Projeto de melhoria cont√≠nua para empresa: como fazer ūüďĚ

Sem tempo para ler o post? Ent√£o, escute o epis√≥dio “Melhoria cont√≠nua: realidade ou modismo?” do nosso podcast Business Break:

Criar um projeto de melhoria contínua dentro de uma empresa é começar um ciclo que só terá fim se o negócio não existir mais. Afinal, nada é tão bom que não possa melhorar, não é mesmo?

Por isso, aplicar a melhoria contínua coloca as empresa em um ciclo em que se busca constantemente o aprimoramento dos processos existentes.

Mas não se trata de uma busca aleatória. O projeto de melhoria contínua de processos é orientado pelos objetivos do negócio, pelas oportunidades que as novas tecnologias oferecem e pela integração de todos os departamentos nesse objetivo.

Já pensou em criar um projeto de melhoria contínua para sua empresa? Continue lendo e entenda o conceito, como elaborar e exemplos de melhoria contínua.

O que é um projeto de melhoria?

Um projeto de melhoria contínua é um plano que vai orientar o aprimoramento constante dos processos de um negócio.

Essa metodologia se encaixa tanto para empresas que produzem produtos ou matérias-primas ou que prestam algum tipo de serviço.

Uma vez criado um projeto de melhoria contínua, os gerentes e a equipe realizam a gestão para que os processos estabelecidos não fiquem defasados.

A melhoria contínua é um motor da inovação nas empresas, pois tanto as mudanças internas quantos as externas que impactam o cliente podem resultar em benefícios para o crescimento do negócio.

Para ter sucesso em um projeto de melhoria contínua, entretanto, é importante contar com uma equipe forte e comprometida com essa busca. Confira abaixo como começar o planejamento.

Como fazer um projeto de melhoria dentro de uma empresa 

Antes de começar um projeto de melhoria contínua é importante entender que para ter resultados consistentes não se deve abandonar o planejamento inicial.

O próprio nome dessa metodologia já reforça que continuidade é fundamental para conquistar melhorias que vão fazer o negócio evoluir.

Se bem orientado desde o começo, o projeto de melhoria contínua ganha um passo a passo para que cada etapa seja realizada.

A seguir, separamos cinco passos para aplicar a melhoria cont√≠nua nos neg√≥cios: 

1. Entender o problema

Uma mudança não começa sem um motivo. Então para criar um projeto de melhoria contínua é preciso entender o(s) problema(s) que a empresa enfrenta.

Pensando na complexidade que cada negócio tem, é importante fazer essa análise inicial para direcionar os esforços para os pontos certos.

Além disso, entender quais são os problemas que estão barrando a evolução do negócio ajuda a determinar as metodologias e ferramentas que serão necessárias para lidar com a questão.

Nessa fase, os gerentes e os diretores se re√ļnem para apresentar seus processos, mostrar os feedbacks dos clientes para saber onde ser√° necess√°rio fazer mudan√ßas. 

2. Analisar o comportamento atual da empresa

Se n√£o existe um projeto de melhoria cont√≠nua em execu√ß√£o, pode ser necess√°rio fazer uma revis√£o geral e mais ampla dos padr√Ķes elaborados para criar essa cultura. 

Mas o trabalho tamb√©m pode ser pontual para continuar aprimorando uma melhoria j√° implementada, sem precisar de reestrutura√ß√Ķes mais profundas.

Ent√£o o segundo passo do planejamento √© usar a an√°lise do passo #1 para entender como os funcion√°rios trabalham e em quais pontos da produ√ß√£o ou da presta√ß√£o do servi√ßo est√£o os ‚Äúerros‚ÄĚ mais significativos.

Essas duas primeiras etapas estar√£o conectadas, pois para entender os problemas da empresa √© preciso analisar o fluxo de trabalho atual, quais padr√Ķes existem ou n√£o, como o resultado final dos processos √© afetado positiva ou negativamente, etc.

3. Mobilizar o apoio da diretoria e dos funcion√°rios

√Č fundamental obter o compromisso da diretoria e dos funcion√°rios para come√ßar e manter o projeto de melhoria cont√≠nua gerando resultados.

Para que este conceito entre na cultura organizacional da empresa e se transforme em um valor, é preciso investir no treinamento das equipes.

Cada departamento deve repassar as an√°lises para suas equipes e mostrar a import√Ęncia que a padroniza√ß√£o de alguns processos vai gerar para o neg√≥cio e para o trabalho em si. 

Essa contextualização vai conduzir a equipe de forma organizada e lógica, o que facilita o entendimento do projeto e seus benefícios.

Com a√ß√Ķes consistentes, a equipe consegue se mobilizar, pois entende no que est√° trabalhando e como pode ajudar apontando novos rumos para as atividades atuais. 

4. Escolher a metodologia para sustentar o projeto de melhoria contínua

Entendendo o problema, analisando os processos atuais e tendo a equipe comprometida com o projeto de melhoria contínua, é hora de definir qual metodologia vai sustentar sua execução.

Aqui vale destacar a import√Ęncia de ter profissionais capacitados na equipe que conhe√ßam as metodologias que levam a melhoria cont√≠nua.

Leia mais sobre essa capacita√ß√£o no post: ‚ÄúPor que ter forma√ß√£o Lean Six Sigma em seu curr√≠culo? [05 motivos].‚ÄĚ

Mas n√£o basta escolher uma aleatoriamente e executar j√° que todas levam ao objetivo desejado? N√£o!

Para escolher a metodologia ideal é preciso pensar:

  • no que est√° sendo analisado; 
  • na complexidade do cen√°rio em que o neg√≥cio se encontra; 
  • se j√° existem padr√Ķes implementados e melhoria cont√≠nua na empresa.

Com essas informa√ß√Ķes em m√£os, decide-se entre: Lean Manufacturing, Lean Six Sigma, m√©todo Kaizen, PDCA, entre outros m√©todos.

5. Colocar a metodologia em pr√°tica

Agora chega a etapa prática do projeto de melhoria contínua. Definida a metodologia adequada para gerenciar a situação atual do negócio, ela entra em ação.

Para que a teoria gere resultados na execução é fundamental ficar atento a cada novo processo, acompanhar os indicadores e fazer análises periódicas do projeto para continuar evoluindo.

Mantendo as planilhas de acompanhamento atualizadas, a equipe consegue entender onde está dando certo e onde ainda precisa aprimorar, mantendo o ciclo de melhoria contínua ativo.

Exemplos de projeto de melhoria contínua

Como j√° mencionamos acima, o projeto de melhoria cont√≠nua pode envolver a empresa como um todo, em uma reestrutura√ß√£o geral ou ser pontual em um departamento que precise aprimorar seus padr√Ķes atuais.

Por isso, não pule a análise inicial para dimensionar a complexidade do trabalho que será preciso executar. Alguns exemplos de melhoria contínua que as empresas executam são:

Implementa√ß√£o de softwares de gest√£o: a transforma√ß√£o digital est√° digitalizando muitas opera√ß√Ķes manuais que facilitam o dia a dia das empresas. Softwares de vendas, de gest√£o financeira, de projetos s√£o alguns exemplos de melhorias que acompanham processos-chave dos neg√≥cios e que auxiliam todas as √°reas envolvidas.

Desenvolvimento da comunica√ß√£o: a comunica√ß√£o interna √© t√£o importante quanto a comunica√ß√£o com o cliente. Implementar um sistema √ļnico ao qual todos t√™m acesso facilita a intera√ß√£o, compartilhamento de arquivos, trocas de ideias, etc.

Organização do ambiente de trabalho: sem um ambiente limpo, organizado e padronizado os funcionários não conseguem ser produtivos. Um exemplo de projeto de melhoria contínua que lida com esse problema é o método 5S que organiza desde o chão de fábrica até os espaços de gestão.

Aprenda a criar um projeto de melhoria para empresa

Para colocar um¬† projeto de melhoria cont√≠nua em pr√°tica √© preciso ter conhecimento. Se voc√™ quer mais informa√ß√Ķes para criar o seu, baixe nosso e-book: Como otimizar processos em PME’s.¬†

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Autor

Formado em Engenharia Mec√Ęnica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP. Estudou Business and Process Management pela University of Arkansas - EUA, direcionando sua especializa√ß√£o em Lean Seis Sigma. Tornou-se Master Black Belt e hoje est√° √† frente da CAE Treinamentos, ministrando cursos e realizando consultorias na √°rea.

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