Como elaborar um fluxograma de processos em 3 passos

Como é a organização dos processos da sua empresa? Os colaboradores sabem qual é o fluxo de produção? Eles entendem que o trabalho negativo deles, pode afetar outros setores? Sabendo que essa organização nem sempre é uma tarefa fácil, porém necessária, vamos te mostrar como fazer um fluxograma de processos simples, mesmo que você não domine 100% as ferramentas utilizadas.

Até porque, com um fluxograma de processos em mãos, os funcionários ficam cientes das suas funções e passam a exercer suas tarefas de forma muito mais clara, dinâmica e assertiva. Esse é um dos motivos pelo qual iremos dar um passo a passo completo sobre como fazer um fluxograma de processos simples em uma empresa. 

O que é um fluxograma de processos?

Um fluxograma de processos nada mais é do que uma representação visual da ordem das etapas de um processo de uma organização. É uma ferramenta bastante utilizada no mundo da análise de métricas e para profissionais que estão constantemente em busca da aplicação de melhoria contínua.

No geral, ele é responsável por ilustrar a ordem de ações, as condições para uma tomada de decisão, equipes envolvidas em um processo, tempo de uma atividade, etc.

fluxograma-criacao

É uma ferramenta simples, mas muito útil para o aprendizado visual como maneira de descrever e fixar processos sejam eles operacionais ou administrativos de uma empresa.

Como ilustrar um fluxograma de processos

Para que o fluxograma fique visualmente interessante, é importante utilizar-se de símbolos para representar os processos, o andamento das tarefas e até mesmo o nível dos colaboradores. 

Porém, é importante ter um glossário dos símbolos do fluxograma de processos sempre ao lado, para que seja de fácil compreensão o que está sendo ali representado. 

As formas geométricas mais utilizadas são os retângulos e os diamantes. Outras formas usadas são caixas e círculos. Essas e outras formas ajudam a ilustrar as etapas e tornar o fluxograma de processos mais claro.

Na imagem abaixo mostramos os principais tipos de símbolos usados para elaborar um fluxograma de processos. Veja só:

simbolos-basicos-fluxograma
Fonte: Tallyfy.
  1. Retângulo – processo ou ação realizada por um funcionário;
  2. Oval – ponto inicial ou final do processo;
  3. Diamante – usado sempre que houver uma decisão ou aprovação a ser tomada;
  4. Seta – conexão entre diferentes etapas ou processos;
  5. Círculo – representa um evento que ocorre de forma automática, acionando uma próxima etapa. 

Quando usar fluxograma de processos

Agora que você já tem uma breve noção de como fazer um fluxograma de processos, é importante que você tenha outras informações na manga, como quando usar esse tipo de recurso no dia a dia de uma empresa.

Elaborar um fluxograma de processos é uma forma frequente e bastante eficiente de comunicar alterações ou novos processos em uma empresa.

Por isso é fundamental saber ler e quando recorrer a este tipo de ferramenta para alinhar sua equipe e trabalho.

Um fluxograma de processo pode ser usado para:

  • Fixar a ordem de um processo novo;
  • Deixar claro o papel de cada pessoa na execução de uma tarefa;
  • Facilitar a compreensão de processos complexos;
  • Explicar como um processo funciona;
  • Aprimorar processos, eliminando gargalos.

Nós não queremos impor o modo sob como fazer um fluxograma de processos, fique a vontade para fazer isso em um papel, mas também pode usar o Excel e outros programas que facilitam a criação de diagramas – analise o que é mais fácil para você!

Algumas dicas de como obter o sucesso nos seus projetos nunca são demais, não é mesmo? Confira esse vídeo que nosso Master Black Belt, Carlos Sander, vai te mostrar como é fácil colocar isso em prática!


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Como fazer um fluxograma de processos em apenas 3 etapas

Aprender como elaborar um fluxograma de processo é fácil, o ponto de atenção principal ao usar a ferramenta é torná-la inteligível.

Veja a seguir as etapas que envolvem a elaboração de um fluxograma de processos:

1. Analise se o fluxograma de processo é a ferramenta certa

Antes de chegar a parte prática de como fazer um fluxograma de processos, é importante analisar o que você tem em mãos para representar. 

Como destacamos nos tópicos acima, o fluxograma de processo é útil para a representação visual de ciclos curtos e objetivos.

Dessa forma, se você tem um fluxo de trabalho complexo com muitas etapas e subetapas para representar, o fluxograma de processos vai parecer mais com um emaranhado de desenhos do que com um passo a passo.

Use o fluxograma para mostrar processos rápidos e curtos da rotina de trabalho. Essas informações são mais fáceis de compreender com uma simples olhada durante a execução.

Se for necessário, quebre a empresa em ‘setores’ e ‘etapas’ para que seja mais fácil ilustrar as tarefas e processos – desde que fique claro que um setor esta diretamente ligado aos demais e que o trabalho de um afeta o trabalho do outro, positivo ou negativamente.

2. Cheque as informações para garantir a eficiência do fluxograma

Imagine elaborar um fluxograma de processo e depois descobrir que errou uma etapa ou pulou um processo importante do ciclo?

Para evitar essa ocorrência, a cada simbolo criado, revise os fluxos de trabalho. Isso porque, a partir do momento que você ilustra essa etapa ou processo no fluxograma de maneira errada, se torna muito mais difícil a correção e até mesmo a identificação do erro. Acredite, pode parecer um trabalho duplo, mas isso vai evitar falhas nos processos da empresa.

Cada tarefa, seja ela operacional ou administrativa, envolve diferentes pessoas. Então converse rapidamente com cada setor para alinhar tudo o que deve estar descrito do fluxograma.

Dessa forma, é possível não só fazer um fluxograma de processos simples e preciso, como melhorar o que não está dando certo.

Sabe como coletar seus dados de forma efetiva? A gente pode te mostra!

3. Escolha o método para fazer o fluxograma

Agora que você já sabe que o fluxograma é a ferramenta que você precisa e tem as informações corretamente descritas, é hora de fazer o seu primeiro fluxograma de processos.

Existem várias maneiras de criar os fluxos e algumas facilitam, inclusive, o compartilhamento com a equipe depois. Confira três dicas que separamos para você:

  1. Desenhar a mão – é a solução mais fácil, porém você provavelmente vai precisar digitalizá-la, gerando um retrabalho. Mas é útil para o processo de alinhamento na fase de compilação das etapas até ter o fluxo de trabalho definitivo. 
  2. Ferramentas online – uma dica para elaborar um fluxograma de processos já digitalizado é o LucidCharts – a ferramenta tem uma opção de conta grátis com acesso a todos os templates.
  3. Excel – o pacote Office tem mais funções do que estamos acostumados a utilizar e o Excel tem a função de elaborar fluxograma.

Aprenda novas ferramentas da qualidade

Se você chegou até aqui, já aprendeu como fazer um fluxograma de processos simples, mas esse é só o primeiro passo para se aprofundar em outras ferramentas da qualidade e manter a organização da empresa em que atua.

Para isso, você precisa ter conhecimento sobre criar processos, fazer análises, implementar melhorias e isso só é possível se você treinar constantemente. 

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Autor

Formado em Engenharia Mecânica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP. Estudou Business and Process Management pela University of Arkansas - EUA, direcionando sua especialização em Lean Seis Sigma. Tornou-se Master Black Belt e hoje está à frente da CAE Treinamentos, ministrando cursos e realizando consultorias na área.

2 Comentários

  1. Eu sempre vejo as ferramentas da qualidade ou a elaboração de indicadores quando estamos falando em manufatura, por que não encontramos exemplos palpáveis para aplicação em empresas prestadoras de serviços?

    • Sempre tentamos dar exemplos também para empresas prestadoras de serviço, afinal de contas, em toda e qualquer empresa é possível aplicar melhoria contínua, organização, gestão da qualidade… Obrigado pelo posicionamento, podemos fazer um conteúdo do blog com foco total em prestação de serviços!

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