Como alcançar a melhoria de processos nas empresas: 7 passos

A demanda para melhoria de processos nas empresas continua aumentando à medida que novas tecnologias surgem e a concorrência cresce.

As ferramentas de melhoria contínua de processos são fundamentais para manter sua empresa competitiva no mercado, aumentando seu desempenho e alcançando melhores resultados.

O primeiro passo para melhoria de processos nas empresas é identificar quais áreas precisam ser otimizadas.

Ao avaliar o que está funcionando bem e quais áreas poderiam ter seus resultados e processos melhor desenvolvidos, você poderá priorizar seu foco de atuação estratégica.

Uma cultura organizacional que busca pela melhoria de processos internos continuamente, também é capaz de analisar como cada etapa de sua produção afeta toda a organização e seus clientes.

Como, então, desenvolver melhoria de processos nas empresas?

Algumas etapas simples, são fundamentais para conhecer profundamente cada procedimento e poder traçar metas para melhorar uma empresa:

  • considere quais etapas do processo atual não estão funcionando ou estão apresentando falhas;
  • identifique se existem etapas que aumentam os custos operacionais;
  • converse com as pessoas que são diretamente afetadas por esse processo e descubra o que elas acham que está errado e como sugerem que o problema seja resolvido.

Independentemente do processo que você está tentando melhorar, o procedimento de melhoria segue um caminho semelhante.

A seguir, definimos 7 etapas importantes para alcançar a melhoria de processos nas empresas.

Tome nota e tente aplicá-las em seu negócio.

Melhoria de processos nas empresas: 7 passos para alcançá-la

1. Identifique a necessidade de melhoria de processos nas empresas

Para identificar a necessidade de melhoria de processos uma das formas mais eficazes é realizar uma auditoria que vai identificar problemas atuais ou potenciais. Para isso uma boa opção é adotar o método FMEA, que tem como objetivo prever e eliminar falhas seja em processos, produtos ou serviços da empresa.

Outra opção de ferramenta de qualidade que pode ser usada como metodologia para a melhoria de processos nas empresas é o diagrama de Ishikawa. Como ele você será capaz de visualizar sua empresa como um todo.

Aprenda como construir um, no artigo;Como fazer um Diagrama de Ishikawa: aprenda como aplicar a seus processos”.

A auditoria, além de identificar as oportunidades de melhoria, também deve indicar quais são as prioridades de mudanças.

Nesta fase, você também deve analisar como cada processo afeta:

  • a empresa;
  • os recursos;
  • funcionários;
  • clientes;
  • parceiros;
  • fornecedores, etc.

2. Analise o processo atual

Depois de identificar quais processos precisam passar por um processo de melhoramento e compreender a prioridade dessas mudanças, é hora de olhar para o que você tem hoje, em mãos, ou seja, você vai precisar analisar o procedimento atual.

Entenda como cada etapa do processo é executada e defina objetivos de melhoria realistas.

Para tornar o trabalho mais didático você pode tentar responder às perguntas como “o que está falhando, no processo?”, ” qual etapa demanda para tempo até a conclusão?”, entre outras.

3. Obter compromisso e suporte

De nada adianta toda essa análise se você não tiver o apoio e o compromisso dos funcionários e gestores, tanto para a compreensão como para a implementação das mudanças necessárias.

Tempo, recursos e mão de obra serão fundamentais para a mudança de um processo e todos devem estar cientes que isso nem sempre é simples. Paciência e dedicação serão seu braço direito.

4. Criar estratégia de melhoria

Até aqui você realizou uma análise do seus processos agora é a hora de desenvolver sua estratégia. É recomendável que você inclua na apresentação:

  • quais etapas do processo foram não estão funcionando;
  • por que e como elas devem ser aprimoradas;
  • e as implicações financeiras e de recursos para a alteração.

Recomenda-se que você defina objetivos realistas e que possam ser medidos ​​que estejam alinhados com seus objetivos estratégicos gerais. Entre eles você pode e deve considerar incluir metas como:

  • aumentar a participação de mercado;
  • buscar a redução de custos;
  • aumentar a produtividade;
  • manter um alto nível de satisfação do cliente.

5. Use a tecnologia na melhoria de processos internos nas empresas

O uso da tecnologia permite melhoria de processos internos nas empresas e otimização da forma como você gerencia seus negócios.

As ferramentas de gerenciamento de melhoria de processos, variam de planilhas à soluções de software prontas para uso e aplicativos desenvolvidos especificamente para negócios. Nossa indicação é que você conte com apps e softwares que automatizam parte da analise e das estratégias, para otimizar o seu tempo e a implementação de todas as mudanças.

6. Facilite a colaboração

A colaboração entre todos os interessados nas melhorias que a empresa pode receber com esse processo é uma maneira de aumentar a eficiência e, ao mesmo tempo, reduzir custos.

Crie um calendário virtual que todos possam acessar para ver as tarefas e seus responsáveis, use fóruns para a troca de ideias, enfim, estimule a colaboração e ouça todos os envolvidos. Ninguém melhor do que quem trabalha com as práticas adotadas para falar sobre seu funcionamento.

7. Acompanhamento e revisão

Assim como você revisou os processos existentes para descobrir onde melhorias poderiam ser feitas, você também deve revisar suas melhorias.

Monitore o progresso delas e verifique se estão atingindo os objetivos que você configurou.

Esteja pronto para ajustar seu plano conforme o seu andamento.

Fique em contato com sua equipe. Obtenha informações sobre como o novo processo está funcionando. Pergunte sobre possíveis pontos falhos ou problemáticos.

Com essas informações em mãos ajuste o seu plano para se certificar de que de fato trará melhoria de processos internos nas empresas.


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Conclusão

Uma metodologia de melhoria de processos nas empresas, com grande espaço no mercado é a Lean Seis Sigma. A utilização correta desse método prevê:

  • aumento da produtividade;
  • melhoria da qualidade de processos;
  • redução de custos e mais..

A implementação da metodologia exige uma compreensão de 2 fatores principais:

  • das necessidades do cliente de um negócio;
  • como funciona o sistema produtivo da empresa.

Cruzando essas duas informações será possível identificar quais aspectos internos precisam ser incrementados para melhorar a qualidade dos seus produtos e processos.

Em um segundo momento, é necessário buscar formas de eliminar as lacunas existentes. Para isso, serão definidas metas claras e elaborados projetos específicos para alcançar os objetivos traçados.

Realizar um curso sobre a metodologia Seis Sigma pode ser extremamente vantajoso para sua carreira.

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Autor

Formado em Engenharia Mecânica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP. Estudou Business and Process Management pela University of Arkansas - EUA, direcionando sua especialização em Lean Seis Sigma. Tornou-se Master Black Belt e hoje está à frente da CAE Treinamentos, ministrando cursos e realizando consultorias na área.

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