? Quem são os colaboradores com dificuldades? Com essas definições, estabeleça quem será responsável por cada ação prevista para alcançar a meta estabelecida.

Os 2H:

How (como será feito?)

Nas etapas que foram apresentadas acima, você definiu quase todos os pontos que envolvem a estratégia. Entretanto, ainda falta um passo essencial: descrever com detalhes como tudo será feito. Aqui, cabe estabelecer um plano específico para garantir que a meta que foi definida seja alcançada.

How much(quanto vai custar?)

Finalmente, não adianta criar um plano eficiente que envolva todos os pontos em questão se ele não está adaptado à realidade financeira da empresa. Para evitar isso, direcione a atenção à verba disponível da empresa e defina um orçamento realista para a meta proposta. Se for necessário, faça ajustes nos prazos e nas ações.

Em suma, podemos afirmar que a metodologia 5W2H é formada pelas respostas para essas sete perguntas essenciais de qualquer planejamento, seja de um projeto ou de uma área inteira. Ter essas respostas em mãos constitui um mapa de atividades, que é essencial para deixar a execução mais clara e mais efetiva.

Saiba Mais sobre os Benefícios da planilha 5W2H

Com a aplicação da ferramenta 5W2H, todas as tarefas, prazos e responsáveis estarão descritos de forma simples e clara para todos da equipe. Assim, as ações serão tomadas no momento certo, o que faz com que tudo seja cumprido dentro do prazo estipulado. O 5W2H também funciona como checklist, de modo que os colaboradores envolvidos possam verificar se o plano de ação está bem executado e preenchido de forma clara.

Além disso, o método 5W2H também permite algo que toda organização busca: a simplificação da criação de projetos e planos de ação que envolvem muitas pessoas, mas sem perder a gestão e descrição eficientes de todos os pontos estabelecidos no plano. 

Desta forma, com a otimização dos processos internos da empresa, os gestores conseguem fazer um melhor uso dos recursos internos disponíveis, destiná-los aos responsáveis corretos e, assim, reduzir o tempo e custo das ações necessárias.

Onde aplicar a planilha 5W2H?

Uma das maiores vantagens deste método é a sua flexibilidade, já que pode ser aplicado em novas atividades da empresa, sejam elas simples ou complexas. Ainda, vale pensar o 5W2H além do ambiente corporativo. Essa ferramenta permite também a organização de projetos e eventos pessoais – como um churrasco entre familiares, por exemplo. 

Por isso, não importa se os projetos seguintes são a implantação de novos softwares no departamento ou a elaboração de uma estratégia de conteúdo para os perfis da empresa nas redes sociais. 

A ferramenta 5W2H foi criada com o objetivo de trazer mais agilidade e produtividade para o processo, seja ele complicado ou não. Seguindo cada uma das etapas com cuidado e atenção, haverá grandes chances de a equipe estar no caminho do sucesso para otimizar o tempo e gerenciar melhor a rotina e, claro, as tarefas. 

Para prosseguir com seus conhecimentos, recomendamos as seguintes leituras:

Como fazer um 5W2H: passo a passo para criar o plano de ação

O que é plano de ação 5W2H

Exemplo de plano de ação 5W2H

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Autor

Jornalista e social media formada pela Unesp.

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