Nas organizações, é importante que os colaboradores tenham conhecimento do método PDCA. Trata-se de uma metodologia de melhoria e gestão de processos baseada em quatro princípios cíclicos: Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar) e Action (agir).
Também conhecida como Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming, esta metodologia foca na agilização dos processos de gestão, para que se tornem mais claros, objetivos e eficientes. Tudo isso acontece por meio de um ciclo: quando a última fase é finalizada, o ciclo é reiniciado para identificar novas oportunidades de melhoria que não foram observadas antes e, assim, manter a empresa sempre em busca de inovação.
Mas e se os resultados obtidos não forem satisfatórios? Bem, neste caso, é necessário revisar o PDCA, retomar o ciclo desde a fase inicial e verificar quais medidas podem ser tomadas para resolver os problemas que surgiram e assim por diante em todos os processos.
De onde surgiu o PDCA?
A história desta metodologia remete à época da Segunda Guerra Mundial, quando o professor William Edwards Deming viajou para o Japão a fim de ajudar as empresas nipônicas a se reestruturarem depois da derrota do conflito.
A economia do país estava devastada, de modo que foi necessário que alguma medida urgente fosse tomada para evitar um eventual colapso. Foi aí que surgiu o método PDCA da forma que conhecemos hoje; Deming sugeriu que as propostas de Walter Andrew Shewhart, físico norte-americano, fossem aprimoradas.
Deming já era um profissional renomado, muito conhecido por seus esforços nos processos produtivos de qualidade em seu país. Assim, suas ações foram essenciais para a popularização do ciclo PDCA, que foi utilizado de forma efetiva em um dos piores momentos da economia japonesa.
Afinal, quais são as fases do PDCA?
Como mencionamos acima, o ciclo PDCA é formado por quatro etapas, que consistem em planejar um sistema, executar o que foi planejado, verificar se esta execução está seguindo o plano e, por fim, tomar ações para corrigir e melhorar eventuais pontos que forem necessários.
A primeira etapa, de planejamento, consiste em estabelecer os objetivos necessários para entregar os resultados esperados de acordo com as metas da empresa. Já a segunda, que diz respeito à execução do plano feito anteriormente, consiste em executar o processo ou até mesmo fazer o produto planejado.
Em seguida, é necessário estudar os dados que foram obtidos na fase de execução para compará-los com os resultados esperados na primeira etapa. Assim, fica mais visível se houve diferenças entre o que foi planejado e o que realmente ocorreu. Por fim, a última fase do PDCA é tomar as ações corretivas e de melhorias sobre essas diferenças que foram notadas. Aqui, vale também analisar as diferenças para verificar suas causas.
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Aplicação prática do PDCA e Diagrama Espinha de Peixe
Pode parecer trabalhoso à primeira vista, mas a verdade é que o método PDCA pode ser utilizado na prática junto de algumas ferramentas de gestão em cada uma das fases, que ajudam a deixar tudo mais claro. Por ora, vamos focar em apenas uma delas: o Diagrama de Ishikawa, ou “Diagrama Espinha de Peixe”.
O que é o Diagrama de Ishikawa?
Também conhecida como “Diagrama de Espinha de Peixe” ou “Diagrama de Causa e Efeito”, esta é uma ferramenta de qualidade que ajuda a levantar e visualizar as causas (efeitos) de um problema, analisando todos os fatores envolvidos no processo.
Este método foi criado na década de 60 por Kaoru Ishikawa, e envolve todos os aspectos que podem ter causado o problema. Assim, as chances de que algum detalhe seja esquecido ou desconsiderado diminuem bastante.
O Diagrama de Ishikawa trabalha com a relação existente entre os resultados indesejados de um processo e os fatores que podem contribuir para que este tenha acontecido. As causas do problema são levantadas e organizadas, de modo que o resultado final é bem parecido com o desenho do esqueleto de um peixe.
Como aplicar o Diagrama Espinha de Peixe no PDCA?
Conforme mencionamos, a primeira fase é a de planejamento. Utilize este momento para estabelecer os objetivos e processos que serão necessários para entregar os resultados esperados pela organização – sempre respeitando a missão, valores e políticas da empresa.
Nesta etapa inicial, já é possível aplicar o Diagrama de Ishikawa para visualizar com mais clareza tanto a situação em questão quanto as suas etapas. O Diagrama mostra até mesmo as causas que não têm relação com o âmbito profissional, mas que mesmo assim podem influenciar o que acontece na empresa – como problemas financeiros e familiares, por exemplo.
Ficou interessado? Confira abaixo os passos que devem ser seguidos para criar seu Diagrama Espinha de Peixe com PDCA:
1. Defina o efeito – ou seja, o problema – que será analisado. Ele deve ficar dentro de um retângulo.
2. Agora, faça uma seta direcionada para o efeito.
3. Analise todas as causas que podem ter gerado este efeito. Verifique tudo que for possível, mesmo que pareça improvável.
4. Divida as causas em categorias, como “trabalho” e “finanças”, por exemplo.
5. Com as categorias definidas, crie subgrupos. No caso de “família”, os subgrupos podem ser “filhos”, “parceiro”, etc.
6. Depois, destaque a causa principal que gerou o problema em questão.
7. Descobriu qual é a razão principal? Agora, considere as possibilidades de solução viáveis e quando elas podem ser aplicadas.
Conclusão
É claro que outras ferramentas – sejam elas já existentes ou criadas pelos próprios colaboradores – também podem ser aplicadas para garantir o máximo da eficiência do ciclo PDCA. Afinal, o que levará a organização à excelência dos resultados é o modo de arranjar o sistema produtivo.
Além disso, vale lembrar: além de ferramentas de produtividade e organização, é essencial ter uma boa comunicação e liderança para que o sucesso seja alcançado pela empresa.
Esperamos que este artigo tenha tirado suas dúvidas a respeito do ciclo PDCA, suas aplicações e como utilizá-lo junto do Diagrama Espinha de Peixe. Para continuar seu aprendizado, sugerimos as seguintes leituras:
Como fazer um Diagrama de Ishikawa
5 métodos para promover a análise e melhoria de processos
Como implantar o 5S em 5 passos
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