O plano de ação 5W2H é uma ferramenta da qualidade usada para planejar e executar uma determinada atividade. A sigla em inglês se refere a sete perguntas: o que (What?), por que (Why?), onde (Where?), quando (When?), quem (Who?), como (How?), quanto (How much?).
Existem muitos empreendedores que possuem muitas ideias de projetos, mas não as colocam em prática.
Isso porque, provavelmente, não conhecem o plano de ação 5W2H que auxilia muitos profissionais a tirarem seus projetos do papel e transformá-los em enormes feitos.
Mas afinal, o que é 5W2H?
Apesar do nome causar espanto, a definição é simples. A ferramenta surgiu no Japão é muito utilizada devido a sua metodologia fácil.
O plano de ação 5W2H é um checklist para que todas as atividades de um projeto sejam desenvolvidas com eficiência e agilidade.
O foco dessa planilha é a definição de uma série de ações para que um projeto saia do papel e seja realizado.
Quer entender a fundo como usar 5W2H na sua empresa? Continue lendo e entenda o que é e como funciona o plano de ação 5W2H.
O que é 5W2H?
A ferramenta 5W2H é a sigla que dá nome a uma ferramenta da qualidade usada na fase de planejamento de um plano de ação e que também orienta sua execução.
Para colocar em prática uma ideia usando o 5W2H, você precisa responder a sete perguntas:
- O que (What?): o objetivo/meta a ser alcançado com o plano de ação;
- Por que (Why?): o(s) motivo(s) que embasa o objetivo;
- Onde (Where?): a área da empresa onde o projeto vai acontecer;
- Quando (When?): período de realização com data, hora e cronograma de acompanhamento;
- Quem (Who?): os responsáveis pelo planejamento, execução e monitoramento do plano de ação;
- Como (How?): como cada etapa será executada, as ferramentas que serão usadas, etc.;
- Quanto (How much?): os gastos envolvidos na execução do plano de ação.
Quantas e quais são as etapas de um plano de ação 5W2H?
Para entender melhor para que serve o 5W2H, essa ferramenta cada vez mais comum no mundo corporativo, vamos explicar quais são as sete etapas que precisam ser respondidas para que uma estratégia seja colocada em prática.
1. What? > O que?
Essa primeira pergunta definirá todo o resto do plano de ação 5W2H. Nela, deve ser respondido o que será feito.
Nessa fase é importante pensar qual é o objetivo final que você deseja alcançar. Dessa maneira, todas as demais ações servirão como etapas para a meta final estabelecida.
Exemplo: lançar um novo produto no mercado ou aumentar nas vendas.
2. Why? > Por que?
Nessa etapa do plano de ação 5W2H define-se os motivos pelos quais essa ação deve ser executada. As justificativas devem ser elencadas e analisadas cuidadosamente.
Exemplo: essa ação é para melhorar algum processo ou talvez solucionar algum problema urgente da empresa.
3. Where? > Onde?
Essa pergunta é tão importante quanto as anteriores do plano de ação 5W2H. Detalhar o local exato onde a ação será executada é fundamental para o bom andamento deste plano de ação.
Se a empresa for dividida em departamentos, o ideal é detalhar qual deles será o afetado.
Exemplo: essa ação visa melhorar o processo de qual departamento ou solucionar o problema de qual setor da empresa?
4. When? > Quando?
Depois de definir o objetivo, os motivos que justificam essa ação e o departamento envolvido, é hora de estipular o tempo da atividade.
Pensar na duração de cada atividade e nos prazos tornam o plano de ação 5W2H mais palpável. Outro instrumento que pode auxiliar é elaborar um cronograma.
Exemplo: quanto tempo preciso para que esse produto possa ser lançado no mercado ou em quanto tempo consigo alavancar minhas vendas?
5. Who? > Quem?
Para que o plano de ação 5W2H seja executado, é preciso que pessoas estejam envolvidas e se disponham a realizá-lo.
Essa fase marca a escolha de quem irá desempenhar cada função para atingir o objetivo definido. Nessa etapa, priorize pessoas responsáveis para que não haja falhas na execução.
Exemplo: um colaborador de confiança ou ainda o gestor do setor em questão.
Depois de ter entendido e respondido cada uma das perguntas acima, vamos para os 2H do plano de ação 5W2H.
6. How? > Como?
Essa é a hora de especificar as ações e traçar estratégias para o objetivo final do plano de ação 5W2H.
É importante detalhar cada passo o máximo possível e, assim, ficará mais fácil acompanhar o andamento do projeto.
Exemplo: o que é preciso fazer para aumentar as vendas ou quais ações precisam ser feitas para lançar um produto?
7. How much? > Quanto?
Toda ação precisa de investimento e nessa última fase do plano de ação 5W2H, você deve calcular quanto custará cada atividade proposta.
Vale lembrar que os custos devem estar dentro do orçamento da empresa a fim de que o caixa não seja prejudicado.
Exemplo: talvez precise de mais dinheiro para lançar um novo produto no mercado do que para aumentar as vendas da empresa.
Entenda mais sobre o plano de ação 5W2H no vídeo abaixo. Nosso expert, Carlos Sander, explica tudo sobre a metodologia na prática:
Como usar o 5W2H na empresa?
A estratégia do plano de ação 5W2H pode ser usada como uma maneira de definir um planejamento a longo prazo para a sua empresa, além de conseguir ter mais clareza sobre os processos do seu negócio.
A partir da planilha 5W2H, é possível que a empresa cresça de maneira saudável, sem surgimento de dívidas ou comprometimento do caixa.
Além de auxiliar na organização e facilitar as tomadas de decisões que o gestor precisa fazer.
O plano de ação 5W2H pode, inclusive, beneficiar a execução das atividades da empresa, já que otimiza tempo e evita que você ou os colaboradores gastem energia em ações sem resultado ou desnecessárias. Isso porque, cada um saberá exatamente o que deve fazer.
O resultado dessa prática é a criação de uma cultura organizacional forte, visto que cria-se na empresa uma colaboração entre os funcionários internos, favorecendo um ambiente sinérgico.
Mesmo depois de apresentarmos todos os benefícios acima do plano de ação 5W2H, talvez você ainda tenha receio de usá-lo por achar que ele é fixo e imutável. Mas não se engane, pois é justamente o contrário.
Essa planilha é dinâmica e, além de ser útil para diversas situações do universo corporativo, também pode ser alterada de acordo com as necessidades, mesmo depois do plano de ação já ter sido implementado na empresa.
Minha empresa é pequena: vale a pena?
Pode ser que você esteja se perguntando se compensa aderir a essa prática porque a sua empresa é de pequeno porte e ainda tem poucos colaboradores. E nós temos a resposta: sim, esse método vale a pena!
O plano de ação 5W2H é uma ótima alternativa mesmo em um empreendimento individual.
Isso porque, não é necessário que pessoas especializadas estejam envolvidas. Basta que alguém entenda perfeitamente os processos e as ações que precisam ser executadas.
Exemplos de 5W2H: quando utilizar a ferramenta?
Esse plano de ação é extremamente dinâmico e pode ser usado em diversas situações, sejam elas corporativas ou não.
Nos casos empresariais, o plano de ação 5W2H pode servir para ações como:
- lançamento de produtos;
- expansão da empresa para uma nova cidade;
- aumento do número de vendas;
- elevar o engajamento e a produtividade da equipe;
- aumento da rentabilidade a partir de um planejamento, entre outras situações.
Mas além disso, também existem situações do dia-a-dia que se encaixam perfeitamente no plano de ação 5W2H. Ainda não acredita? Então a gente te mostra exemplos de 5W2H concretos!
Está pensando em fazer uma viagem para reencontrar a turma da faculdade, mas não sabe por onde começar o planejamento? Então use o plano de ação 5W2H.
Vai começar a construir a tão sonhada casa própria e ainda se sente perdido em meio a tantas ideias e orçamentos? Mais uma situação pra que serve 5W2H.
Agora que você já sabe o que é o plano de ação 5W2H e quais são as ocasiões que você pode usar essa metodologia, já pode aplicar na sua empresa.
Caso queira ler mais processos e outras metodologias, abaixo tem alguns textos que poderão ajudar você:
- Análise de processos organizacionais: o que é e como aplicar no negócio [4 etapas]
- O que é 5S e para que serve? Entenda como aplicar a metodologia
- 5 métodos para promover análise e melhorias de processos em uma empresa.
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