Método Kaizen: como revolucionar a produtividade da empresa!

O método Kaizen tem origem japonesa e significa “melhoria”. No ambiente empresarial podemos traduzir para melhoria contínua.

Na prática, estamos falando de uma técnica que tem como objetivo aprimorar as etapas de produção, processos, serviços, produtos e entregas do produto final.

Falar sobre gestão de qualidade dentro de uma empresa e não citar o método Kaizen é quase impossível.

Ele é implementado em diversas companhias no mundo todo e faz parte da rotina empresarial de vários locais. Sendo assim, quem deseja manter sempre o máximo de qualidade na produção, precisa conhecê-lo e aplicá-lo.

Que as técnicas criadas pelos japoneses são sinônimo de eficácia nós já percebemos. No entanto, o método Kaizen produz resultados tão notáveis que se destaca entre as demais. 

Sabendo disso, separamos aqui tudo sobre essa metodologia tão utilizada e que pode revolucionar a qualidade da sua empresa. No texto a seguir você vai aprender:

  • O que é o método Kaizen?
  • Quais são as etapas do Kaizen?
  • Como o Kaizen é aplicado em uma organização?

O que é o Método Kaizen?

Como falamos rapidamente no início deste texto, Kaizen significa melhoria, ou, melhoria contínua.

Ele é uma técnica que visa aprimorar, durante todas as etapas da produção, a entrega do produto final.

Quando aplicado da maneira correta, o método Kaizen envolve todos os componentes da organização.

Gestão, líderes e colaboradores trabalham juntos em busca de um único objetivo: deixar todos os processos o mais fluídos possível e sem vestígios de falhas.

Quais são as etapas do Kaizen?

Entender o que é Kaizen passa pela compreensão de suas três etapas:

  • preparação;
  • evento;
  • follow-up.

Em no máximo 30 dias essas três etapas devem ser implementadas para gerar a melhoria esperada, na área, setor, serviço ou processo desejado.

metodo Kaizen

Para que isso seja realizado da maneira ideal é preciso que uma equipe seja designada para atuar em tempo integral na fase de “evento” e posteriormente realizar o acompanhamento que garantirá a manutenção das mudanças.

Deseja se aprofundar nessas três etapas? Indicamos que assista ao vídeo abaixo. Confira!

Objetivos do Método Kaizen

Que a melhoria contínua de processos é o objetivo principal do método Kaizen, já percebemos. Porém, quando colocada em prática, ela possui ainda subdivisões que podem ser implementadas como metas dentro da organização, melhorando ainda mais a produtividade da empresa.

Alguns exemplos são:

  • Transferência de conhecimento entre todos os membros da equipe, desde os cargos mais altos até os operacionais;
  • Engajamento dos profissionais como equipe, visando a maior produtividade e a redução de erros;
  • Alcance de metas de todos da equipe;
  • Ensinamentos sobre o uso dos recursos disponíveis e criação de novos, de modo que os colaboradores se tornem independentes em relação as suas tarefas (sem necessidade de ordens constantes da equipe de liderança).

Leia também: Como definir objetivos e metas: técnica SMART e 6 dicas essenciais

Como o Kaizen é aplicado em uma organização? Passo a passo

Depois de entender o que é e quais são os objetivos do método Kaizen, seguimos para a implementação do modelo.

Primeiro, é preciso entender que ele se baseia em outra ferramenta de gestão da qualidade: o ciclo PDCA. A sigla, por sua vez, significa:

  • planejar;
  • fazer;
  • checar;
  • agir.

Ou seja, atenção contínua dentro dos processos de melhoria.

Sabendo disso, vale entender os demais passos para uma aplicação simples, prática e efetiva dessa técnica.

1. Defina o líder Kaizen e a equipe participante do projeto

O primeiro passo para aplicar o Kaizen é saber exatamente quem fará parte dele.

Em um primeiro momento, o mais recomendado é fazer um teste com apenas parte da organização. Depois dos primeiros resultados, pode-se começar a incluir outros setores e incluir o Kaizen dentro de toda a cultura organizacional.

Para dar seguimento a técnica, é preciso ter um líder Kaizen que saiba exatamente quais serão os conceitos e objetivos a serem atingidos. Ele, por sua vez, será o responsável por explicar aos demais integrantes da equipe quais serão as atitudes tomadas e como elas serão aplicadas.

2.  Identificação das falhas

Se o método Kaizen será implementado é porque há pontos para melhoria dentro da empresa (e sempre há).

Com base nisso, o líder e sua equipe devem, de maneira conjunta, identificar quais são eles.

Nesse momento também é fundamental entender o porquê das falhas estarem ocorrendo. Afinal, apenas assim será possível pensar nas melhores soluções para os respectivos problemas.

Leia também: Como fazer um Diagrama de Ishikawa: aprenda como aplicar a seus processos

3.  Estabelecimento das metas

Um projeto que não possui metas é um projeto sem objetivo. Sendo assim, dentro do que é Kaizen, uma das etapas essenciais é o estabelecimento das metas.

Elas devem seguir o padrão SMART. Ou seja, precisam ser específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo específico.

Uma dica bacana é deixar as metas escritas em um cartaz facilmente visível por todos. Desse modo, o acompanhamento dos objetivos já atingidos fica mais fácil de ser observado.

4.  Construção da linha de ação

Depois de saber exatamente o que deve ser feito, chega o momento de elaborar como essas atividades serão realizadas.

Novamente, juntamente com a equipe, as atitudes devem ser pensadas e baseadas nas metas estabelecidas.

O plano de ação deve estar escrito em alguma ATA, para que possa ser sempre acompanhado pelo líder.

5. Execução do plano

Sabendo o que deve ser feito, chegou o momento de aplicar a parte prática do método Kaizen:

  • preparação;
  • evento;
  • follow-up.

Toda a produção deve ocorrer normalmente, mas agora com a implementação das resoluções propostas.

Essa é a fase na qual o engajamento da equipe deve se mostrar o mais efetivo possível. Dessa forma, caso alguém esteja desmotivado ou desviando das propostas, todos poderão retomá-lo a linha inicial.

6. Monitoramento constante e observação das metas

O último passo da implementação do método Kaizen não poderia ser outro: monitoramento dos resultados alcançados.

Em pouquíssimos dias já será possível perceber se as soluções para as falhas foram efetivas ou se elas continuam ocorrendo. Além disso, a equipe também constatará se as metas foram alcançadas por meio dos indicadores de desempenho de processos.

Se sim, torna-se evidente que o projeto já pode ser apresentado para o restante da organização. Se não, é sempre válido rever cada um dos passos e iniciar novamente, sem nunca abandonar essa técnica.

A relação entre a produtividade e o método Kaizen

Entendendo o que é o método Kaizen, seus objetivos e método de implementação, torna-se evidente o quanto ele pode ser fundamental dentro da linha de produção.

Afinal, o seu objetivo de melhoria contínua é capaz de diminuir erros e falhas. Através dele, a identificação de problemas se torna bem mais efetiva, até mesmo prevendo possíveis prejuízos.

Sabendo de tudo isso, comece hoje mesmo a estudar sobre o método Kaizen para preparar a sua equipe.

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Autor

Sou graduado em Jornalismo pela Universidade Estadual Paulista (UNESP), pós-graduação em Jornalismo Esportivo pelo Instituto de Pós-Graduação e Graduação (IPOG), especialização em revisão pela Unicamp, além de cursos de revisão e otimização de textos pela Rock Content.

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