BPO: o que é, como funciona e como aplicar ao seu negócio!

Diante dos novos desafios e exigências apresentados pelo mercado, as empresas têm buscado constantemente a otimização dos seus processos produtivos e o aperfeiçoamento dos serviços prestados por cada setor que a integra. Sendo assim, a procura por recursos que auxiliem no andamento dos seus planos e metas aumentou, e nesse ponto muitas gestões têm buscado entender o que é BPO e como utilizá-lo.

Trata-se de uma metodologia baseada no aprimoramento de serviços e na mecanização de alguns procedimentos. Assim, o seu objetivo é permitir que diferentes organizações obtenham um suporte especializado e capaz de atender as suas principais demandas.

Em vista disso, faz-se necessário entender o que compõe esse procedimento, quando ele pode ser aplicado e quais as vantagens e desvantagens de sua utilização dentro de uma empresa. 

Quer entender melhor o que é BPO e como essa técnica pode aumentar a produtividade da sua indústria? Então, acompanhe esse artigo até o final. Boa leitura!

BPO: o que é? 

BPO é um sigla ou abreviação do termo Business Process Outsourcing, que em português significa “Terceirização de Processos de Negócios”. Esse termo faz referência aos procedimentos adotados por uma empresa ao contratar uma outra empresa para realizar e assumir algumas de suas atividades

No Brasil, segundo a legislação, isso pode ser feito contanto que a terceirização não englobe a atividade-fim do contratante, isto é, o principal serviço oferecido pela instituição. 

Dessa forma, o principal objetivo dessa prática é entregar o gerenciamento de alguns setores organizacionais a uma empresa especializada naquele assunto.

Qual a diferença entre BPO e terceirização?

Ainda que a tradução do termo para o português relacione o BPO à terceirização clássica, existem algumas diferenças básicas entre esses dois procedimentos, como veremos abaixo!

A principal diferença entre BPO e terceirização está no processo em si. A terceirização costuma ser aplicada a serviços pontuais.

Na metodologia BPO, a empresa contratada assume um setor inteiro dentro da organização. Dessa forma, a prestadora de serviços assume a responsabilidade de todos os processos e decisões relacionados ao setor.

Os setores financeiro e de os recursos humanos são bons exemplos de setores em que empresas utilizam o BPO.

Além dessa diferença básica, no BPO, os serviços prestados são desenvolvidos de acordo com a necessidade da empresa, com as tecnologias, procedimentos e experiências necessários para aquele ramo. 

A empresa contratada pode, ainda, oferecer um serviço de consultoria ou assessoria, atuando como conselheira ou oferecendo auxílio técnico na execução de um serviço, respectivamente.

Exemplos de BPO

O outsourcing pode ser aplicado, como já vimos, em diferentes setores de um negócio, variando suas estratégias e meios de atuação. Alguns tipos de de BPO são vistos com mais frequência nas empresas, tais quais:

  • Gestão e Infraestrutura de TI

O suporte no departamento de tecnologia da informação, ou TI, tem se tornado cada vez mais comum diante das mudanças e exigências constantes no setor tecnológico.

Esse tipo de serviço oferece não apenas uma infraestrutura adequada para as empresas, como também alguns tipos de suporte, manutenção e a implementação de softwares capazes de otimizar os processos e impulsionar os seus lucros.

Em nosso canal do Youtube você pode encontrar mais informações sobre o funcionamento desses softwares de organização.

  • Contabilidade e Gestão Financeira

O BPO financeiro permite que as empresas mantenham as finanças em dia e trazem uma visão de futuro quanto a viabilidade do negócio. O apoio de uma empresa contábil pode auxiliar no balanço financeiro, na análise dos fluxos de caixa e na regularidade fiscal.

Esse tipo de serviço, com contadores especialistas, garante a saúde e integridade da área financeira de uma instituição, refletindo diretamente nos lucros e atuando como suporte diante de possíveis decisões.

Ainda nessa perspectiva, a BPO pode exercer, também, a gestão fiscal da empresa, auxiliando na escolha dos regimes tributários, no acompanhamento da legislação e no cumprimento das obrigações com o Estado.

  • Recursos Humanos

A atuação do BPO no setor de Recursos Humanos assegura o funcionamento de toda a parte burocrática e operacional de uma empresa

Assim, com essa metodologia as empresas conseguem direcionar suas energias a outros processos, deixando que uma empresa especializada coordene esse setor, com menos despesas e mais eficiência.

À vista disso, a rotina administrativa da empresa contará com atividades como processos de recrutamento de seleção e elaboração de planos de cargos e salários, garantindo maior assertividade nas escolhas.

Como aplicar BPO ao seu negócio?

Como já dito, o BPO é um serviço prestado por outra instituição e para escolher o melhor serviço para sua empresa, é necessário avaliar minuciosamente a reputação da empresa pleiteada no mercado, sua experiência na área de atuação e os valores cobrados. 

O conhecimento técnico fará toda a diferença no atendimento às necessidades da empresa e proporcionará soluções estratégicas e efetivas. 

Além disso, os custos devem ser analisados e devem caber no orçamento da organização, de forma a não comprometer as finanças e o seu funcionamento. 

Nesse sentido deve-se pesquisar e consultar outras empresas do segmento, comparando os recursos, valores e os profissionais disponíveis

Quais são as principais vantagens e benefícios do BPO?

Com o apoio externo de uma empresa qualificada e experiente, os gestores podem direcionar o seu foco para o aumento da eficiência, redução dos custos e aperfeiçoamento dos processos. 

Nesse sentido, adotar o BPO em uma empresa proporciona diversos benefícios para a instituição, somando valores, conhecimentos e eliminando contratempos. Listamos a seguir, alguns dos principais benefícios dessa metodologia: 

Redução de despesas 

Uma empresa BPO será capaz de analisar criticamente os ganhos e os gastos de uma empresa, promovendo estratégias para reduzir as despesas desnecessárias. Além disso, com a contratação desse serviço os custos fixos com funcionários e benefícios serão substituídos por custos variáveis e proporcionais às demandas mensais.

Dessa forma, com a assistência de uma BPO, os investimentos empresariais serão mais assertivos, garantindo maior produtividade e lucro, além das economias com encargos trabalhistas e outros gastos com contratações.

Vale ressaltar, no entanto, que de acordo com as novas Leis Trabalhistas, cabe ao contratante analisar se os direitos do trabalhador estão sendo assegurados dentro da prestadora de serviços. Caso isso não seja feito, diante de uma irregularidade, a empresa poderá arcar com possíveis encargos e indenizações.

Aumento da produtividade

Ao repassar determinados serviços para outra empresa, os colaboradores e gestores têm a possibilidade de dedicar sua atenção e produtividade às atividades-fim da organização. Isto se deve ao fato de que muitas atribuições acessórias ocupam o tempo e dedicação dos profissionais que deveria ser dedicado àquilo que é essencial.

Diante disso, a sobrecarga das equipes diminui, contribuindo com um aumento da eficiência dos processos produtivos e com a otimização do tempo na realização de suas atividades principais.

 

Ganho de conhecimento técnico e específico 

Além do aumento da produtividade e redução dos custos, a BPO traz para a empresa o auxílio de profissionais especializados em determinadas áreas, com visão de mercado e potencial de otimização dos processos e redução das dificuldades próprias de cada setor.

Com esse tipo de terceirização, os gastos com a contratação de profissionais qualificados e a formulação de uma equipe de apoio serão reduzidos. Nesse sentido, todos os serviços serão realizados respeitando os critérios organizacionais e legais do ramo, tendo todos os riscos analisados e ponderados com custos muito menores.

Aumento da visão estratégica de mercado  

Diante das intercorrências e da sobrecarga, muitas empresas não conseguem dedicar um tempo para a análise do mercado, suas demandas e reivindicações. Dessa forma, a organização não consegue desenvolver e executar estratégias de melhoria e crescimento.

A contratação de um serviço técnico e capacitado, em vista disso, seria capaz de delinear uma visão estratégica, com um planejamento bem feito,  e de alavancar a empresa frente aos concorrentes.

Quais as principais desvantagens do BPO?

Problemas de comunicação

Em caso de falhas na comunicação entre a empresa contratante e a contratada, os processos do BPO não ocorrerão da maneira esperada. 

É de extrema importância que a equipe terceirizada seja alocada e seu papel definido dentro da organização, do contrário, podem ocorrer divergências e problemas acerca da execução das tarefas, impedindo a fluidez dos processos. 

Além disso, os interesses e objetivos da empresa contratante devem ser alinhados com as incumbências e funções a serem desempenhadas pela terceirizada, com o intuito de evitar desentendimentos ou desalinhamentos. 

Ainda relacionado a esse assunto, você pode encontrar em nosso site dicas sobre como criar e avaliar as metas de um projeto. 

Como definir objetivos e metas? O que é SMART?

Alto custo de implementação

Parece contraditório o custo do BPO aparecer tanto como uma vantagem como uma desvantagem. No entanto, muitas empresas não se planejam da maneira correta ao contratar esse tipo de serviço

É necessário mensurar os gastos demandados por esse serviço, bem como entender o que

é BPO e as ferramentas necessárias para que ele possa desempenhar o seu papel da maneira ideal e surtir os efeitos esperados. 

Dessa forma, um planejamento mal feito pode acarretar em gastos inesperados e aquilo que era pra otimizar os desperdícios acabar se tornando um.

Perda do controle de ações

Ainda que o serviço prestado pelo Business Process Outsourcing seja de extrema qualidade e confiança, a empresa que procurou por esse serviço não está dispensada de acompanhar e orientar o trabalho efetuado

O não acompanhamento das atividades realizadas, pode levar a uma perda do controle sobre as demandas e responsabilidades da empresa. A assistência e a supervisão garantem o comprometimento dos envolvidos e a conformidade entre as condutas e os valores da empresa, além de garantir a transparência no desenvolvimento das funções.

Diante do exposto, esperamos ter esclarecido o que é BPO e quais as suas diferenças em relação à terceirização tradicional. 

Como foi visto, essa metodologia pode agregar muitos benefícios para uma empresa, mas a sua contratação deve ser bem pensada e bem planejada, a fim de se evitar prejuízos e outros malefícios.  

Uma empresa que trabalha com BPO tende a se desenvolver com mais facilidade no mercado, oferecendo ferramentas e técnicas modernas em meios cada vez mais competitivos e rigorosos.

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Autor

Sou graduado em Jornalismo pela Universidade Estadual Paulista (UNESP), pós-graduação em Jornalismo Esportivo pelo Instituto de Pós-Graduação e Graduação (IPOG), especialização em revisão pela Unicamp, além de cursos de revisão e otimização de textos pela Rock Content.

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