Como aplicar Kaizen: confira o passo a passo para conseguir melhorias

Para aprender como aplicar Kaizen em empresas é preciso entender que essa abordagem é uma filosofia de melhoria contínua. Ou seja, a prática se fundamenta em ideias e pressupostos que irão nortear a organização. 

Segundo o consultor Hiroaki Kokudai, formando em engenharia mecânica pelo ITA (Instituto Tecnológico da Aeronáutica), a palavra Kaizen vem do idioma japonês. Kai significa mudança e Zen significa para o bem. Esse termo costuma ter seu significado entendido como “melhoria contínua” ou “melhoria continuada”. 

A utilização do Kaizen envolve diversas técnicas e ferramentas diferentes que servem para alcançar a melhoria contínua na empresa ou fábrica. 

Uma frase que sintetiza o principal objetivo do Kaizen é: ‘Hoje melhor do que ontem, amanhã melhor do que hoje!’ 

Esse é o mandamento fundamental do Kaizen, fazer sempre o melhor. Para conseguir que sua empresa ou negócio evolua constantemente, é possível implementar um evento Kaizen. Como explicaremos ao decorrer deste artigo. 

Os 10 princípios do Kaizen

Estes princípios orientam as atitudes e decisões que serão tomadas em um evento Kaizen.

  1. Ênfase sempre na satisfação do cliente
  2. Promover evoluções contínuas
  3. Reconhecer os problemas abertamente e sem a cultura da culpabilização
  4. Promover abertura para a participação tanto de operários quanto de gestores
  5. Gerenciar projetos com equipes multifuncionais, ou seja, de diversos setores da empresa
  6. Desenvolvimento de autodisciplina 
  7. Informe todos os empregados
  8. Capacite os funcionários

Saiba mais sobre as transformações que uma equipe capacitada geram em uma empresa com a publicação “Círculo de Controle de Qualidade: 12 benefícios gerados por essa técnica”.

Se busca entender sobre a metodologia de forma mais rápida, confira nosso vídeo abaixo!


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Como surgiu o Kaizen?

Essa filosofia surgiu depois do fim da a segunda guerra mundial. O Japão, que fazia parte dos países de “Eixo”, perdeu a guerra e teve como resultado imensos problemas econômicos no país. 

Os Estados Unidos ocuparam o país, isso gerou mudanças nas leis trabalhistas japonesas. Foi determinado um ampliamento dos direitos e benefícios dos trabalhadores, dessa forma a relação com o trabalho foi se transformando. 

As empresas estavam em um período de decadência, as organizações precisam encontrar maneiras de evoluir e competir com grandes marcas, como a Ford. Portanto, o governo começou a incentivar estudos e criações de estratégias de administração.

Dentro desse contexto, de necessidade de crescimento econômico e ascensão dos direitos trabalhistas, surgiu o Kaizen: uma mudança para melhor. 

Características do Kaizen  

  • Foco nos processos
  • Utilizar técnicas simples e eficazes 
  • Atacar a causa raiz dos problemas
  • Todos os funcionários devem estar a par da implantação da filosofia 

Quando todos os colaboradores de um empreendimento ou fábrica estão a par dos princípios do Kaizen, isso gera uma mudança nos comportamentos dentro da empresa. 

Vamos conferir um exemplo da postura Kaizen: em uma empresa comum, um funcionário encontra um parafuso no chão, como não é parte de sua responsabilidade, ele ignora-o e segue suas tarefas de rotina. 

Já em uma companhia que siga filosofia, se há um parafuso no chão é porque houve uma variabilidade em algum processo. Nesse contexto, o próprio funcionário faz uma investigação sobre qual a causa raiz que gerou essa questão. Ele pode também comunicar aos superiores e relatar suas conclusões sobre o que gerou a variabilidade. 

Assim, todos saberão que ocorreu um problema dentro de determinado processo e que algo precisa ser reformulado. Isso previne que demais problemas ocorram. 

Evento Kaizen: aplicação da metodologia passo a passo

A metodologia Kaizen é aplicada através do que chamamos de “evento Kaizen”. Dessa forma, consegue-se aplicar os princípios da metodologia. 

Para implementar-se o evento Kaizen, a rotina da corporação irá mudar por alguns dias, geralmente 5 dias úteis. Assim, será realizado um programa para transformação dentro da empresa, visando a melhoria contínua. 

1) Como aplicar Kaizen: preparação

A realização do Kaizen pressupõe um bom planejamento, para que se tenha controle de todos os detalhes antes de sair fazendo. Essa estratégia gastará tempo e investimento financeiro, por isso precisa ser bem calculada para que não haja desperdícios. 

Saiba mais sobre o que é um “desperdício” dentro da visão de administração japonesa.

Nessa primeira fase, são definidos quais os principais problemas e oportunidades de melhoria. Também prepara-se os funcionários, caso necessário, com capacitações e treinamentos. É preciso que a equipe entenda a filosofia Kaizen e aprenda quais ferramentas serão executadas durante o evento. Normalmente,  uma equipe Kaizen possui de 5 a 10 participantes. 

2) Como aplicar Kaizen: mapeamento e identificação

Nessa etapa são analisados os processos nos quais as mudanças serão implementadas. Para isso, são realizados mapeamentos e seleção de dados estatísticos e indicadores sobre esses procedimentos. 

Com a realização da análise tem-se como objetivo a identificação das causas raízes. Também são avaliadas formas de correção das variabilidades identificadas através de hierarquizações. 

A hierarquização parte do princípio de causar o mais impacto dentro da fábrica com o menor esforço possível. 

3) Como aplicar Kaizen: transformações e controle

Nessa etapa são implementadas as ações visando o alcance das melhorias. Assim, são transformados os processos, os comportamentos e equipamentos que estão causando variabilidades. 

A parte final de um evento Kaizen é relacionada à padronização e ao controle. Pois, de nada adianta implementar transformações e não controlar essas mudanças. É preciso entender amplamente tanto as características dos processos como o que foi realizado visando melhorias.  

As ações implementadas devem ser mantidas, caso isso não seja realizado os problemas que foram solucionados com a realização do evento Kaizen podem retornar. Assim, não estariamos cumprindo o principal objetivo do evento ue é a transformação visando a melhoria, ou seja, sair de um patamar de qualidade e alcançar um mais elevado ainda. 

Curiosidades sobre o Kaizen

Em uma entrevista cedida pelo engenheiro Hiroaki Kokudai, mencionado anteriormente, ele ressaltou sobre como a criação do Kaizen foi influenciada pela cultura e religião japonesas. 

Ele explica que a busca pela perfeição é uma característica do Budismo, que é uma das principais religiões do Japão. Kokudai conta que as religiões influenciam diretamente a cultura japonesa e o modo de vida no país. 

Para o Budismo, vida está sempre em mudança contínua e há somente uma vida, ou seja, uma única chance de viver da melhor forma. Por isso, o Budismo busca a perfeição, deve-se tentar o melhor possível dentro das atitudes que tomamos. As formas de administração japonesas são influenciadas por essas características: “hoje melhor do que ontem”. 

O engenheiro afirma que a perfeição é impossível, mas a busca pela perfeição é possível e traz bons resultados. 

Kokudai também ressalta a diferença de comportamentos entre as culturas brasileira e japonesa. Ele conta que no Japão, uma vez por ano, o CEO limpa toda a empresa e até os arredores dela. Essa prática incentiva a humildade e respeito pela coletividade. 

Dicas para gestores

Ele também dá um conselho para gestores, de que a humildade pregada pela cultura japonesa é útil em diversos momentos. Por vezes, os gerentes tentam resolver tudo sozinhos e acabam estagnados, o trabalho em equipe pode gerar frutos mais produtivos. É preciso que o gestor peça ajuda, pergunte e converse com seus funcionários. 

O engenheiro também ressalta que o trabalhador precisa sentir-se confortável em falar sobre seus erros, porque é preciso dialogar sobre as falhas para que elas não aconteçam mais. Porém, isso só é possível se a empresa tiver maturidade e não exercer uma “cultura da culpa”. Ele afirma que o Sistema Toyota de Produção (TPS) não tem como principal foco achar culpados, há uma preocupação com o respeito ao trabalhador. O principal foco é tornar os sistemas mais fáceis e práticos, para que na hora que os operários os utilizem, não haja problemas. 

As ferramentas que costumam ser empregadas para mensurar e controlar os processos são o ciclo PDCA e DMAIC. Saiba mais sobre eles com a leitura destes artigos: O que é DMAIC: as 5 fases do Lean Six Sigma e 6 vantagens do PDCA: o que é e como implementar.

Essas e outras ferramentas e metodologias podem ser aprendidas com o curso da CAE de Lean Manufacturing, no qual são ensinados de forma aprofundada. Além disso, no curso também é ensinado como utilizar as ferramentas e suas formas de aplicação.

Esperamos que as informações sobre “como aplicar Kaizen” tenham lhe auxiliado. Quer continuar acompanhando conteúdos interessantes como esse? Acompanhe nosso blog, siga-nos no Facebook, LinkedIn ou assine o nosso canal no Youtube e não perca nenhuma novidade!

 

 

Autor

Formado em Engenharia Mecânica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP - com as certificações Green Belt - 6 Sigma, Aerodinâmica aplicada e Python no currículo, hoje faz parte do time da CAE Treinamentos, ministrando cursos e realizando consultorias na área.