Como implantar o 5s em 5 passos: mais eficiência em processos

Se você trabalha com qualidade ou com processos de melhoria contínua de processos, já aprendeu o que é 5S. Mas, sabe como implantar o 5S no dia a dia da sua empresa?

Apesar de simples, o passo a passo de como implantar o 5S poderá exigir mudanças físicas nas instalações da empresa, bem como treinamento de funcionários e gestores, para operarem de acordo com a metodologia 5S.

Pode ser que leve algum tempo até que o 5S seja totalmente implementado, mas haverá benefícios significativos em todo o processo de implementação.

Fique tranquilo, vamos te ajudar com este passo a passo de como implantar o 5s de maneira simples e objetiva para sua empresa.

Como implantar o 5s em 5 passos

Os mais diferentes tipos de negócios podem implementar o 5S para otimizar o dia a dia dos setores do negócio e tornar os processos mais eficientes.

Entre os negócios que comumente pesquisam sobre como implantar o 5S estão::

• fábricas;
• escritórios;
• pequenas empresas;
• órgãos públicos;
• grandes organizações multinacionais.

Então, se você se identificou, vamos seguir para o passo a passo de como implantar o 5S.

1. Faça um levantamento dos processos atuais

Uma vez que o 5S se preocupa com a organização e otimização de processos e setores é importante entender o dia a dia de cada área da empresa e identificar onde há um gargalo que atrasa a produtividade e excelência de cada prática empresarial.

Por exemplo, considere a organização de documentos, sejam eles físicos ou digitais. Como ela ocorre? Existe um padrão?

Uma das maneiras de medir isso é analisar o tempo de demora para encontrar um documento. Todos os colaboradores da empresa conseguem achar os documentos quando necessário?

A organização das mesas e gavetas também deve sofrer uma auditoria para garantir que haja organização e ordem.

2. Treinamento de equipe

Para implantar o 5S é preciso fornecer treinamento para uso de ferramentas de qualidade não apenas para os gestores, mas para todos os funcionários.

O 5S é uma metodologia aplicada em grupo isso quer dizer que ela demanda a participação de todos os funcionários da empresa. 

Cada um deve se responsabilizar por organizar e manter organizado o seu setor e os demais.

Cumprir processos de organização, entretanto, nem sempre é divertido por isso sua equipe deve receber treinamentos que a conscientize sobre o que é 5S e o que eles vão ganhar ao participar ativamente dessa “nova politica” adotada pela sua empresa.

3. Organize o ambiente

Com todos envolvidos e bem treinados é hora de colocar a mão na massa e organizar toda a empresa.

Comece retirando tudo o que esta nas gavetas, armários e mesas. Assim como você precisa esvaziar o guarda-roupa da sua cada para arruma-lo, você precisará fazer o mesmo dentro da sua empresa.

Reorganize cada coisa no lugar mais eficiente possível. Divida os objetos de acordo com:

• onde é usado;
• por quem é usado.

Se a equipe de atendimento é a que mais usa blocos de papel, impressora e tinta deixe esses itens próximos às mesas desses profissionais.

Adote o uso de etiquetas para saber o que há dentro de cada gaveta e caixa. Assim todo mundo sabe o que tem dentro de cada local de armazenamento, sem precisar abri-lo. Além disso fica mais fácil lembrar onde guardar depois de usar.

Se possível opte por caixas transparentes.

4. Oficialize a organização estabelecida

Após a primeira fase de organização é hora de criar padrões que organizem a estrutura da empresa para que funcionários antigos e novos saibam a quem recorrer em cada situação. Para isso crie:

• organogramas;
• fluxogramas;
• manual de procedimentos;
• diagramas;
• cronogramas de atividades com a periodicidade que devem obedecer.

Leia também: Como fazer um Diagrama de Ishikawa: aprenda e aplique a seus processos

5. Manutenção

Manutenção e monitoramento são termos que não podem ficar de fora do vocabulário de um gestor de qualidade e da diretoria da empresa.

Você não vai querer jogar por água abaixo todo o trabalho realizado até o momento, correto?

Por isso garanta que a organização criada esteja sendo cumprida e principalmente verifique se ela está contribuindo para maior produtividade da empresa e menor perda de tempo.

Auditorias periódicas são boas estratégias, mas fique de olho todos os dias no detalhes.

Dessa forma, você garante que os procedimentos estão sendo realizados da maneira correta e que todos estão seguindo os planos definidos.

Veja esse estudo de caso que fizemos aplicando os 5S:

O que é 5S?

Depois de ler o passo a passo de como implantar o 5S é bom recordar quais são suas etapas e o que cada uma delas prega para contribuir para um dia a dia sem interrupções e falhas.

Os cinco termos vindos do Japão representam os 5 passos em direção à excelência na gestão empresarial, operacional e de processo.

Senso de Utilização

Elimine os obstáculos que atrapalham a produção e o trabalho da equipe. Para isso:

• remova todos os itens desnecessários ao dia a dia de cada setor;
• realoque objetos e documentos nas áreas a que dizem respeito;
• dedique-se também à organização de documentos e ambientes digitais;
• certifique-se de que as pessoas certas estejam executando os trabalhos certos;
• identifique os líderes de cada área;
• crie um manual de cargos e funções para que todos saibam o que é de sua responsabilidade.

Senso de Organização

Organize as coisas de forma que elas estejam onde precisam ser usadas.

Reduza a necessidade dos funcionários caminharem até outra área para obter uma ferramenta que usam constantemente.

O resultado dessa pequena mudança deve gerar o fim do desperdício de tempo.

Senso de Limpeza

Os locais limpos são mais eficientes do que os sujos.

Além disso, um ambiente limpo contribui para que equipamentos e objetos durem mais tempo. Isso reduz custo e evita problemas de produção, como falhas e defeitos.

Senso de Padronização

A definição de padrões e processos ajuda a reduzir erros e inconformidades, além de aumentar a eficiência.

Não confunda isso com estagnação de processos. A constante evolução de processos é fundamental para que a empresa se mantenha moderna e competitiva, entretanto, todas as mudanças devem ser planejadas e testadas. Enquanto o melhor resultado de mudança não ocorre, a melhor estratégia é manter a equipe aplicando o padrão já estabelecido.

Senso de Disciplina

O senso de disciplina faz com que tudo o que foi listado até o momento seja realmente posto em prática.

Auditorias e inspeções pode ajudar a sustentar as melhorias obtidas nos outros quatro passos.

Para facilitar a implementação nas empresas você pode usar dinâmicas como ensinamos no podcast abaixo:

https://soundcloud.com/businessbreak/021-dinamicas-para-aplicacao-do-5s

Benefícios para todos

Agora que você aprendeu o passo a passo de como implantar o 5s, você verá que quando totalmente implementada, a ferramenta:

• aumenta o sentimento de organização;
• criar uma impressão positiva nos clientes;
• aumenta a eficiência da empresa.

Não só isso!

A equipe também se sentirá melhor em seu ambiente de trabalho.

Práticas de melhoria contínua, como o 5S e PDCA, podem levar a:

• menos desperdício;
• melhor qualidade do produto ou serviço;
• prazos de entrega mais rápidos.

A metodologia 5S não é apenas um sistema de limpeza, é uma abordagem integrada para aumentar a produtividade.

Resumindo, o 5S é uma ferramenta que desenvolve uma cultura organizacional com foco em:

• aumento de produção;
• melhora da qualidade;
• redução de custos;
• mais agilidade com as demandas;
• melhora na segurança;
• ampliação da moral da empresa e sua equipe.

Para obter o maior sucesso, a natureza e a implicação de cada “S” precisa ser compreendida por cada funcionário além de praticá-las regularmente.

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