Quando se pensa em processos burocráticos e fundamentais para uma companhia, o setor de RH costuma ser o líder dentro da organização da empresa. Afinal, é dentro dele que ocorrem as contratações, demissões, organizações de holerites e muitas outras etapas bastante morosas. Nesse sentido, saber quando aplicar o Lean Six Sigma no RH pode ser muito interessante e trazer uma gama de benefícios para uma organização.
Já que, através dessa metodologia é possível eliminar desperdícios, acabar com as tarefas improdutivas e deixar todo o funcionamento do setor mais enxuto, barato e lucrativo. Desse modo, a empresa economiza com a redução de gastos e ainda ganha com o aumento da produtividade.
Sabendo disso, aqui neste artigo trouxemos tudo que você precisa saber sobre RH e Lean Six Sigma trabalhando juntos. Assim, vai ficar muito mais fácil construir uma empresa lucrativa e super eficaz. Ficou curioso para saber mais? Continue acompanhando e descubra tudo sobre este assunto. Boa leitura!
Quais os principais problemas desse setor?
Como você pode perceber, o departamento pessoal é um dos setores com mais responsabilidades dentro das empresas. É função dele não apenas organizar a força de trabalho, mas também mantê-la sempre motivada e treinada para que possa produzir bem e com qualidade.
Nesse sentido, não é difícil imaginar os problemas que surgem dentro do setor o tempo todo. Isso costuma fazer com que o trabalho se torne ainda mais moroso e improdutivo, além de atrasar o andamento das demandas, fazendo com que as outras tarefas se acumulem.
Sabendo disso, entre os principais problemas encontrados dentro do setor de Recursos Humanos, podemos destacar:
- Desperdício de recursos, como uso indevido do valor disponibilizado para premiações e benefícios;
- Foco apenas nos resultados, sem entender o contexto diário do colaborador dentro da empresa;
- Falta de fornecimento de treinamento aos colaboradores, tornando a produtividade ainda menos eficiente;
- Excesso de processos manuais, sem ajuda da automatização e da tecnologia;
- Constantes mudanças nas legislações, atrapalhando o desenvolvimento de um quadro de normas específicas para a companhia;
- Falhas na comunicação interna entre os setores, bem como ruídos de informação entre as solicitações da gestão;
- Gestão de documentos incorreta, ocupando muito espaço no setor e atrapalhando o desenvolvimento das atividades;
- Excesso de burocracia para realizar tarefas simples.
Agora que você sabe quais são os problemas do setor de recursos humanos, vamos lhe apresentar quais são os principais ganhos e feitos da metodologia Lean Six Sigma, para que fique fácil entender como associá-la a rotina de um RH.
O que é a metodologia Lean Six Sigma?
O Lean Six Sigma nada mais é do que a união de duas metodologias de produção super famosas no mundo todo: o sistema lean e a ferramenta Six Sigma. Enquanto a primeira tem foco total na redução de desperdícios, a segunda vem para aumentar a qualidade de produção da empresa.
Nesse sentido, podemos dizer que o Lean Six Sigma se trata de uma ferramenta de gestão combinada, na qual ambas as técnicas são trabalhadas em conjunto para proporcionar melhores resultados para a companhia e gerar um aumento de lucro.
Se formos falar realmente em resultados da metodologia temos alguns cases muito importantes e relevantes:
- A Ambev implementou a metodologia Lean Six Sigma em seus processos e conseguiu se aproximar de 0,1% em sua linha de produção.
- A Dow aplicou conceitos de Six Sigma e teve ganhos de US$1,5 bilhões em apenas 3 anos.
- O Grupo Brasmotor introduziu o programa em suas atividades rotineiras e apurou em 2 anos ganhos de R$20 milhões.
- Utilizando a metodologia Lean Six Sigma, a empresa Polaroid conseguiu aumentar 6% dos lucros em suas produções.
- A GE economizou US$8 bilhões com a filosofia.
Sabendo de todos esses resultados, vamos entender como a metodologia poderia ser aplicada dentro do setor de recursos humanos e quais os ganhos trariam dentro dessa realidade de trabalho.
Quando o Lean Six Sigma poderia ser aplicado dentro do RH?
Como você pode perceber, utilizar o Lean Six Sigma é uma ótima opção para as companhias que estão buscando formas de melhorar a sua produção, tornando-a muito mais ágil e qualitativa. Portanto, vendo todos os problemas que os profissionais do setor de RH enfrentam, é possível ver a aplicação da filosofia.
Vamos a alguns exemplos simples de quando a metodologia poderia ser utilizada para solucionar problemas de RH.
Redução de desperdícios
Quando falamos em desperdícios, é normal pensar automaticamente em desperdício de dinheiro. O fato é que desperdício também está ligado a tempo.
Os profissionais do setor de Recursos Humanos são responsáveis por armazenar e controlar toda a parte documental de uma empresa: contratos, documentos pessoais dos colaboradores, comprovantes de pagamento e outros.
Imagina se todos esses documentos estão armazenados de maneira impressa. Ou seja, em papéis físicos, dentro de várias caixas. Se não há uma organização muito clara, imagina quanto tempo demoraria para que pudesse achar o contrato assinado há 2 anos?
Se você leva mais de 15 minutos para encontrar um documento simples, estamos diante de um enorme desperdício de tempo. Isso porque, é possível reduzir drasticamente esse tempo, se utilizarmos toda a tecnologia a nosso favor. Ou seja, armazenar toda essa documentação em pastas dentro de um drive ou um HD externo.
A metodologia Lean Six Sigma ajudaria o setor a implementar um projeto para automatizar essa documentação e reduzir esse tempo de procura, através da ferramenta PDCA, por exemplo.
Gestão de recursos
Os profissionais de recursos humanos também são responsáveis pela distribuição de bonificações, extras, treinamentos e outros. Especialmente falando de treinamentos, muitas vezes o gestor quer que os colaboradores façam determinados cursos e/ou treinamentos, no qual os conhecimentos aprendidos não são retornados para a empresa. Ou seja, são investimentos que não são muito bem aproveitados.
Vamos pensar o setor de vendas de uma empresa, o gestor sugere que todos os colaboradores realizem um treinamento de vendas. O setor de RH aprova a verba destinada ao treinamento. Porém, mesmo depois de meses do treinamento, nada do que foi aprendido foi aplicado na prática e os resultados continuam os mesmos.
Se temos o Lean Six Sigma como aliados, desenvolvemos um projeto para que esse investimento traga retornos palpáveis para a empresa. Por exemplo, o grande problema do setor de vendas está na conversão da prospecção para geração de oportunidades reais de vendas. Ou seja, o SDR (Sales Development Representative) acaba não conseguindo bater as metas de fechamento. O ideal seria entender qual está a % de conversão, estipular uma meta de aumento e colocar o treinamento como uma das etapas das melhorias a serem executadas dentro do setor.
Logo, os recursos distribuídos são melhores aproveitados e não desperdiçados.
Não deixe de conferir também o conteúdo sobre Gestão de recursos: entenda o que é e como aplicar.
Agora que você já sabe um pouquinho sobre como implementar o Lean Six Sigma nas atividades rotineiras dos profissionais de recursos humanos, vou compartilhar com você uma live que fizemos com uma profissional de RH para falar justamente sobre os pilares e resultados do Lean no RH. Clique aqui para assistir agora mesmo:
