Como reduzir custos na empresa: 4 estratégias + exemplos

Como reduzir custos na empresa? Com certeza, você já ouviu essa pergunta nas reuniões de onde você trabalha, certo? Afinal, economizar é a palavra de ordem!

Na esperança de aumentar a lucratividade ou na tentativa de escapar da crise do mercado, gestores e líderes se preocupam em otimizar processos e, consequentemente, limitar despesas.

Dessa forma, todos estão em uma busca constante por aprendizados relacionados a como reduzir custos na empresa.

As dúvidas desses profissionais são: por onde começar a diminuir gastos e como colocar estratégias de redução de custos nas empresas em prática?

Portanto, se você está disposto a mudar os processos da sua empresa para que eles sejam mais baratos e eficientes, reunimos neste post quatro estratégias.

Elas serão essenciais para que o seu dinheiro, a partir de hoje, seja investido da maneira correta. Confira!

4 maneiras de como reduzir custos na empresa

Aumentar o número de clientes e o faturamento são metas-desejo em qualquer empresa. Mas se ao alcançar esse objetivo os gastos também aumentarem, os seus problemas financeiros não estarão solucionados, certo? 

Portanto, é muito importante que você conheça algumas estratégias de redução de custos nas empresas rápidas e fáceis que poderão ser aplicadas no seu negócio em pouco tempo.  

Você já tem conhecimento de qual é a primeira medida a ser tomada? Então, vamos ao que interessa!

1 – Analise quais são os processos da sua empresa atualmente

O primeiro passo de como reduzir custos na empresa é a análise dos processos atuais realizados. Além disso, também é necessário fazer um levantamento de quais gastos são gerados através de cada um destes processos. 

Assim, você pode analisar o que é realmente necessário, o que é retrabalho e pode ser evitado, o que são gastos passíveis de redução e onde estão as falhas que deverão ser solucionadas.

Esse é o ponto de partida! Para criar qualquer plano ou metas para um projeto é preciso saber o que está impulsionando sua empresa a investir dinheiro de maneira desnecessária e até mesmo perder clientes. 

Dessa forma, é possível visualizar com maior precisão o estado atual e o que a empresa deseja alcançar.

Aprenda a encontrar e analisar os gastos ocultos da empresa com as dicas do vídeo abaixo:

2 – Aja conforme as necessidades

Essa estratégia de como reduzir custos na empresa não é para que gestores e líderes reduzam gastos a qualquer custo. E também não é fazer os colaboradores trabalharem com o mínimo de suporte e ferramentas possíveis. 

O objetivo é que retrabalhos e técnicas que não entregam os devidos resultados sejam evitadas e métodos ou ferramentas de otimização de tempo sejam implementadas. 

Por isso, identificar os pontos onde há falhas e erros passíveis de correção é de extrema importância. Assim, as ações subsequentes poderão ser colocadas em prática. 

Se houver necessidade de demissões, contratações, troca de servidores, atualização de equipamentos, estudos sobre novas metodologias de trabalho, tudo isso deverá ser planejado e executado o mais rápido possível. 

O foco não é somente diminuir o volume de investimento. Mas fazer com que esse mesmo investimento gere frutos maiores e mais lucrativos. 

Logo, o processo de redução pode servir tanto para diminuir o volume de investimentos quanto para aumentar os resultados.

3 – Crie metas

Tomadas as medidas necessárias, é preciso criar metas relacionadas a como reduzir custos na empresa. Sem metas não é possível realizar qualquer comparativo de melhoria ou regressão. 

E, consequentemente, não se tem em mente o valor ideal de gastos que uma empresa de um determinado porte precisa ter para entregar resultados eficientes e rápidos. 

Assim, levando em consideração o que foi modificado, estipule o quanto isso pode gerar de redução no volume de investimentos ou aumento de resultados. 

Sabe como definir objetivos e metas com eficiência? Dá uma olhada nas dicas do vídeo abaixo!

4 – Revise os processos 

A revisão periódica é, sem dúvida, uma das fases de maior importância de como reduzir custos na empresa. 

Quando gestores e líderes revisam os procedimentos e trabalhos realizados, conseguem enxergar com clareza o que tem sido eficiente e o que ainda não possui solução. 

Além disso, a revisão evita falhas amadoras e possíveis retrabalhos. Logo, depois de realizar todas as etapas anteriores, é indispensável que o acompanhamento seja diário

Até para entender se as metas estão sendo alcançadas, se há necessidade de novos ajustes ou se somente as ações tomadas já são suficiente para reduzir gastos desnecessários e ocasionar melhorias contínuas.

Muitas empresas acabam gastando muito mais do que deveriam justamente porque não realizam acompanhamento diário, não fazem a revisão dos processos e não possuem controle do quanto é investido em cada fase do projeto.

Por isso, é importante reconhecer todos os gastos que a empresa em questão tem atualmente. Independente se são irrelevantes ou não, tudo precisa ser levado em consideração e colocado na ponta do lápis.

Até porque a soma de irrelevâncias pode gerar um número bastante significativo de contas a serem pagas.

Exemplos de exemplos de redução de custos

Antes de falarmos de ferramentas que ajudam a reduzir os custos é importantes pensar onde as empresas podem fazer economias.

Alguns exemplos de redução de custos são:

  • Flexibilidade no modelo de trabalho: o home office é produtivo para sua empresa? Implementar um modelo de trabalho hibrido pode enxugar as contas da empresa, pelo menos da parte administrativa.
  • Investimento em automação: investir para reduzir custos na empresa faz sentido, pois as tecnologias de automação podem beneficiar desde a equipe de produção até os setores administrativos. Máquinas modernas e sistemas de CRM são alguns exemplos.
  • Use soluções mais sustentáveis: trocar lâmpadas comuns pelas de LED, diminuir o uso do ar condicionado, priorizar a comunicação digital para diminuir o consumo de papel, criar canecas para cortar gastos com copos plásticos são algumas exemplos fáceis de aplicar;
  • Renegocie com fornecedores: reveja contratos, valores e prazos de pagamento e dê prioridade ao que conseguem oferecer boas condições de preço e pagamento. A fidelização é um benefício mútuo e o fornecedor pode baratear as compras se a empresa fizer pedidos maiores.
  • Não acumule estoque: estoque é dinheiro parado, já ouviu isso? Com uma produção enxuta e bem organizada, a chance de acumular estoque é zero. Tenha processos que garantam o mínimo de sobra, apenas para cobrir qualquer urgência.

Para que seja possível promover essa redução interna de custos, há dois métodos conhecidos por colaborar com a otimização de processos e redução de custos e, logo, podem ajudar você nessa missão: o DMAIC e o PDCA

Ferramentas para reduzir custos: DMAIC e PDCA

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DMAIC

O DMAIC é um método de melhoria contínua e otimização de processos e pode ser usado como estratégias de redução de custos nas empresas. 

Ele tem o roteiro exato de como empresas podem ter uma visão mais ampla dos seus problemas e de como solucioná-los. 

Em uma explicação resumida, as cinco etapas deste procedimento são: definir, medir, analisar, melhorar e controlar. 

Imagem: Siteware.

Tudo isso faz com que resultados mais efetivos sejam alcançados como: 

  • melhora em processos e na gestão da empresa; 
  • melhora na qualidade de produtos e serviços; 
  • redução de custos e desperdícios;
  • aumento da produtividade. 

A união desses benefícios geram um retorno financeiro satisfatório. Com isso, há um aumento da competitividade dentro do mercado. 

O DMAIC faz parte de uma das vertentes do Lean Six Sigma. Se você deseja conhecer um pouco mais sobre a aplicação prática dentro de uma empresa, conheça nosso Checklist gratuito!

Leia também o post: Exemplo de projeto DMAIC em uma grande empresa.

PDCA

Outro método de como reduzir custos na empresa é o PDCA, uma ferramenta de gestão de qualidade. 

O pode ser resumido em quatro etapas diferentes: planejamento, ação, checagem e acompanhamento. Entenda melhor no nosso vídeo abaixo:

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É importante lembrar que a cada novo problema, surge uma oportunidade de melhorar os processos. Esse é o objetivo do PDCA. 

Seu escopo de utilização é tão amplo que até mesmo a ISO 9001:2015 recomenda a utilização da metodologia. 

Independente de qual seja a natureza da empresa em questão, essa ferramenta poderá ser eficiente na busca por resultados maiores e mais lucrativos. 

Assim, se você deseja entender de forma mais prática e aprofundada como reduzir custos na empresa e, consequentemente, aplicar essa técnica, a CAE Treinamentos oferece um Roadmap PDCA. Clique no link para fazer o download de um texto bastante rico e que poderá te ajudar.

Seja um expert em como reduzir custos

Agora você já sabe como reduzir custos na empresa começando por passos simples.

O caminho até a eficiência é longo e, em meio a crise atual do mercado, os gestores precisam saber por quais caminhos seguir para o negócio se recuperar.

No episódio #060 do nosso podcast Business Break, falamos sobre o tema ‘Retomada da economia x custos operacionais: o que fazer?’. Só dar o play abaixo para ouvir:

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A certificação White Belt vai te oferecer os conhecimentos básicos para começar a compreender o que é e como a metodologia Lean Seis Sigma pode influenciar resultados dentro de uma organização. 

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Autor

Autor de 2 livros publicados: "Lean Six Sigma: O guia básico da metodologia" e "101 Dúvidas sobre Lean Six Sigma". É formado em Engenharia Mecânica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP. Estudou Business and Process Management pela University of Arkansas - EUA, direcionando sua especialização em Lean Seis Sigma. Professor de empresas como BRF, Plasútil, Usiminas, Petrocoque, Avon, Mondelli, UNESP, JohnDeere e de mais de 35.000 alunos na comunidade online. Com mais de 26 mil certificados emitidos, é CEO da CAE Treinamentos, uma plataforma focada em melhoria contínua e gestão de processos.