Muito mais do que apenas ter controle sobre o que está sendo feito, as ferramentas de gestão mais utilizadas ajudam a ter uma visão ampla da empresa. Com elas, é possível acompanhar a evolução das tarefas, das metas, a produtividade dos funcionários, mas também se torna mais fácil ter insights e pensar em estratégia.
Se forem usadas de maneira adequada, as ferramentas de gestão podem ser poderosas, ajudando a definir próximos passos, otimizando tempo e dinheiro e melhorando os resultados de negócio.
Porém, para que tudo isso seja alcançado, é importante conhecer quais são as ferramentas de gestão mais utilizadas, dessa forma o retorno sobre esse investimento se torna mais garantido. Afinal de contas, se são esses os aplicativos e softwares que empresas de sucesso escolhem usar, algo de diferenciado eles devem ter, certo?
Foi pensando nisso que fizemos uma seleção com as X ferramentas de gestão mais utilizadas e que vão te ajudar a levar sua empresa a um novo patamar!
Planilhas
Vamos começar por uma ferramenta de gestão administrativa bastante conhecida, o Excel. Como você já deve saber, o Microsoft Office Excel é um software de edição de planilhas. E, se para muitos ele é um bicho de sete cabeças, para quem aprende a “domá-lo”, ele se torna uma espécie de melhor amigo.
O Excel pode ser usado de diversas maneiras — e talvez seja isso que o torna uma das ferramentas de gestão mais utilizadas. Precisa organizar contatos de clientes? Pode usar o Excel. Precisa colocar as finanças da empresa em ordem? Idem. Controle de estoque? Também. Funil de vendas? Claro.
Ou seja, o Excel é um companheiro e tanto. E quando você aprende, por exemplo, como fazer o preenchimento automático do Excel ou ainda como fazer a automatização de planilhas do Excel, aí sim você vai entende todo o poder dessa ferramenta.
CRM
CRM ou Customer Relationship Management pode ser traduzido para o português como Gestão de Relacionamento com o Cliente. Como o próprio nome já dá a entender, essas três letrinhas se referem a práticas e tecnologias que têm como foco o relacionamento da empresa com seus clientes.
Os sistemas de CRM ajudam a:
- Gerenciar as informações dos clientes, permitindo entendê-los melhor;
- Automatizar tarefas repetitivas, otimizando o trabalho da equipe;
- Ter maior controle sobre o relacionamento com os clientes, melhorando a forma como isso é feito e fornecendo insights.
Além desses pontos positivos, um levantamento da Salesforce apontou que empresas que fazem uso de ferramentas de gestão focadas em CRM têm, em média um aumento de 37% nas receitas de vendas.
O Agendor é um ótimo exemplo de ferramentas de gestão mais utilizadas para citarmos neste tópico. Ele é um sistema de CRM de vendas online que ajuda na organização e no gerenciamento do fluxo de vendas, no acompanhamento de contatos, no envio de propostas e na cadência de vendas.
Gestão de projetos
As ferramentas de gestão de projetos são muito úteis, pois ajudam a organizá-los, permitindo que seja feito o gerenciamento das tarefas, acompanhando a evolução delas e também a produtividade dos colaboradores.
O Trello é um ótimo exemplo de ferramentas de gestão mais utilizadas para gerenciar projetos. Com um design simples e intuitivo, ele permite a criação de quadros (chamados de boards) entre os quais é feita a organização das atividades através de um fluxo de trabalho evolutivo. O mais comum é usar quadros de “To do” ou “A Fazer”, “Doing” ou “Fazendo” e “Done” ou “Feito”.
Um ponto muito positivo do Trello é a facilidade de adaptar esse fluxo, criando novos boards e editando-os da forma que mais faça sentido para a empresa. E, como é uma ferramenta de gestão muito visual, é possível também mudar as cores dos boards e dos cards que são movidos entre eles, além de adicionar comentários, anexos e mais.
ERP
ERP vem de Enterprise Resources Planning, que, traduzido, significaria algo como Planejamento de Recursos da Empresa. Os sistemas de ERP são ferramentas de gestão administrativa integradas que normalmente têm divisões em módulos para as diversas áreas da empresa, como Estoque, Financeiro, Produção etc.
Nos sistemas ERP, as informações que são inseridas pelas áreas são unidas e compartilhadas com as demais equipes. Isso permite o alinhamento de todos, mantendo uma maior organização e facilitando a gestão de negócios de todos os tamanhos.
Controle financeiro
Como já foi dito no primeiro tópico, o Excel pode ser usado para fazer controle financeiro, mas existem também ferramentas de gestão que são desenvolvidas para isso exclusivamente.
As ferramentas de controle financeiro estão, sem dúvidas, entre as ferramentas de gestão mais utilizadas. Isso porque mesmo empresas pequenas precisam estar sempre “em cima” de seus compromissos financeiros para não ter problemas maiores.
É comum que novos empreendedores e donos de empresas pequenas subestimem a importância de ter um controle maior sobre as finanças. E, em parte por causa disso, o número de falências de pequenas empresas corresponde a 96,5% do total de falências decretadas em 2018.
Além de ajudar a fazer a gestão financeira, essas ferramentas de gestão administrativa permitem também a análise de indicadores, a compilação de dados e muitas vezes automatizam tarefas ao serem integrados com outros softwares.
Existem ainda vários outros exemplos de ferramentas de gestão mais utilizadas, mas essas são algumas das principais. Usando todas elas, fica muito mais fácil manter a saúde da sua empresa!
* Este post foi escrito por Diego Minone, CMO da Pluga, apaixonado por dados, produtividade e chocolate meio amargo.
