Você conhece o método PDCA? É uma excelente ferramenta da qualidade para planejamento e aplicação de processos, previsão e solução de falhas e análise dos resultados obtidos.
O método PDCA funciona por meio de um ciclo e pode ser aplicado em diversas áreas de uma empresa.
Uma das grandes vantagens do PDCA é a possibilidade de aplicação aos mais diversos tipos de empreendimentos, por atuar em diversas frentes com o foco na melhoria contínua de processos.
O método PDCA é uma ferramenta útil tanto para pequenos comércios quanto para grandes indústrias.
Mas de onde ele surgiu?
Quem criou o ciclo PDCA?
E como aplicá-lo?
Continue a leitura para saber tudo sobre a ferramenta PDCA neste post!
Método PDCA: principais características
O método PDCA ou ciclo PDCA, como também é conhecido, é uma ferramenta de gestão cujo objetivo é promover a melhoria contínua dos processos por meio de quatro ações cíclicas:
- planejar (plan);
- fazer (do);
- checar (check);
- agir (act).
Estas ações são realizadas em um ciclo para que seja mais simples de compreender não só o motivo de um problema ter surgido, mas também como solucioná-lo.
Para isso, é preciso focar na causa e não nas consequências do problema.
Dessa forma, quando a oportunidade de melhorar for identificada, o próximo passo é colocar em ação as atitudes necessárias para promover as mudanças que poderão ajudar a atingir os resultados com maior qualidade e eficiência.
Vale lembrar que o método PDCA surge partindo do princípio que o planejamento das ações não é algo que acontece uma só vez, mas sim que pode mudar ao longo da aplicação do projeto.
Assim, a metodologia PDCA — planejar, fazer, verificar e agir — contribui exatamente para este controle, por ser contínuo.
Entenda mais sobre as características da metodologia com nosso vídeo abaixo:
Quem criou o ciclo PDCA?
Na década de 20, Walter Andrew Shewhart, físico norte-americano, renomado por sua atuação na área de controle estatístico de qualidade, criou o método PDCA.
Porém, foi só na década de 1950 que o método foi popularizado em todo o mundo pelo professor William Edwards Deming, outro estudioso dedicado às melhorias dos processos produtivos dos Estados Unidos.
Como funciona a ferramenta PDCA?
Como mencionamos há alguns parágrafos acima, a sigla PDCA significa “plan”, “do”, “check” e “act”, termos que são traduzidos como “planejar”, “fazer”, “verificar” e “agir”, respectivamente.
Estes são os quatro passos do ciclo e, geralmente, o método é implantado pelo planejamento — embora, claro, seja permitido e até mesmo indicado variar esta sequência de acordo com os objetivos da empresa.
Veja detalhadamente as fases do ciclo PDCA no passo a passo abaixo.
1ª etapa: Planejamento
Vamos começar pelo “Plan”, que direciona o foco para a parte estratégica. Assim, você irá reunir e analisar as informações necessárias para poder definir objetivos e metas empresariais.
Para elaborar um plano que resolva os problemas da organização, uma boa dica é começar pela identificação do problema.
Defina a questão que deve ser resolvida e qual é a importância dela para o desenvolvimento da atividade. Este é o momento de buscar:
- o histórico do problema;
- as consequências causadas por ele;
- uma data para que esteja solucionado.
Em seguida, observe o problema, seus detalhes e considere vários pontos de vista para isso.
É nesta fase que o grupo poderá estimar qual o orçamento necessário para solucionar o problema.
Depois, analise o problema, buscando entender as possíveis causas.
Quando descobri-las, coloque-as em ordem de relevância e destaque as que são mais prováveis. As mais improváveis podem ser descartadas.
Finalmente, chegou a hora de criar ações para solucionar o problema, para isso você pode usar o método de plano de ação 5W2H é uma boa ferramenta para ser utilizada.
2ª etapa: Execução
Na fase “Do” é a hora de executar o plano de ação que você criou acima.
Esta é uma das etapas mais importantes do método PDCA e deve ser tratada como tal, com acompanhamento para que as ações sejam executadas seguindo o que foi planejado.
E não se esqueça de anotar os resultados de cada tarefa concluída para ter um acompanhamento eficiente.
3ª etapa: Verificação
No item “check”, verifique o que foi executado e quais foram os resultados obtidos até o momento com o plano de ação.
Essa é uma fase que pode envolver grupos ou até mesmo pessoas externas ao time responsável pela solução do problema em questão.
Assim, verifique se o que foi planejado já está implantado, e compare também os resultados entre o antes e depois do alcance da meta proposta.
4ª etapa: Ação
Chegamos à etapa final. Para encerrar esta fase do método PDCA, faça uma análise do que foi feito até o momento e padronize as ações que deram certo no plano de ação para evitar que o problema volte a aparecer.
Para isso, crie ou revise os documentos que contêm a descrição dos processos.
Em seguida, reúna a sua equipe para que todos reflitam sobre os resultados alcançados — e aqui vale usar gráficos, fotos e outras ferramentas pertinentes — para documentar juntos o que deu certo e o que não deu.
Pensem juntos sobre os benefícios do método PDCA e quais serão os planos para o futuro.
Cuidados na hora de implementar o PDCA
Vale destacar que há alguns cuidados importantes para o método PDCA ser aplicado com eficiência.
1. O recomendado é avançar para a fase “fazer” somente depois de ter se dedicado à exaustão à fase de planejamento.
2. O mesmo vale para a fase “agir”: se você perceber que nesta etapa existem repetições demais, vale retornar para a fase “planejar” para descobrir o que está acontecendo de errado.
3. Outra dica importante para a execução ideal do método PDCA é nunca pular fases ou não investir o tempo necessário nos questionamentos e busca dos porquês, pois isso tudo pode acabar causando uma espécie de curto-circuito no ciclo.
Benefícios do método PDCA
Como o objetivo deste método é uma melhoria que não acaba nunca — vamos relembrar, ela é contínua! —, ele possui diversos benefícios. Com o método PDCA é possível:
- facilitar a tomada de decisões;
- promover o aprendizado contínuo;
- criar processos de gestão mais ágeis;
- alcançar objetivos e muito mais.
Outro benefício é evitar que soluções não tão eficientes desperdicem tempo sendo implementadas, já que você conhecerá as melhores estratégias para abordar seu problema.
Outro benefício importantíssimo para a empresa é o diagnóstico apurado sobre os processos, com um olhar objetivo nas falhas e busca por soluções.
Leia também: O que é FMEA em gestão da qualidade: 11 passos para aplicar
Todas essas características indicam as vantagens de enraizar a cultura do método PDCA na organização para alcançar estes benefícios.
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Aprenda mais sobre ferramentas de qualidade
Existem várias ferramentas que colaboram para a implementação da melhoria contínua nas empresas, como o método PDCA.
Aprenda mais sobre esse filosofia de gestão no post #001 do nosso podcast Business Break que tem como tema: ‘Melhoria contínua: realidade ou modismo?‘:
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No vídeo abaixo, nosso expert Black Belt, Carlos Sander, compara o PDCA com o método Six Sigma. Confira:
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Esperamos que nosso artigo sobre o método PDCA tenha complementado seus conhecimentos. Para continuar desenvolvendo seu aprendizado, recomendamos as seguintes leituras:
- 6 vantagens do PDCA;
- 6 fases da metodologia de gerenciamento de processos;
- Exemplos de PDCA em uma empresa.
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