Você sabia que há uma forma de deixar a gestão dos projetos ainda mais eficiente? Pois é, o ciclo PDCA pode trazer uma bela contribuição para a melhoria dos resultados da organização. Conhecer este método, junto de cada uma das etapas que o compõe, é essencial para aplicar o ciclo com eficiência, trazendo qualidade e eficiência nos processos. Abaixo, você vai conferir o que é o ciclo PDCA, como funciona cada uma das etapas e até mesmo um exemplo prático de aplicação. Continue a leitura:
O que é o Ciclo PDCA
“PDCA”, na verdade, nada mais é do que uma sigla que indica as palavras “Plan”, “Do”, “Check” e “Act”, que são traduzidas como “Planejar”, “Fazer”, “Verificar” e “Agir”, respectivamente. Estas são as etapas que formam o ciclo, que costuma ser iniciado pela etapa de Planejamento. Mesmo assim, vale lembrar que existe sempre a possibilidade de utilizar variações de acordo com os objetivos buscados pela empresa.
O Ciclo PDCA é uma das metodologias mais utilizadas na solução de problemas das empresas, muitas vezes para a melhoria contínua dos processos. Este método costuma ser aplicado quando é preciso resolver problemas que não são fáceis de serem visualizados.
Muitas vezes, estes problemas podem até já ter passado por diversas tentativas de solução, sem sucesso. Por isso, o PDCA vem com a proposta de acelerar e aperfeiçoar as atividades da empresa por meio da identificação dos problemas, causas e das possíveis soluções.
Conheça as etapas do método PDCA:
1º etapa – Planejamento
A ordem lógica do método começa com o Plan, que foca bastante na parte estratégica. Assim, o primeiro objetivo é levantar e analisar informações para estabelecer algumas metas. Por isso, a estratégia que for elaborada deve ser pensada para resolver os problemas presentes nos processos. É essencial que o desenvolvimento ocorra com base nos valores e diretrizes políticas da empresa, para somente depois pensar na definição dos objetivos buscados pelo ciclo.
Para fazer um bom planejamento, existem alguns cuidados essenciais: comece pela definição do problema e do reconhecimento dele para o bom desenvolvimento da atividade. Aqui, vale levantar o histórico por meio de relatórios e planilhas sobre o problema e as consequências causadas por ele, seguidas de uma data para a solução.
Em seguida, o problema deve ser observado em detalhes, com atenção às suas características. Essa fase pode ser um pouco demorada, por exigir vários pontos de vista e observações atentas sobre os locais onde o problema em questão ocorre.
Finalize esta primeira etapa com ações para solucionar o problema. Para isso, utilize ferramentas como o 5W2H ou Plano de Ação, que descrevem o que precisa ser feito, definem um responsável e um prazo para a conclusão das tarefas.
2º etapa – Execução
Esta é uma fase bem prática, pois é nela que será executado o Plano de Ação que a equipe criou no passo anterior. Essa é uma das etapas mais delicadas e importantes do ciclo e, por isso, deve ser acompanhada de perto pelos responsáveis para garantir que tudo será executado conforme o planejado.
Por isso, lembre-se: todos os resultados obtidos, sejam eles positivos ou negativos, devem ser registrados após a conclusão de cada uma das tarefas. Isso vai trazer impactos para o aprendizado dos colaboradores.
3º etapa – Verificação
Na etapa “Check”, é onde acontece toda a verificação do que foi executado e dos resultados alcançados com o plano de ação. Essa é uma fase que pode ser desenvolvida junto do plano de ação ou após sua finalização. Se precisar, vale envolver equipes externas ao time responsável pela solução do problema.
Essa verificação deve confirmar se o que foi planejado foi devidamente aplicado, além de comparar os resultados entre antes do Ciclo e depois, verificando também o alcance da meta que foi definida. Caso os resultados da verificação não tenham sido satisfatórios, é preciso voltar à fase de planejamento.
4º etapa – Ação
A etapa final permite uma reflexão sobre o caminho que deve ser seguido depois da finalização do ciclo: como os resultados e o aprendizado serão divulgados e o que será feito com eventuais problemas remanescentes.
O que correu bem no Plano de Ação deve ser padronizado, para evitar que o problema surja outra vez. Para encerrar, a equipe deve refletir sobre os resultados, registrando o que deu certo e o que não deu para a identificação do que pode ser melhorado ainda mais.
PDCA na prática
Como aplicar todas essas etapas do PDCA? Veja este exemplo: vamos imaginar que uma escola particular de ensino fundamental e médio está precisando reestruturar a gestão para aumentar o número de alunos e, assim, ampliar o atendimento da escola.
Neste caso, a primeira etapa do PDCA incluirá a definição das metas e dos métodos necessários para atingi-las. Aqui, podemos considerar o aumento do número de matrículas e evitar a saída de alunos já matriculados como objetivos. Para isso, seria preciso aumentar a propaganda sobre o colégio e ouvir as críticas e reclamações vindas dos alunos para descobrir o que precisa ser melhorado na escola.
Na segunda etapa, todo este planejamento será colocado em prática. Neste momento, serão desenvolvidas propagandas publicitárias que valorizem o colégio, e vale também disponibilizar espaços para os alunos apresentarem suas opiniões sobre a escola.
A terceira etapa envolve uma verificação da situação. Seria necessário avaliar o comprometimento dos professores e funcionários com o desenvolvimento da escola. Caberia também uma análise do impacto da publicidade realizada, a fim de verificar se os efeitos foram positivos ou não.
Na última fase, é hora de agir. Os colaboradores envolvidos iriam buscar novas formas de propagandas por meio de redes sociais e poderiam criar canais de comunicação com os pais para buscar outras soluções. Mas o PDCA não acaba aqui: como mencionamos, para atingir todas as metas é essencial repetir o ciclo quantas vezes for necessário.
Apesar de ser simples, o PDCA possui várias etapas que precisam ser executadas com grande atenção. Um ponto é certo: com certeza este método vai conferir mais qualidade para os processos da empresa.
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