Sem tempo para ler este artigo sobre como fazer um fluxograma de processos? Confira o episódio a seguir do podcast do professor Luiz Gustavo, no qual é explicado como elaborar um fluxograma:
Na grande maioria das vezes, a organização dos processos de uma empresa não é uma tarefa simples. No entanto, é algo essencial para garantir uma boa produtividade, um bom fluxo de produção e um baixo nível de perdas. Para alinhar isso, é preciso saber como fazer um fluxograma de processos, que pode ser elaborado em três passos:
analise se o fluxograma é a ferramenta adequada;
cheque todos os processos da organização;
escolha um método para fazer o fluxograma.
Com um fluxograma de processos em mãos, os funcionários ficam cientes das suas funções e passam a exercer suas tarefas de forma muito mais clara, dinâmica e assertiva.
Esse é um dos motivos pelo qual iremos dar um passo a passo completo sobre como elaborar um fluxograma de processos simples em uma empresa. A seguir, você acompanhará os seguintes tópicos:
- O que é um fluxograma de processos?
- Como ilustrar um fluxograma de processos?
- Quais são os modelos de fluxograma de processos?
- Quando usar o fluxograma de processos?
- Como fazer um fluxograma de processos em apenas 3 etapas
- Como aprender mais sobre fluxograma de processos?
O que é um fluxograma de processos?
Um fluxograma de processos nada mais é do que uma representação visual da ordem que os processos organizacionais de uma empresa seguem.
É uma ferramenta bastante utilizada por profissionais que buscam implementar a melhoria contínua nas organizações e que, constantemente, analisam métricas.
No geral, o fluxograma de processos é responsável por ilustrar os seguintes fatores:
- a ordem de ações;
- as condições para uma tomada de decisão;
- as equipes envolvidas em um processo;
- o tempo de uma atividade;
- e muito mais.
É uma ferramenta simples, mas muito útil para descrever os processos de uma empresa de forma visual e didática, facilitando a identificação de gargalos e pontos de otimização.
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Como ilustrar um fluxograma de processos?
Para que o fluxograma fique visualmente interessante, é importante utilizar símbolos para representar os processos, o andamento das tarefas e até mesmo o nível dos colaboradores.
Porém, é importante ter dominar os significados dos símbolos ou ter um glossário sempre ao lado para conseguir interpretar o fluxograma.
Os principais símbolos utilizados nesta ferramenta são as formas geométricas, pois elas ilustram os processos de uma forma simples e clara.
Existe uma grande quantidade de símbolos usados para fazer um fluxograma de processos, mas vamos exemplificar apenas os principais.
Na imagem abaixo, mostramos os tipos de símbolos mais usados para elaborar um fluxograma de processos. Veja só:
- Retângulo: processo ou ação realizada por um funcionário;
- Oval: ponto inicial ou final do processo;
- Diamante: usado sempre que houver uma decisão ou aprovação a ser tomada;
- Seta: conexão entre diferentes etapas ou processos;
- Círculo: representa um evento que ocorre de forma automática, acionando uma próxima etapa.
Quais são os modelos de fluxograma de processos?
Também há várias formas de elaborar um fluxograma de processos e cada modelo possui as suas particularidades e funções.
Os principais modelos de fluxograma, que são mais utilizados, são os três seguintes:
- Fluxograma linear
- Fluxograma horizontal (ou funcional)
- Mapofluxograma
A seguir, conheça com detalhes cada tipo fluxograma de processos com exemplos!
Fluxograma linear
É o modelo de fluxograma mais simples e prático, porque ele apenas conecta os símbolos para montar um mapa de processos.
Apesar da facilidade de elaboração poder ser considerada um ponto positivo, ela também impõe limitações ao desenvolvimento do fluxograma por ser muito simples.
Este é um bom modelo para quem está iniciando os estudos sobre fluxograma de processos e quer ter uma experiência prática.
Fluxograma horizontal (ou funcional)
Pode-se dizer que o fluxograma horizontal é uma evolução do modelo anterior, pois a base usada é a mesma com a adição de um alguns pontos que aumentam as possibilidades de desenvolvimento.
Ele possui uma representação gráfica mais aprimorada, porque utiliza uma matriz, na qual os processos são dispostos no eixo horizontal e os responsáveis no vertical.
Mapofluxograma
O mapofluxograma é um modelo mais específico, uma vez que a sua principal utilidade é a representação gráfica de uma linha de produção.
Ele associa os símbolos do fluxograma de processos com o layout de uma linha de produção, possibilitando visualizar gargalos e perdas.
Diante disso, esse é um modelo de fluxograma bastante útil para empresas de grande porte, que lidam com um número enorme de produtos e precisam ter atenção redobrada à sua logística e ao seu estoque.
Quando usar o fluxograma de processos?
Agora que você já tem uma breve noção de como fazer um fluxograma de processos, é importante que você tenha outras informações na manga, como quando usar esse tipo de recurso no dia a dia de uma empresa.
Elaborar um fluxograma de processos é uma forma bastante eficiente de comunicar a implementação de alterações ou novos processos em uma empresa.
Mas o fluxograma de processos também pode ser usado para outras inúmeras situações, como as seguintes:
- fixar a ordem de um processo novo;
- deixar claro o papel de cada pessoa na execução de uma tarefa;
- facilitar a compreensão de processos complexos;
- explicar como um processo funciona;
- aprimorar processos, eliminando gargalos.
Quer saber quais são as seis principais estratégias para a otimização de processos em uma empresa? Ouça o episódio seis do Business Break, podcast da Frons:
Como fazer um fluxograma de processos em apenas 3 etapas
Aprender como elaborar um fluxograma de processo é fácil. O principal ponto de atenção é conseguir torná-lo didático e inteligível.
Veja a seguir as etapas que envolvem a elaboração de um fluxograma de processos:
1. Analise se o fluxograma de processos é a ferramenta adequada
Antes de chegar à parte prática de como fazer um fluxograma de processos, é importante analisar o que você tem em mãos para representar.
Como destacamos nos tópicos acima, o fluxograma de processo é útil para a representação visual de ciclos curtos e objetivos.
Dessa forma, se você tem um fluxo de trabalho complexo, com muitas etapas e subetapas, o fluxograma de processos vai parecer mais com um emaranhado de desenhos do que com um passo a passo.
Use o fluxograma para mostrar processos rápidos e curtos da rotina de trabalho. Essas informações são mais fáceis de compreender com uma simples olhada durante a execução.
Se for necessário, quebre a empresa em “setores” e “etapas” para que seja mais fácil ilustrar as tarefas e os processos – desde que fique claro que um setor está diretamente ligado aos demais e que o trabalho de um afeta o trabalho do outro.
2. Cheque as informações
Imagine elaborar um fluxograma de processo e depois descobrir que errou uma etapa ou pulou um processo importante do ciclo?
Para evitar essa ocorrência, revise os fluxos de trabalho a cada símbolo criado. Acredite, pode parecer um trabalho duplo, mas isso vai evitar falhas nos processos da empresa.
Isso porque, a partir do momento que você ilustra essa etapa ou processo no fluxograma de maneira errada, se torna muito mais difícil a correção e até mesmo a identificação do erro.
Cada tarefa, seja ela operacional ou administrativa, envolve diferentes pessoas. Então, converse rapidamente com cada setor para alinhar tudo o que deve estar descrito no fluxograma.
Dessa forma, é possível não só fazer um fluxograma de processos simples e preciso, como melhorar o que não está dando certo.
Uma outra dica, que pode te ajudar a fazer um fluxograma preciso, é responder algumas perguntas relacionadas aos processos da sua empresa. Entenda melhor neste infográfico:
3. Escolha um método para fazer o fluxograma
Agora que você já sabe que o fluxograma é a ferramenta que você precisa e tem as informações corretamente descritas, é hora de entender como fazer o seu primeiro fluxograma de processos.
Existem várias maneiras de criar os fluxos e algumas facilitam, inclusive, o compartilhamento com a equipe depois. Confira três métodos que separamos para você:
- Desenhar a mão: é a solução mais fácil, porém você provavelmente vai precisar digitalizá-la, gerando um retrabalho. Mas é útil para o processo de alinhamento na fase de compilação das etapas até ter o fluxo de trabalho definitivo;
- Ferramentas online: uma dica para elaborar um fluxograma de processos já digitalizado é o LucidChart – a ferramenta tem uma opção de conta grátis com acesso a todos os templates;
- Excel: o pacote Office tem mais funções do que estamos acostumados a utilizar e, inclusive, o Excel tem uma função que ajuda a elaborar fluxogramas.
Mas, para deixar claro, esta etapa fica totalmente ao seu critério. Há diversas ferramentas que possibilitam a criação de fluxogramas.
O ideal é você analisar as opções disponíveis e escolher a que você julga ser a melhor para o seu caso.
Sentiu falta de um passo a passo mais técnico de como fazer um fluxograma de processos? Então, veja como elaborar um fluxograma em cinco etapas utilizando a ferramenta Heflo:
Como aprender mais sobre fluxograma de processos?
Se você chegou até aqui, já aprendeu como fazer um fluxograma de processos simples, mas esse é só o primeiro passo para se aprofundar em outras ferramentas da qualidade e manter a organização da empresa em que atua.
Para isso, você precisa ter conhecimento sobre criar processos, fazer análises, implementar melhorias e isso só é possível se você treinar constantemente.
O melhor caminho para você continuar com os seus estudos e aprender mais sobre o assunto é fazer o curso online em Ferramentas da Qualidade da Frons.
Nele, você conhece e aprende a utilizar as principais ferramentas da qualidade que podem ajudar a melhorar processos organizacionais.
A certificação conta com diversas aulas curtas e dinâmicas que, juntas, totalizam 16 horas de estudo, apostila exclusiva para download e suporte de consultores altamente qualificados.
Além disso, o curso disponibiliza um certificado reconhecido pela Associação Brasileira de Educação a Distância e pelo The Council for Six Sigma Certification. Inscreva-se já!
Você também pode aprender mais sobre fluxograma e processos no geral acompanhando o nosso blog. Recomendamos as seguintes leituras:
- Mapeamento de processos: o que é, importância e como fazer
- Processos de uma empresa: como criar e melhorar a gestão
- O que é gestão por processos? Saiba como ela funciona
- Afinal, o que é a padronização de processos?
- Melhoria contínua de processos: 4 ferramentas eficazes [+ cursos de qualificação]
Esperamos que o conteúdo tenha te ajudado a entender como elaborar um fluxograma de processos. Continue nos acompanhando para ter acesso a mais artigos relevantes sobre processos, carreira, engenharia, Seis Sigma e muito mais!
