Custo operacional: como calcular e economizar nos gastos?

Custos operacionais são os gastos que estão relacionados ao funcionamento de uma empresa, sejam eles fixos ou variáveis, como compra de matéria-prima, folha de pagamento dos funcionários, impostos, etc.

O mercado atual está cada dia mais competitivo, uma vez que surgem diariamente empresas oferecendo soluções inovadoras para as demandas dos consumidores.

Por isso, é essencial adotar diferentes estratégias de gestão para que o negócio sobreviva e prospere. Uma delas é ter conhecimentos sobre o custo operacional e como calcular.

Mas o que é custo operacional? Dá para reduzir esses gastos dentro de uma empresa? Continue a leitura e saiba mais!

O que são custos operacionais?

Todo empresário sabe que para que a empresa seja mantida, é preciso ter dinheiro para comprar os materiais necessários para as atividades, pagar os salários dos colaboradores, os tributos e todas as outras necessidades.

Como o nome sugere, esses são os custos operacionais, ou seja, os gastos que estão relacionados ao funcionamento da organização, sejam eles fixos ou variáveis.

Como você deve ter imaginado, é bem mais simples realizar o cálculo dos custos operacionais nos pequenos negócios, uma vez que a complexidade desses custos é bem menor.

Entretanto, quando lidamos com empresas de médio a grande porte, é preciso ter um controle financeiro bem definido para, assim, entender quais custos operacionais estão envolvidos. 

Quando gestores controlam os custos operacionais, eles conseguem identificar de forma precisa qual é a verdadeira situação do negócio, além de projetarem cenários financeiros de forma segura e precisa. 

Vale lembrar que o cálculo dos custos operacionais permite também identificar e mensurar eventuais problemas em potencial e, com essas informações, evitar que a empresa sofra grandes prejuízos.

Dessa forma, a organização consegue alterar a rota, otimizar os processos e, no fim, ainda aumentar a lucratividade.

Ter em mãos os números relacionados aos custos operacionais da empresa representa possibilidades de alavancar os negócios, aumentar o faturamento e otimizar a produção.

Aliás, analisar os custos operacionais representa também uma oportunidade de verificar se não há gastos desnecessários e desperdícios.

Se essa análise mostrar que há desperdícios ocorrendo, uma boa forma de corrigir isso é aplicando a metodologia Lean Six Sigma.

Leia também: 8 desperdícios do Lean Manufacturing que você deve evitar.

O que são gastos ocultos em uma empresa?

Gastos ocultos são aquelas atividades ou processos que não geram valor, mas implicam em um custo para a empresa.

Essa informação é importante de prestar atenção, pois os gastos ocultos não ajudam no trabalho de melhoria contínua.

Para identificar e agir em cima desses gastos é usada a metodologia Lean Six Sigma que analisa a fábrica oculta, ou seja:

tudo aquilo que não faz parte do processo normal, não agrega valor, mas gera custos para a organização.

Esses processos incluem: retrabalho, reinspeção, reprogramação, reteste, rejeição, etc.

Quer saber mais sobre esse assunto? Confira no vídeo abaixo:

Quais são as categorias de custo operacional em uma empresa?

Para que faça sentido aprender como calcular os custos operacionais de um negócio, é importante entender de onde vêm esses gastos, o que pode ser otimizado e onde a empresa pode melhorar.

Existem três categorias de custos principais em uma empresa:

1. Custos de prevenção

Os custos de prevenção são todos os custos associados com as ações tomadas para garantir que o processo forneça produtos ou serviços com qualidade.

Elementos de custos para prevenção

Algumas ações para monitorar a produção e garantir a qualidade do serviço ou produto são:

  • administração da qualidade
  • engenharia da qualidade
  • planejamento da qualidade por outros
  • treinamento
  • controle do processo
  • avaliação da qualidade de fornecedores

2. Custos de avaliação

Os custos de avaliação são todos os custos associados com a medição do nível de qualidade obtido pelo sistema.

Enquanto você não tem um sistema 100%, é importante avaliar os processos realizados para saber se atende ou não ao resultado desejado.

Elementos de custos de avaliação

  • teste de aceitação do laboratório
  • inspeção do processo
  • auditorias da qualidade do produto
  • revisão de testes e dados de inspeção
  • teste interno e atualização
  • avaliação de materiais
  • processamento de dados, inspeção e reportes de testes

3. Custos de falhas

Os custos de falhas são todos os gastos empregados na correção da qualidade de produtos e serviços.

Ou seja, são gastos para corrigir erros que já aconteceram e que pode ser algo interno ou externo, que chega até o cliente.

3.1 Custos de falhas internas

São custos associados com a correção ou troca de produtos com defeitos antes que eles sejam entregues.

Elementos de custos para falhas internas
  • refugo
  • retrabalho e reparação
  • análise de defeitos
  • reinspeção, retestes
  • refugo e retrabalho como falhas no fornecedor
  • modificações permitidas e concedidas

3.2 Custos de falhas externas

São identificados depois que os produtos ou serviços com defeitos foram entregues ao clientes.

Elementos de custos de falhas externas
  • comprometimentos
  • serviços do produto: confiabilidade
  • retorno de produtos
  • reparação de material retomado
  • garantia
  • perda de clientes
  • perda de vendas

Mesmo que as falhas internas sejam ruins, é preferível ter falhas internas a ter falhas externas sendo percebidas pelos clientes.

Isso pode comprometer a imagem da empresa e a confiabilidade em relação ao seu produto ou serviço.

Saiba mais sobre as categorias e seus elementos no vídeo abaixo:

Custo operacional: como calcular os da sua empresa?

Há quem use como parâmetro de como calcular os custos operacionais de uma empresa somente o material que é utilizado para fabricar algum produto.

Por exemplo, imagine uma empresa que produz nichos de parede. Nesse caso, essa empresa faria o cálculo considerando apenas a madeira e os parafusos utilizados para montar a estrutura dos nichos.

O problema é que para calcular os custos operacionais deve-se envolver todas as partes do processo!

Dessa forma, o cálculo dos custos operacionais deveria envolver desde a mão de obra, o consumo de energia e de peças que as máquinas necessitam para a produção e até mesmo os gastos com a limpeza.

Para garantir ainda mais precisão na hora de calcular custos operacionais, vale fazer as contas com os últimos meses da empresa.

Afinal, sempre existem custos variáveis como a manutenção corretiva de maquinário e equipamentos de segurança que eventualmente precisam ser substituídos.

Eles até podem não ocorrer todos os meses, mas existem e devem ser considerados. 

Em outras palavras, isso significa que devem ser contabilizados os custos fixos e os custos variáveis.

Os custos fixos são aqueles que são imutáveis, não importa se houve aumento ou redução nas vendas ou da produtividade.

Esses custos devem ser pagos de qualquer modo, independentemente do desempenho ou atividade da empresa — como ocorre com o aluguel do espaço de fábricas, por exemplo, que deve ser pago mesmo que a empresa tenha apresentado baixo rendimento.

Já os custos variáveis são aqueles que, conforme indicado pelo próprio nome, são compostos por custos que variam de acordo com a produção.

A grande diferença em relação aos custos fixos está na variação: se a produção aumentar eles também aumentam, e se a produção diminuir, eles, por consequência, serão reduzidos.

Um bom exemplo de custo variável está na matéria-prima, folha de pagamento e até eletricidade.

Por exemplo: para que uma rede de restaurantes aumente suas vendas, será necessário aumentar os pedidos de alimentos específicos com o fornecedor.

Uma forma de fazer isso é adotar a compra a granel, de modo que o vendedor irá reduzir levemente o preço do produto para que o comprador continue fazendo seus pedidos regularmente e em grandes quantidades. 

Custos operacionais podem ser reduzidos?

A resposta é: sim! Reduzir os custos operacionais significa trazer maiores lucros para a empresa, de modo que ela se torna mais competitiva no mercado.

E como reduzir esses custos? Uma das melhores formas de fazer isso é controlando os desperdícios

1. Os desperdícios de materiais podem, de fato, acontecer em qualquer lugar da empresa.

Por isso, os colaboradores devem ser constantemente conscientizados sobre a importância de manusearem e utilizarem os recursos de forma adequada.

2. Outra possibilidade é definir as metas de porcentagens dos custos operacionais para serem atingidas em relação ao faturamento.

A grande vantagem disso está na facilidade de tomar as medidas necessárias para alcançá-la, além de visualizar melhor os resultados. Entretanto, essa meta deve ser realista, combinado?

3. Por fim, uma última dica: os colaboradores devem estar engajados e envolvidos nas questões financeiras envolvendo os negócios.

Afinal, quando todas as pessoas da empresa conhecem os principais desafios que o negócio enfrenta, eles passam a se sentir responsáveis pelos custos gerados.

Dessa forma, o modo como todos irão agir ajuda a disseminar uma postura de mais consciência para que todos atinjam o objetivo comum da redução dos gastos.

Vantagens de calcular o custo operacional

Ao reduzir os custos, os lucros da empresa aumentam. Com maior rentabilidade na organização será possível usufruir dos valores extras para:

  • melhorar os equipamentos,
  • aumentar a remuneração dos colaboradores,
  • investir em capacitação,
  • melhorar o ambiente de trabalho, entre outros. 

Os clientes também saem ganhando: a redução dos custos permite que a empresa abaixe seus preços e, assim, atraia mais clientes.

Dessa forma, eles deixam de comprar com os concorrentes, uma vez que a empresa oferece o mesmo produto com melhor preço e com a mesma qualidade. 

Melhore a gestão de custos da sua empresa!

No episódio #34 do nosso podcast Business Break, falamos sobre ‘Gastos x Investimentos: como enxergar os custos da sua empresa?’. Quer ouvimos? Dê o play abaixo:

Para otimizar o trabalho de como calcular os custos operacionais, baixe gratuitamente a Planilha de Custos Operacionais.

Ela vai te ajudar a acompanhar os gastos da sua empresa e o quanto eles representam em relação ao seu faturamento.

Se você quer aprender mais sobre como otimizar processos e implementar a melhoria contínua na sua empresa, invista em um curso como a Certificação Lean Six Sigma da CAE Treinamentos!

Para seguir com seus conhecimentos, sugerimos que você confira as seguintes leituras:

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Autor

Jornalista e social media formada pela Unesp.

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