O método Kaizen tem origem japonesa e significa “melhoria”. No ambiente empresarial podemos traduzir para melhoria contínua.
Na prática, estamos falando de uma técnica que tem como objetivo aprimorar as etapas de produção, processos, serviços, produtos e entregas do produto final.
Falar sobre gestão de qualidade dentro de uma empresa e não citar o método Kaizen é quase impossível.
Ele é implementado em diversas companhias no mundo todo e faz parte da rotina empresarial de vários locais. Sendo assim, quem deseja manter sempre o máximo de qualidade na produção, precisa conhecê-lo e aplicá-lo.
Que as técnicas criadas pelos japoneses são sinônimo de eficácia nós já percebemos. No entanto, o método Kaizen produz resultados tão notáveis que se destaca entre as demais.
Sabendo disso, separamos aqui tudo sobre essa metodologia tão utilizada e que pode revolucionar a qualidade da sua empresa. No texto a seguir você vai aprender:
- O que é o método Kaizen?
- Quais são as etapas do Kaizen?
- Como o Kaizen é aplicado em uma organização?
O que é o Método Kaizen?
Como falamos rapidamente no início deste texto, Kaizen significa melhoria, ou, melhoria contínua.
Ele é uma técnica que visa aprimorar, durante todas as etapas da produção, a entrega do produto final.
Quando aplicado da maneira correta, o método Kaizen envolve todos os componentes da organização.
Gestão, líderes e colaboradores trabalham juntos em busca de um único objetivo: deixar todos os processos o mais fluídos possível e sem vestígios de falhas.
Quais são as etapas do Kaizen?
Entender o que é Kaizen passa pela compreensão de suas três etapas:
- preparação;
- evento;
- follow-up.
Em no máximo 30 dias essas três etapas devem ser implementadas para gerar a melhoria esperada, na área, setor, serviço ou processo desejado.
Para que isso seja realizado da maneira ideal é preciso que uma equipe seja designada para atuar em tempo integral na fase de “evento” e posteriormente realizar o acompanhamento que garantirá a manutenção das mudanças.
Deseja se aprofundar nessas três etapas? Indicamos que assista ao vídeo abaixo. Confira!
Objetivos do Método Kaizen
Que a melhoria contínua de processos é o objetivo principal do método Kaizen, já percebemos. Porém, quando colocada em prática, ela possui ainda subdivisões que podem ser implementadas como metas dentro da organização, melhorando ainda mais a produtividade da empresa.
Alguns exemplos são:
- Transferência de conhecimento entre todos os membros da equipe, desde os cargos mais altos até os operacionais;
- Engajamento dos profissionais como equipe, visando a maior produtividade e a redução de erros;
- Alcance de metas de todos da equipe;
- Ensinamentos sobre o uso dos recursos disponíveis e criação de novos, de modo que os colaboradores se tornem independentes em relação as suas tarefas (sem necessidade de ordens constantes da equipe de liderança).
Leia também: Como definir objetivos e metas: técnica SMART e 6 dicas essenciais
Como o Kaizen é aplicado em uma organização? Passo a passo
Depois de entender o que é e quais são os objetivos do método Kaizen, seguimos para a implementação do modelo.
Primeiro, é preciso entender que ele se baseia em outra ferramenta de gestão da qualidade: o ciclo PDCA. A sigla, por sua vez, significa:
- planejar;
- fazer;
- checar;
- agir.
Ou seja, atenção contínua dentro dos processos de melhoria.
Sabendo disso, vale entender os demais passos para uma aplicação simples, prática e efetiva dessa técnica.
1. Defina o líder Kaizen e a equipe participante do projeto
O primeiro passo para aplicar o Kaizen é saber exatamente quem fará parte dele.
Em um primeiro momento, o mais recomendado é fazer um teste com apenas parte da organização. Depois dos primeiros resultados, pode-se começar a incluir outros setores e incluir o Kaizen dentro de toda a cultura organizacional.
Para dar seguimento a técnica, é preciso ter um líder Kaizen que saiba exatamente quais serão os conceitos e objetivos a serem atingidos. Ele, por sua vez, será o responsável por explicar aos demais integrantes da equipe quais serão as atitudes tomadas e como elas serão aplicadas.
2. Identificação das falhas
Se o método Kaizen será implementado é porque há pontos para melhoria dentro da empresa (e sempre há).
Com base nisso, o líder e sua equipe devem, de maneira conjunta, identificar quais são eles.
Nesse momento também é fundamental entender o porquê das falhas estarem ocorrendo. Afinal, apenas assim será possível pensar nas melhores soluções para os respectivos problemas.
Leia também: Como fazer um Diagrama de Ishikawa: aprenda como aplicar a seus processos
3. Estabelecimento das metas
Um projeto que não possui metas é um projeto sem objetivo. Sendo assim, dentro do que é Kaizen, uma das etapas essenciais é o estabelecimento das metas.
Elas devem seguir o padrão SMART. Ou seja, precisam ser específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo específico.
Uma dica bacana é deixar as metas escritas em um cartaz facilmente visível por todos. Desse modo, o acompanhamento dos objetivos já atingidos fica mais fácil de ser observado.
4. Construção da linha de ação
Depois de saber exatamente o que deve ser feito, chega o momento de elaborar como essas atividades serão realizadas.
Novamente, juntamente com a equipe, as atitudes devem ser pensadas e baseadas nas metas estabelecidas.
O plano de ação deve estar escrito em alguma ATA, para que possa ser sempre acompanhado pelo líder.
5. Execução do plano
Sabendo o que deve ser feito, chegou o momento de aplicar a parte prática do método Kaizen:
- preparação;
- evento;
- follow-up.
Toda a produção deve ocorrer normalmente, mas agora com a implementação das resoluções propostas.
Essa é a fase na qual o engajamento da equipe deve se mostrar o mais efetivo possível. Dessa forma, caso alguém esteja desmotivado ou desviando das propostas, todos poderão retomá-lo a linha inicial.
6. Monitoramento constante e observação das metas
O último passo da implementação do método Kaizen não poderia ser outro: monitoramento dos resultados alcançados.
Em pouquíssimos dias já será possível perceber se as soluções para as falhas foram efetivas ou se elas continuam ocorrendo. Além disso, a equipe também constatará se as metas foram alcançadas por meio dos indicadores de desempenho de processos.
Se sim, torna-se evidente que o projeto já pode ser apresentado para o restante da organização. Se não, é sempre válido rever cada um dos passos e iniciar novamente, sem nunca abandonar essa técnica.
A relação entre a produtividade e o método Kaizen
Entendendo o que é o método Kaizen, seus objetivos e método de implementação, torna-se evidente o quanto ele pode ser fundamental dentro da linha de produção.
Afinal, o seu objetivo de melhoria contínua é capaz de diminuir erros e falhas. Através dele, a identificação de problemas se torna bem mais efetiva, até mesmo prevendo possíveis prejuízos.
Sabendo de tudo isso, comece hoje mesmo a estudar sobre o método Kaizen para preparar a sua equipe.
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