Como criar processos em uma empresa: um guia prático para quem deseja melhorar o desempenho dos seus negócios

Saber como criar processos em uma empresa com toda a certeza é uma das funções designadas a um gestor mais difíceis de ser realizada. Afinal, ela engloba não apenas o surgimento de uma nova atividade, mas também toda a adaptação da equipe com uma nova tarefa.

No entanto, mesmo que possa gerar algumas dificuldades, a criação de processos é indispensável ao sucesso da linha de produção de uma empresa. É através deles que o gestor atesta que todas as etapas do produto estão sendo realizadas com qualidade e atenção.

Com base nisso, separamos aqui várias dicas para você que deseja saber como criar processos em uma empresa. Além disso, você também poderá descobrir mais sobre a importância dessa etapa e os benefícios que ela traz para os seus resultados. Confira abaixo!

Existem empresas que não tem processos?

Citar uma empresa que não possui processos é uma tarefa impossível. Mesmo que sejam poucos, todas as companhias possuem seus setores com determinadas tarefas e atividades. São por meio deles que as ações são realizadas e que o produto é criado.

Como a falta de processos funciona na prática?

Refletir sobre a criação de processos em uma empresa parece um assunto teórico. Contudo, ele tem uma forte aplicabilidade também no campo prático. Afinal, a ausência de etapas definidas é muito prejudicial ao cotidiano empresarial.

Imagine uma situação específica: uma empresa que não tem setores bem definidos e cada funcionário realiza um pouco de tudo. Bem confuso, não é? Mesmo que não seja adequado, essa ainda é a situação de muitos negócios no Brasil, principalmente aqueles familiares e com menor estrutura.

Com isso, cada colaborador aprende o básico das atividades e as realiza de modo a manter o bom andamento da linha. Porém, por não terem conhecimento adequado, geram atrasos na produção.

Quais tipos de erros podem ocorrer quando não se tem processos?

Não é difícil imaginar que quando uma tarefa tem vários responsáveis diferentes e nenhum gestor, ela acabará sendo procrastinada. Esse é um dos principais problemas advindos da falta de processos, pois etapas importantes da empresa são deixadas de lado.

Os motivos são os mais variados: desde “falta de vontade” até esquecimentos. Além disso, nesse modelo de trabalho, os colaboradores não recebem treinamento adequado para cada função.

Desse modo, podem cometer erros e como consequência a empresa é prejudicada com a necessidade de retrabalho. Com isso, perde-se investimento de tempo e de dinheiro.

Outro ponto comum de quando uma empresa não tem processos definidos é a falta de organização dos profissionais. Não é raro ver duas pessoas fazendo a mesma tarefa, enquanto outra atividade é completamente ignorada. Isso resulta em atrasos para a empresa e incontáveis prejuízos.

Como definir processos em uma empresa?

processos em uma empresa

Sabendo de tudo isso e refletindo sobre a importância dos processos, já ficou evidente que criar processos em uma empresa é uma tarefa indispensável para o bom andamento do negócio. Sendo assim, confira as melhores dicas para começar esse trabalho na prática!

Realize um mapeamento dos seus processos

Para criar processos em uma empresa o primeiro e inalterável passo deve ser o mapeamento. É através dele que você conseguirá ter uma visão mais ampla sobre o que precisa acrescentar e o que deve ser mantido em sua linha de produção.

Pense sobre tudo de maneira global, quais atividades ajudariam no melhor fluxo e quem poderia realizá-las. Desse modo, você já conseguirá ter uma base para a montagem do seu plano de ação.

Identifique as falhas da sua empresa

São muitas as ferramentas de gestão da qualidade que ajudam na identificação de erros e falhas de uma companhia. Sendo assim, estude um pouco sobre elas e entenda aquela que mais se adequa ao seu método de produção. Depois disso, utilize-as na prática.

Descobrindo os erros e falhas frequentes, vai ficar evidente quais processos não estão sendo bem trabalhados e devem receber auxílio.

Automatize

Uma das partes mais importantes na hora de criar processos em uma empresa é pensar na automatização. Através dela tem-se maior garantia de sucesso, desde que o acompanhamento seja realizado de perto.

Por isso, após definir as novas etapas da sua empresa, invista também na tecnologia. Apresente tudo aos colaboradores e faça-os perceber que as máquinas estão ali para ajudá-los em seu dia a dia. Dessa forma, todos zelarão pelo bom funcionamento e sucesso da linha de produção.

Enxergue sua empresa de maneira MACRO

Você só conseguirá criar processos em uma empresa caso entenda o tamanho do impacto que você causa. Para isso, deve enxergar a empresa de maneira macro, desde os setores administrativos até a linha de produção e zeladoria.

Com isso, você conseguirá perceber quais etapas fazem sentido entre si e estão diretamente ligadas. Consequentemente, ficará mais fácil definir as atividades ideais para o bom fluxo empresarial.

Comunique os seus colaboradores sobre os novos processos

Criar os processos em uma empresa vai muito além de tirá-los do papel. É preciso fazer também com que eles recebam adesão por parte da equipe e sejam percebidos como parte fundamental da criação dos produtos.

Um bom exemplo disso é a Toyota, que dentro da sua empresa, possui um painel falando sobre cada processo individualmente. Desse modo, todos os colaboradores podem acompanhar diariamente as tarefas necessárias e sentem integrados com elas. Criamos um vídeo sobre esse case de sucesso, acompanhe e saiba mais!

Criar processos em uma empresa não é uma tarefa fácil, no entanto, é essencial para o bom andamento da linha de produção e satisfação dos clientes. Sendo assim, anote todas essas dicas e comece a trazê-las para a prática!

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Autor

Sou graduado em Jornalismo pela Universidade Estadual Paulista (UNESP), pós-graduação em Jornalismo Esportivo pelo Instituto de Pós-Graduação e Graduação (IPOG), especialização em revisão pela Unicamp, além de cursos de revisão e otimização de textos pela Rock Content.

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