A importância de saber como fazer mapeamento de processos se baseia no fato de que toda organização é formada e permeada por eles. Os processos são o conjunto de atividades que compõem uma empresa.
A finalidade dessas ações pode ser criar um produto ou oferecer um serviço. Alguns processos agregam valor à produção ou dão apoio para a realização de outra tarefa, ou seja, são as etapas que precedem o produto final.
Conhecer amplamente as atividades de seu negócio é fundamental para evolução dele.
Com uma gestão de processos bem realizada é possível buscar melhorias contínuas. Assim como, adotar estratégias para gerenciar as atividades, mantendo o controle sobre elas.
Neste artigo, você vai aprender os seguintes pontos sobre mapeamento de processos:
- O que é mapeamento de processos?
- Objetivos do mapa de processos
- Como fazer mapeamento de processos?
- Ferramentas para mapear processos
Boa leitura!
O que é mapeamento de processos?
O mapeamento de processos consiste em identificar, organizar em uma sequência correta e documentar os passos que compõem a realização de um determinado fluxo de trabalho.
Além dos processos principais que contribuem para o resultado final, também existem as atividades secundárias que o apoiam. Elas também devem ser identificadas no mapa de processos.
Independentemente de prestar um serviço ou de fabricar um produto, mapear os processos é essencial para garantir a qualidade nos resultados e a produtividade das equipes na empresa.
Os processos de um negócio podem ser classificados em três tipos:
- Processos primários: são aqueles que juntos produzem valor para o cliente, ou seja, seu serviço ou produto final.
- Processos secundários ou de apoio: são processos fora do eixo principal, mas que dão suporte para que os primeiros aconteçam. Eles podem estar relacionados tanto aos processos primários quanto aos de gestão.
- Processos de gestão: são as tarefas relacionadas à parte administrativa que mantém a empresa organizada e os processos primários e secundários ativos.
Objetivos do mapa de processos
O objetivo de fazer o mapeamento de processos é conseguir descrever e catalogar o fluxo de trabalho para entender amplamente como eles funcionam e quais são suas etapas.
Além disso, com a realização de um fluxograma de processos, um tipo de mapeamento, é possível ter uma noção global da empresa.
Ou seja, com ele é possível perceber quais processos antecedem determinadas atividades, definindo a sequência cronológica em que as etapas ocorrem.
No mapeamento, devem constar todos os tipos de processos de uma empresa, envolvendo todos os setores. O objetivo é verificar se todas as atividades estão cumprindo suas funções.
Quando bem realizado, o mapeamento de processos permite o entendimento do estado atual da empresa.
Dessa forma, é possível pensar no futuro, como desejamos que esse negócio evolua e a partir daí, pensarmos no que faremos para melhorar.
Você sabe determinar os objetivos e metas? Aprenda a técnica SMART.
Afinal, como fazer mapeamento de processos na prática?
Existem alguns pontos sobre os quais se deve refletir na hora de colocar em prática como fazer o mapeamento de processos. É preciso primeiro identificar as características das atividades.
Também há formas que são mais efetivas na hora de realizar o roteiro para mapear os processos. Todas essas informações serão explicadas no decorrer deste próximo tópico.
Confira o passo a passo na prática de como fazer o mapeamento de processos:
1. Determinar os objetivos de seu negócio
As metas de sua empresa devem direcionar os objetivos dos processos dentro dela. Então, faz-se necessário refletir sobre o papel das atividades que estão sendo realizadas e o que elas estão oferecendo como resultado.
Então o primeiro passo de como fazer mapeamento de processos é verificar:
- os objetivos de cada processo;
- se as atividades estão cumprindo o que foi proposto;
- se há pontos críticos e gargalos (componente que limita e cria entraves para a capacidade de um sistema);
- se as normas referentes ao processo estão sendo cumpridas (como normas de segurança).
Leia também: O que é Muda, Mura, Muri (3 M’s)? Confira tudo sobre esses desperdícios.
2. Identificar as entradas (inputs) e saídas (outputs) dos processos
O segundo passo de como fazer o mapeamento de processos é identificar quais são os processos de entrada e de saída.
Os processos possuem as “entradas”, que também podem ser chamadas de “inputs”. Elas são como a matéria necessária para a realização do processo, geralmente oferecida pelos fornecedores ou por etapas anteriores dentro da mesma empresa.
Depois dos inputs, o processo pode se iniciar. As matérias sofrem transformações para atingirem o objetivo final, seja uma etapa para agregar valor, para produzir um produto ou oferecer serviço.
Após as transformações, chegamos no resultado que é chamado como “saídas”, também conhecidas como “outputs”. As saídas são os resultados do procedimento, nem sempre são palpáveis, podendo ser dados ou estatísticas, por exemplo.
Os processos têm diversos níveis de complexidade. Se imaginarmos que somos proprietários de uma pizzaria, podemos imaginar que um de nossos processos é a produção de uma pizza.
Nesse caso, os inputs seriam os ingredientes como as carnes, os tomates, as cebolas, etc. A atividade seria a produção do alimento, estaríamos agregando valor à matéria para satisfazer nosso cliente.
Assim, vamos temperar e assar nossa pizza. A “saída” é o resultado das transformações: o alimento que será servido.
3. Identificação dos componentes do processo
O gestor responsável por fazer o mapeamento de processos precisa estar a par de todos os recursos utilizados durante a atividade que será mapeada.
É preciso identificar quais são:
- os materiais usados;
- os equipamentos;
- os profissionais que estão envolvidos na execução da tarefa;
- as metodologias utilizadas;
- a tecnologia necessária;
- todas as entradas (inputs);
- todas as saídas (outputs);
- quem o processo afetará: clientes e fornecedores;
- quais atividades ocorrem antes e depois de determinado processo.
Quando você precisa realizar um diagnóstico ou elaborar relatórios sobre a situação atual da empresa, também é necessário ter em mente como irá abordar as “dores” da organização.
Entenda qual metodologia é a mais adequada para uma consultoria no vídeo abaixo:
4. Identificação dos fornecedores do processo
A próxima etapa de como fazer mapeamento de processos é identificar quem encaminha as entradas. Essa matéria ou serviço pode ser fornecida de duas formas:
Fornecedores internos
Profissionais da mesma empresa fornecem as entradas para dar continuidade à produção da empresa.
Fornecedores externos
Os fornecedores que não são da empresa, podendo estar conectados a outras instituições ou serem autônomos.
Neste outro artigo sobre gestão financeira ‘Dicas para reduzir custos de uma empresa: 8 ideias que fazem a diferença‘, é apresentada a importância de estar sempre negociando com fornecedores externos. Salve essa leitura para depois!
5. Verificar as regras dos processos
Cada processo possui suas regras específicas, assim como suas restrições. Então, a etapa seguinte de como fazer o mapeamento de processos é verificar se essas regras estão sendo cumpridas.
Por vezes, existem regras que determinam o futuro de um processo.
Por exemplo: em determinada empresa, ao realizar um pedido de mercadoria que custe menos que R$ 5 mil, esse pedido pode ser feito pelo gerente do setor produtivo.
Caso o custo do pedido seja superior a R$ 5 mil, deve-se pedir autorização ao gerente financeiro.
No exemplo acima, a regra do processo determina a próxima etapa da atividade. Esse tipo de informação deve constar em um fluxograma, permitindo um entendimento amplo de todas as possíveis variedades das etapas.
É preciso também conferir se as regras estão sendo benéficas para a empresa. Muita burocracia pode atrapalhar mais do que ajudar.
Devemos refletir sobre quais normas deverão ser mantidas e quais serão eliminadas, visando sempre a maior eficiência dentro da empresa.
6. Catalogar os Handoffs dos processos
Como visto no tópico anterior, há etapas dentro de um processo em que a atividade transita de um setor para o outro.
Segundo o livro Guia para Gerenciamento de Processos – Corpo Comum de Conhecimento, “Handoff é qualquer ponto em um processo onde o trabalho ou informação passa de uma função para a outra”.
É como uma corrida de revezamento em que o bastão é passado de uma pessoa para a outra. Durante essa prova de atletismo, o bastão tem que ser passado no momento correto e da forma certa. Também deve ser assim em uma empresa.
Exatamente pelos setores possuírem conhecimentos específicos, às vezes, ao passar uma responsabilidade de um setor para o outro acontecem problemas.
Para melhorar essa questão é preciso que os Handoffs estejam contidos no mapa de processos. Dessa forma, é possível visualizá-los e melhorá-los. A comunicação interna é uma aliada nesse caso.
Quer saber mais sobre como gerenciar uma equipe? Leia o artigo: Dificuldades no trabalho em equipe: 7 dicas para solucionar conflitos.
7. Documentação do processo atual: elaboração do mapeamento
É necessário que a equipe esteja a par de todo esse material listado acima. Após a concordância dos envolvidos será realizado o mapeamento.
Existem duas formas de se mapear um processo. Pode-se realizar um fluxograma de como ele está “as is”.
Depois de entender como as atividades da empresa estão, pode-se realizar o mapeamento de como queremos que o processo seja. Ou seja, estipulamos como os processos serão “to be”.
Para realizar o fluxograma devemos categorizar todas as etapas do processo. Os limites do processo, o início e o fim devem ser desenhados com círculos.
Os losangos são utilizados para demarcar etapas que levam a mais de um caminho, como decisões a serem tomadas. Já as etapas regulares são demarcadas por retângulos.
Veja na imagem abaixo como fazer mapeamento de processos no fluxograma:
Deseja saber mais informações sobre o fluxograma? Confira o artigo >>> “Como elaborar um fluxograma de processos: passo a passo”.
8. Identificar e escolher as melhorias que o processo necessita
Depois de trabalhar nas etapas acima de como fazer mapeamento de processos, chegou a hora de pensar no futuro. Deve-se planejar as atividades da empresa baseando-se nos objetivos que a organização deseja alcançar.
Caso o roteiro para mapear processos tenha sido bem executado, ele possibilitará verificar o que está ou não funcionando dentro da empresa. Serão vistas quais são as variabilidades, quais são os gargalos e atrasos.
O objetivo ao remodelar um processo é entregar o mesmo produto com menos esforço. Ou até mesmo, melhorar o produto. Ser capaz de entregar melhores resultados com menos esforço é sinônimo de eficiência.
Dialogar com os funcionários envolvidos no processo também é importante. As pessoas mais próximas da execução das atividades são as que mais têm conhecimento prático a respeito delas.
Ferramentas para mapear processos
A metodologia Seis Sigma é uma ótima aliada para fazer mapeamento de processos de uma empresa e identificar os pontos de melhoria.
Assim como, planejar, controlar e realizar as transformações necessárias para melhorar a performance dos processos da organização.
A Seis Sigma possui ferramentas que permitem a melhoria e controle de processos, como o DMAIC. Essa ferramenta permite a melhoria contínua, pois está sempre atualizando as atividades.
Outra ferramenta útil é o SIPOC, usado para gerenciar e otimizar o fluxo de insumos e produtos. Ela contribui para a melhoria da logística de entrega, tanto no que diz respeito à velocidade quanto em relação a qualidade da entrega.
Na hora de fazer o roteiro para mapear processos, também vale a pena utilizar o Mapeamento de Fluxo de Valor (VSM), uma ferramenta baseada em fluxogramas para analisar individualmente cada etapa de criação, visando uma melhoria contínua nos métodos produtivos da empresa.
Depois de organizar e mapear os processos, que tal facilitar ainda mais a execução de todos eles na sequência correta?
Aprenda como fazer a automatização no post >>> Software de gestão de processos: 5 ferramentas para sua empresa.
Pronta para fazer mapeamento de processos na sua empresa?
Esperamos que as informações sobre como fazer o mapeamento de processos tenham sido úteis para você!
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