O que é PDCA? Conheça quais são as 4 etapas do ciclo

A utilização de ferramentas de melhoria contínua em processos importantes, como o ciclo PDCA, pode tornar o gerenciamento de projetos uma tarefa mais simples e eficaz. Entretanto, muitos gestores e pessoas da equipe de apoio ainda não sabem o que é PDCA.

Entender o que significa PDCA, passa pela compreensão de que a ferramenta é, na realidade, uma sequência de ações que visam:

  • controlar os processos;
  • corrigir erros;
  • solucionar problemas que podem aparecer no desenvolvimento das atividades de um projeto.

Para uma gestão completa é importante que você entenda o que é o ciclo PDCA e 5S na visão da qualidade.

O entendimento sobre o que é PDCA também é de grande valia para garantir o cumprimento de alguns requisitos presentes em qualquer projeto, tais como:

  • escopo;
  • prazo;
  • qualidade;
  • custo.

É interessante destacar que o método do PDCA pode ser utilizado em diferentes ramos do mercado como a construção civil, por exemplo.

E você pode fazer um curso sobre ferramentas da qualidade online para ter como diferencial o domínio completo dessa e de outras ferramentas.

Continue a leitura deste artigo e entenda o que é PDCA e como ele funciona!

O que é PDCA?

O que significa PDCA? O acrônimo PDCA vem do inglês e significa:

  • Plan (planejar);
  • Do (fazer);
  • Check (checar);
  • Act (agir).

Confira nosso vídeo abaixo e entenda melhor sobre a metodologia PDCA.

Pode-se dizer que essa ferramenta funciona como um ciclo, ou seja, quando a última fase é finalizada, o processo deve ser reinicializado, identificando novas oportunidades de melhoria.

O conceito do que é PDCA pode ser colocado em prática pela aplicação de quatro passos, referentes a cada uma das letras já apresentadas anteriormente.

É preciso analisar cada uma das etapas, identificando os pontos mais importantes e melhorando os indicadores de um determinado processo ou de um projeto como um todo.

Você conhece as diferenças das metodologias PDCA e Six Sigma? Saiba quando utilizar cada uma e assim, na prática, você será capaz de distinguir qual a abordagem correta.

A aplicação do PDCA é bem simples e o processo de repetição constante é fundamental para o sucesso dessa prática.

Alcançar metas e objetivos propostos se tornará uma prática menos complicada, melhorando todos os níveis de gestão do negócio e aumentando a eficiência em processos da empresa.

Quer saber mais sobre como medir a eficiência de sua empresa? Sugerimos que também leia o artigo: “OEE: veja como medir a eficiência em processos da empresa”.

Por que o ciclo PDCA é importante?

O conceito sobre o que é PDCA é conhecido e aplicado ao redor do mundo.

Um dos fatores que levam a tamanho sucesso é o fato de que o seu emprego garante a execução de tudo o que foi planejado e torna possível o controle da eficiência de processos e atividades.

O gestor de projetos terá em mãos informações importantíssimas para a tomada de decisão, simplificando todo o processo.

Além disso, o acompanhamento das principais atividades também poderá ser realizado, buscando formas de melhorar os indicadores e fazer da excelência um hábito.

Por isso, é importante entender o que é PDCA e 5S na visão da qualidade.

Pode-se afirmar que entre as vantagens da aplicação do PDCA são:

  • alcançar metas propostas;
  • motivar toda a equipe;
  • aumentar a produtividade e qualidade das atividades;
  • elevar as chances de sucesso dos projetos.

Quais são as 4 etapas do ciclo PDCA?

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Para a real compreensão sobre o que é PDCA e sua utilização é necessário implantar o ciclo no seu negócio.

O PDCA deve estar presente nos projetos e empreendimentos de uma empresa, que deve formar sua equipe ao ponto de todos entenderem como é o funcionamento de cada uma das etapas.

A seguir, separamos uma explicação prática sobre cada uma das etapas do ciclo, com a finalidade de te auxiliar no entendimento sobre o que é PDCA e como colocar em prática cada etapa.

1. Plan — Planejar

O planejamento é uma das atividades mais importantes para entender o que é PDCA na prática. Não importa o tipo de projeto, seja na construção civil ou em qualquer outro ramo do mercado.

Entre as principais dicas de gestão empresarial de projetos, o planejamento é responsável por definir as principais ações a serem realizadas e o que deverá ser feito para entregar o projeto dentro do prazo e das premissas previamente estabelecidas.

Portanto, podemos afirmar que o planejamento é essencial para definir:

  • prazos;
  • sequenciamento das atividades;
  • sua simultaneidade.

Obviamente, a ordem de prioridade de execução de tarefas também deve ser avaliada.

Em outras palavras, a etapa de planejamento deve ser capaz de garantir a visão do todo para o gerente de projetos:

  • possibilitando a identificação de pontos de melhoria;
  • organizando a execução de algumas atividades para solucionar as principais adversidades encontradas.

Obviamente, o planejamento de um projeto está relacionado à gestão de riscos. A organização de atividades é indispensável para potencializar as oportunidades e erradicar as ameaças. Pense nisso!

2. Do — Fazer

O primeiro passo, após a finalização da etapa de planejamento, é a execução das atividades planejadas, não é mesmo?

Sendo assim, cada integrante da equipe deve ter pleno conhecimento de suas responsabilidades, sabendo exatamente o que deve ser feito para que os objetivos sejam alcançados.

Leia também: Como investir no desenvolvimento de equipes: 5 dicas que levam a empresa ao sucesso.

Além disso, é importante evidenciar a todos os colaboradores a sua importância no processo produtivo, uma vez que uma atividade mal executada pode ocasionar prejuízos incalculáveis.

O principal desafio da fase “Do” é garantir que a execução das atividades ocorra conforme o que foi planejado, evitando pular etapas e a necessidade de improvisação para solucionar as atribulações.

Se essas situações acontecerem, o projeto apresentará resultados negativos e o ciclo PDCA não terá nenhuma valia.

Inclusive, podemos afirmar que essa fase tem como principal finalidade:

  1. colocar o planejamento em execução;
  2. seguindo as premissas adotadas;
  3. identificando os principais pontos de melhoria;
  4. tomando ações para aperfeiçoá-las.

Uma dica interessante para essa etapa é acompanhar as principais métricas do projeto, de acordo com os principais objetivos da atividade.

Assim, será possível identificar quais foram os reflexos das ações que tomamos.

3. Check — Checar

Dentro do entendimento sobre qual o significado de PDCA, a terceira letra, checar, nada mais é do que acompanhar o que foi realizado.

Essa é a fase mais importante do PDCA, pois é possível comparar aquilo que foi planejado com o que foi efetivamente realizado, identificando os principais desvios.

Não é necessário esperar o fim de cada parte para realizar esse processo de acompanhamento, mas é preciso acompanhar o projeto de perto. Essa é a única maneira de prover ações para colocá-lo no trilho planejado.

A etapa de checagem pode ser realizada em duas frentes:

  1. Paralelamente à execução;
  2. Finalização das atividades.

A primeira checagem visa garantir que o trabalho está sendo realizado da melhor maneira possível e que não existem grandes desvios. A segunda analisa toda a etapa, identificando os principais pontos de melhoria.

4. Act — Agir

Para a compreensão total sobre o que é PDCA, resta conhecer o conceito relacionado à última letra, ou seja, a ação.

Agir é importante para solucionar os principais problemas encontrados na execução das tarefas. Essa etapa é essencial para que o gestor implemente ações capazes de corrigir as principais adversidades apresentadas.

Os problemas podem ser originados de falhas no planejamento, de erros em projetos ou de situações externas que extrapolam o campo de atuação dos profissionais.

Decisões governamentais ou incidentes naturais podem alterar o panorama de um projeto, exigindo que ações sejam tomadas, evitando prejuízos e minimizando os impactos.

Se for necessário, deve-se retornar à etapa de planejamento, reexaminando os prazos e as escolhas feitas como, por exemplo, a ordem de prioridade.

Dessa forma, será possível ajustar as premissas, criando um novo planejamento que esteja de acordo com a nova realidade.

Esse é o principal motivo pelo qual o método é considerado um ciclo. É preciso entender o que é PDCA para realizar revisões constantes em todas as etapas de um empreendimento.

Além disso, a identificação de falhas e outros incidentes também permite a modificação das etapas, criando novas diretrizes, tornando mais fácil o controle das atividades.

Entendeu o que significa PDCA?

Agora que você já sabe o que é PDCA, sugerimos que se aprofunde na compreensão em outras ferramentas de Lean Manufacturing, que permitem a otimização de processos e melhores resultados para empresas de variados setores.

O que significa PDCA e 5S na visão da qualidade? Assim como o PDCA, o 5S é uma ferramenta importante para garantir a redução de desperdício e o aumento da produção de uma empresa.

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No episódio #021 do nosso podcast Business Break, falamos sobre as ‘Dinâmicas para aplicação do 5S‘. Dê o play abaixo para conferir:

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Autor

Formado em Engenharia Mecânica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP. Estudou Business and Process Management pela University of Arkansas - EUA, direcionando sua especialização em Lean Seis Sigma. Tornou-se Master Black Belt e hoje está à frente da CAE Treinamentos, ministrando cursos e realizando consultorias na área.

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