Lean Six Sigma em TI: como a metodologia impulsionar seu projeto

A metodologia de melhoria contínua Lean Six Sigma no TI ajuda no processo de desenvolvimento de aplicativos. Esse processo pode ser complexo e demandar muito tempo e testes.

Afinal, nada na criação dos códigos é automático e cada detalhe deve ser planejado, testado e corrigido.

A criação de um aplicativo envolve pensar em cada tela, e tem muitas variáveis: legibilidade, identidade visual, regras na hora de criar um login para o usuário e outros.

Logo, é preciso que toda a equipe mantenha um bom nível de comunicação e tenha um único objetivo e metodologia em comum. Se cada responsável pelo app utilizar uma técnica diferente para medir a qualidade do trabalho, o resultado final será afetado.

Acabar com o desperdício de tempo e com o retrabalho é o objetivo do Lean Six Sigma. Essa metodologia foca em estruturar e disciplinar os setores da empresa para alcançar cada objetivo com mais rapidez e qualidade.

Para mostrar o método Lean Six Sigma em prática, utilizaremos o caso do aplicativo e-Título, criado para as eleições de 2020 a fim de facilitar a vida dos eleitores ao precisarem justificar seu voto, mas que ficou fora do ar por dias.

E para resolver o problema, é preciso identificá-lo. Neste caso, utilizaremos o método PDCA que visa planejar, colocar em prática e recalcular a rota com as lições aprendidas. Para saber mais sobre as diferenças entre Six Sigma e PDCA, assista ao vídeo abaixo:

Six Sigma ou PDCA: qual usar? Entenda as diferenças agora!

Continue neste artigo e aprenda na prática como funcionam essas duas metodologias e se inspire para praticar no seu negócio. Boa leitura!

Case: Aplicativo e-Título das eleições de 2020

O aplicativo e-Título deu as caras pela primeira vez em 2018. Na ocasião, tinha somente o objetivo de servir como o Título de Eleitor Digital: bastava que o usuário se cadastrasse para ter em mãos todas as suas informações referentes a seu dever como eleitor.

Em 2018, o e-Título oferecia três funções ao eleitor: o documento atualizado para que ele não precise portar seu título na hora da votação, emissão de certidão de quitação de débitos eleitorais e também a emissão da certidão de crimes eleitorais.

Na época, os usuários não tiveram grandes problemas ao utilizar o aplicativo. Afinal, não é lá muito comum a necessidade destas certidões. Logo, o aplicativo era usado em maioria para substituir o título de eleitor e mostrar as informações do usuário.

Com as demandas da pandemia e a fim de utilizar a tecnologia a favor dos eleitores, em 2020 o e-Título voltou com novidades: além das funcionalidades de 2018, também serviria para que os eleitores justificassem seu voto

Era de se esperar que em um momento de pandemia viral e distanciamento social, muitos eleitores não quiseram se arriscar a ir votar nas sessões eleitorais. 

Assim, a justiça eleitoral decidiu que a forma mais acessível de resolver esse problema e manter os eleitores em quarentena seria que a justificativa da ausência às urnas eleitorais fosse feita por aplicativos.

A ideia, porém, não se mostrou tão acessível na prática.

O uso do aplicativo foi anunciado em redes de TV, na internet e em anúncios dos mais diversos tipos. Porém, o projeto de TI não foi capaz de suportar tantos acessos e ficou fora do ar em diversos momentos. 

Milhares de usuários tiveram dificuldade de justificar seus votos.

O motivo? Muitos downloads: mais de 3 milhões de usuários baixaram o app em 24 horas.

Porém, nem todos conseguiram utilizá-lo de primeira e a maioria dos eleitores precisaram tentar por dias fazer com que o app funcionasse adequadamente.

Aproveitar um aplicativo que já existia e entregava qualidade em sua utilização foi o caminho mais fácil, porém ampliar seu funcionamento para uma fatia gigantesca da população brasileira exigiria muitos testes, antes de ir para o ar.

Você conheceu o caso. Agora, vamos te mostrar como o Lean Six Sigma pode ajudar no TI da sua empresa

Como o Lean Six Sigma poderia influenciar na melhoria do e-Título?

O Lean Six Sigma é um método que conta com várias técnicas – o PDCA é uma destas, você o conhecerá no próximo tópico –  que transforma o ambiente da sua empresa em um local sem desperdícios – de tempo, trabalho, espaço ou matéria prima.

Esse método tem alguns conceitos como base. O objetivo que podem ser encontrados com sua aplicação são os seguintes:

  • Ações planejadas economizam tempo e dinheiro;
  • diminuir as variáveis na produção traz mais satisfação ao seu cliente e aumenta a qualidade do seu produto;
  • aumento da produtividade da equipe;
  • constantes melhorias no processo.

Aqui, vamos focar nas melhorias do processo de desenvolvimento do aplicativo.

O engajamento da equipe é determinante para que a equipe abrace o método Lean Six Sigma em um projeto de TI. Para funcionar na prática, é preciso que alguns conceitos estejam muito claros para os envolvidos no projeto desde o ínicio.

Escopo do aplicativo e-Título

Aqueles que participaram do desenvolvimento do e-Título deveriam ter em mente que o aplicativo seria utilizado pelos grupos mais diversos de pessoas. Por isso, há alguns pontos inegociáveis a nível de funcionamento:

  • Auto explicativo: cidadãos com todos os níveis de escolaridade precisarão utilizar o aplicativo. Por isso, a linguagem deve ser simples e objetiva;
  • Leve: novamente, cidadãos com todos os níveis de poder aquisitivo precisarão fazer o download, então um aplicativo pesado será um problema para aqueles que possuem um celular com pouco espaço de memória; 
  • Padronização das justificativas: é importante que esteja claro quais justificativas são plausíveis e quais não, a fim de evitar o envio de dados que não serão aceitos e sobrecarregam o sistema sem motivo.

Feito o escopo do que é necessário que esse aplicativo ofereça, é hora de aplicar o PDCA, uma das ferramentas utilizadas no Lean Six Sigma que incentiva o processo de implementação de melhoria contínua.

Confira como funciona:

Qual a raiz do problema deste projeto?

Quando falamos de encontrar a raiz de um problema não é sobre “encontrar o culpado” pelo acontecimento. 

Um projeto complexo como a criação de um aplicativo tem diversas raízes, assim como uma árvore. Portanto, resolver uma destas diretrizes e deixar a outra em aberto não representa melhora na experiência do usuário como um todo.

Além disso, problemas estruturais costumam ficar escondidos. Para encontrá-los, apenas forçando a estrutura que foi montada na prática e testando o máximo de possibilidades possíveis. 

Para implementar um método de melhoria contínua em sua empresa, recomendamos iniciar cada novo projeto com base no PDCA – que significa plan, do, check, act. Ou, no mais belo português, significa: planejar, fazer, verificar e corrigir.

Como identificar a CAUSA RAIZ de um problema? Saiba aplicar essas técnicas na prática!

Planejar

Em primeiro lugar, todo processo se inicia em um planejamento da ação – pelo menos, os bens sucedidos.

Para planejar o aplicativo e-Título para as eleições de 2020 seria preciso pensar em todos os prós e contras do projeto que já funcionava em 2018.

O app beta de 2018 funcionou muito bem para apenas uma parcela da população que precisava consultar seus títulos.

Porém, em dois anos o uso dos smartphones se tornou ainda mais comum entre a população e mais cidadãos estão aptos a votar pela idade, logo a parcela de pessoas que precisará utilizar o aplicativo é maior. 

Afinal, um serviço que evita que as pessoas saiam de casa na pandemia terá uma procura gigantesca.

Por isso, é necessário ter em mente um número base do volume de acessos para adequar o tamanho do servidor, é preciso que o aplicativo seja claro e auto explicativo em suas instruções, e também que a comunicação entre o banco de dados e o usuário seja rápida.

Fazer

Feitas as adaptações iniciais, é necessário colocar em prática

Na prática é onde se verifica a viabilidade do escopo do projeto: em quanto tempo o banco de dados responde a inserção dos dados do usuário?

Como a justificativa de ausência de voto é feita? Exige inserção da foto de algum documento ou somente escrita?

Essas informações vão para as seções eleitorais checarem a veracidade e darem seu veredito?

No planejamento há detalhes que obviamente são deixados de lado – embora o ideal seja levantar o máximo possível de possibilidades.

Nesse momento, uma equipe engajada é tudo. Afinal, ignorar um problema agora significará uma questão mais complexa mais tarde.

Verificar

Quais foram os resultados obtidos? Os objetivos foram cumpridos?

É nesse momento que os responsáveis pelo e-Título avaliariam os problemas e chegariam às conclusões do que é possível melhorar.

Algumas conclusões seriam o tamanho do servidor insuficiente, a sobrecarga do sistema com os downloads, evitar arquivos pesados dentro do aplicativo para que ele possa ser baixado em celulares com pouco armazenamento disponível…

Além disso, erros nos formulários e uma comunicação que induz ao erro devem também ser observados com detalhes. 

O ideal seria que pessoas em diferentes níveis de conhecimento de tecnologia fizessem uso do aplicativo para identificar pontos cegos do que pode ser simplificado.

Ajustar/corrigir

Hora de desenvolver uma versão melhorada do aplicativo!

Mas esse não é, nem de longe, o fim dessa jornada. Esse método é um círculo: correções feitas? Hora de testar, verificar e corrigir novamente…

Nenhum projeto de TI ou qualquer área é perfeito. Mas, quanto mais se testa, mais perto da perfeição é possível chegar.

Para entender melhor sobre o método PCDA, você pode assistir esse vídeo:

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Autor

Sou graduado em Jornalismo pela Universidade Estadual Paulista (UNESP), pós-graduação em Jornalismo Esportivo pelo Instituto de Pós-Graduação e Graduação (IPOG), especialização em revisão pela Unicamp, além de cursos de revisão e otimização de textos pela Rock Content.

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