Como fazer mapeamento de processos: 8 etapas fundamentais

Saiba o que é necessário para realizar um mapeamento de processos em sua empresa. Com a realização de fluxogramas pode-se otimizar os resultados de um negócio

 

A importância de saber como fazer mapeamento de processos se baseia no fato de que toda organização é formada e permeada por eles. Os processos são o conjunto de atividades que compõem uma empresa.

A finalidade dessas ações pode ser criar um produto ou oferecer um serviço. Alguns processos agregam valor à produção ou dão apoio para a realização de outra tarefa, são as etapas que precedem o produto final. Conhecer amplamente as atividades de seu negócio é fundamental para evolução dele.

Com uma gestão de processos bem realizada é possível buscar melhorias contínuas. Assim como, adotar estratégias para gerenciar as atividades, mantendo o controle sobre elas.

Aprenda mais sobre melhorias contínuas e como implementá-las com a leitura deste artigo.

Quais os objetivos do mapeamento de processos?

A intenção do mapeamento de processos é conseguir descrever e catalogá-los, para entender amplamente como eles funcionam e quais são sua etapas.

Além disso, com a realização de um fluxograma, um tipo de mapeamento, é possível ter uma noção global da empresa. Ou seja, com ele é possível perceber quais processos antecedem determinadas atividades, definindo a sequência cronológica em que as etapas ocorrem.

No mapeamento, devem constar todos os tipos de processos de uma empresa, envolvendo todos os setores. O objetivo é verificar se todas as atividades estão cumprindo suas funções.

Quando bem realizado, o fluxograma permite o entendimento do estado atual da empresa. Dessa forma, é possível pensar no futuro, como desejamos que esse negócio evolua e a partir daí, pensarmos no que faremos para melhorar.

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Afinal, como fazer mapeamento de processos na prática?

Existem alguns pontos em que se deve refletir na hora de realizar um mapeamento. É preciso identificar as características das atividades.

Também há formas que são mais efetivas na hora de realizar o fluxograma sobre os processos. Todas essas informações serão explicadas no decorrer deste artigo.

Confira o passo a passo para realização do mapeamento de processos:

1) Determinar os objetivos de seu negócio

As metas de sua empresa deve direcionar os objetivos dos processos dentro dela. Então, faz-se necessário  refletir sobre o papel das atividades que estão sendo realizadas e o que elas estão oferecendo como resultado.

É preciso verificar:

  • os objetivos de cada processo;
  • se as atividades estão cumprindo o que foi proposto;
  • se há pontos críticos e gargalos (componente que limita e cria entraves para a capacidade de um sistema);
  • se as normas referentes ao processo estão sendo cumpridas (como normas de segurança).

2) Identificar as entradas (inputs) e saídas (outputs) dos processos

Os processos possuem as “entradas”, que também podem ser chamadas de “inputs”. Elas são como a matéria necessária para a realização do processo, geralmente oferecida pelos fornecedores ou por etapas anteriores dentro da mesma empresa.

Depois dos inputs, o processo pode se iniciar. As matérias sofrem transformações para atingirem o objetivo final, seja uma etapa para agregar valor, para produzir um produto ou oferecer serviço.

Após as transformações, chegamos no resultado que é chamado como “saídas”, também conhecidas como “outputs”. As saídas são os resultados do procedimento, nem sempre são palpáveis, podendo ser dados ou estatísticas, por exemplo.

Os processos têm diversos níveis de complexidade. Se imaginarmos que somos proprietários de uma pizzaria, podemos imaginar que um de nossos processos é a produção de uma pizza.

Nesse caso, os inputs seriam os ingredientes, como os tomates, as cebolas, etc… A atividade seria a produção do alimento, estaríamos agregando valor à matéria para satisfazer nosso cliente. Assim, vamos temperar e assar nossa pizza. A “saída” é o resultado das transformações: o alimento que será servido.

 

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3) Identificação dos componentes do processo

gestor que realizará o mapeamento precisa estar a par de todos os recursos utilizados durante o processo.

É preciso identificar quais são:

    • os materiais usados;
    • os equipamentos;
    • os profissionais que estão envolvidos na execução da tarefa;
    • as metodologias utilizadas;
    • a tecnologia necessária;
    • todas as entradas (inputs);
    • todas as saídas (outputs);
    • quem o processo afetará: clientes e fornecedores;
    • quais atividades ocorrem antes e depois de determinado processo.

Quando você precisa realizar um diagnóstico ou elaborar relatórios sobre a situação atual da empresa, também é necessário ter em mente como irá abordar as “dores” da organização. Entenda qual metodologia é a mais adequada para uma consultoria.

4) Identificação dos fornecedores do processo

É preciso identificar quem encaminha as entradas. Essa matéria ou serviço pode ser fornecida de duas formas:

Fornecedores internos

Profissionais da mesma empresa que fornecem as entradas para dar continuidade à produção da empresa.

Fornecedores externos

Os fornecedores não são da empresa, podendo estar conectados à outras instituições ou serem autônomos.

Neste artigo sobre gestão financeira é apresentada a importância de estar sempre negociando com fornecedores externos.  

5) Verificar as regras dos processos

Cada processo possui suas regras específicas, assim como suas restrições. É preciso verificar se essas estão sendo cumpridas.

Por vezes, existem regras que determinam o futuro de um processo. Por exemplo, em determinada empresa ao realizar um pedido de mercadoria que custe menos do que 5 mil reais, esse pedido pode ser feito pelo gerente do setor produtivo. Caso o custo do pedido seja superior a 5 mil, deve-se pedir autorização ao gerente financeiro.

No exemplo acima, a regra do processo determina a próxima etapa da atividade. Esse tipo de informação deve constar em um fluxograma, permitindo um entendimento amplo de todas as possíveis variedades das etapas.

É preciso conferir também se as regras estão sendo benéficas para a empresa. Muita burocracia pode atrapalhar mais do que ajudar.

Devemos refletir sobre quais normas deverão ser mantidas e quais serão eliminadas, visando sempre a maior eficiência dentro da empresa.

6) Catalogar os Handoffs dos processos

Como visto no tópico anterior, há etapas dentro de um processo em que a atividade transita de um setor para o outro.

Segundo o livro “Guia para Gerenciamento de Processos – Corpo Comum de Conhecimento”, “Handoff é qualquer ponto em um processo onde o trabalho ou informação passa de uma função para a outra”.

É como uma corrida de revezamento, em que o bastão é passado de uma pessoa para a outra. Durante essa prova de atletismo o bastão tem que ser passado no momento correto e da forma certa, também é assim em uma empresa.

Exatamente pelos setores possuírem conhecimentos específicos, às vezes, ao passar uma responsabilidade de um setor para o outro acontecem problemas.

Para melhorar essa questão é preciso que os Handoffs estejam contidos no mapeamento. Dessa forma, é possível visualizá-los e melhorá-los. A comunicação interna é uma aliada nesse caso.

Quer saber mais sobre como gerenciar uma equipe? Leia o artigo “Dificuldades no trabalho em equipe: 7 dicas para solucionar conflitos”.

7) Documentação do processo atual: elaboração do mapeamento

É necessário que a equipe esteja a par de todo esse material listado acima. Após a concordância dos envolvidos será realizado o mapeamento.

Existem duas formas de se mapear um processo. Pode-se realizar um fluxograma de como ele está “as is”.

Depois de entender como as atividades da empresa estão, pode-se realizar o mapeamento de como queremos que o processo seja. Ou seja, estipularemos como os processos serão “to be”.

Para realizar o fluxograma devemos categorizar todas as etapas do processo. Os limites do processo, o início e o fim devem ser desenhados com círculos. Os losangos são utilizados para demarcar etapas que levam a mais de um caminho, como decisões a serem tomadas. Já as etapas são demarcadas por retângulos.

Veja no exemplo:

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Deseja saber mais informações sobre fluxograma? Confira o artigo “Como elaborar um fluxograma de processos: passo a passo”.

8) Identificar e escolher as melhorias que o processo necessita

Após realizar o mapeamento do processo como ele está, chegou a hora de pensar no futuro. Deve-se planejar as atividades da empresa baseando-se nos objetivos em que se quer alcançar.

Caso o mapeamento tenha sido bem executado, ele possibilitará verificar o que está ou não funcionando dentro da empresa. Serão vistas quais são as variabilidades, quais são os gargalos e atrasos.

O objetivo, ao remodelar um processo, é entregar o mesmo produto com menos esforço. Ou até mesmo, melhorar o produto. Ser capaz de entregar melhores resultados com menos esforço é sinônimo de eficiência.

Dialogar com os funcionários envolvidos no processo também é importante. As pessoas mais próximas da execução das atividades são as que mais têm conhecimento prático a respeito delas.

A metodologia Seis Sigma é uma ótima aliada para realizar o mapeamento dos processos de uma empresa e identificar os pontos de melhorias. Assim como, planejar, controlar e realizar as transformações necessárias para melhorar a performance dos processos da organização.

A Seis Sigma possui ferramentas que permitem a melhoria e controle de processos, como o DMAIC. Essa ferramenta permite a melhoria contínua, pois está sempre atualizando as atividades.

Esperamos que as informações sobre como fazer mapeamento de processos tenham sido úteis para vocêQue tal conhecer mais sobre a metodologia Seis Sigma com os cursos oferecidos pela CAE Treinamentos? Oferecemos:

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Autor

Redatora do blog da empresa CAE Treinamentos. Estudante de Jornalismo na Universidade Estadual Paulista (UNESP). Já foi estagiaria de Comunicação do Projeto TAMAR, pesquisadora pela FAPESP, coordenadora de grupo de estudos e repórter textual do Projeto Impacto Ambiental e da Jornal Júnior.

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