7 dicas de como otimizar processos em uma empresa

Sua empresa precisa de uma organização mais estratégica? Um passo importante para isso é aprender como otimizar processos.

Para que um empreendimento alcance cada vez mais resultados satisfatórios, é necessário que existam investimentos contínuos em melhorias.

Afinal, o mercado apresenta inconstância e competitividade como características de maior destaque.

Nesse contexto, prestar atenção a cada processo realizado e possibilidades de torná-lo mais eficaz pode fazer toda a diferença.

Continue a leitura e aprenda algumas dicas de como otimizar processos que podem ser adotadas no seu negócio. Boa leitura!

Dicas de como otimizar processos administrativos

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1. Mapeamento de processos

Um dos passos mais importantes para a otimização de processos em uma empresa é o mapeamento de processos.

Dessa forma, pode-se identificar todas as etapas do fluxo de atividades, compreendê-las de forma mais abrangente e detectar seus pontos críticos.

Além desses aspectos, com o mapeamento há possibilidade de observar processos que podem ser integrados ou substituídos em prol de melhorias.

Para aprender como fazer um mapeamento de processos, aprenda as etapas no post: Como fazer mapeamento de processos: 8 etapas fundamentais”.

2. Divisão adequada de despesas

Com um controle adequado das despesas é possível evitar grandes transtornos na organização financeira de forma geral, que comumente é um dos principais obstáculos enfrentados pelos empreendedores.

Independentemente do porte do empreendimento, é preciso uma gestão diária e completa para um crescimento saudável.

Então, outro ponto importante de como otimizar processos é fazer a divisão adequada de despesas para que elas não ultrapassem o valor recebido.

Existem alguns indicadores financeiros que toda empresa precisa acompanhar, conheça a função de cada um no post: Indicadores financeiros: 9 tipos fundamentais para a sua empresa.

3. Investimento em tecnologia

Conforme será abordado de forma mais abrangente no decorrer do texto, soluções tecnológicas podem fazer uma grande diferença na otimização de processos administrativos de uma empresa e até mesmo para a comunicação.

Entre as principais vantagens é possível citar a integração de dados. Essa estratégia possibilita uma visão mais precisa para os empreendedores por contribuir com a organização e controle.

Opções para otimizar a comunicação entre os colaboradores e com os clientes também podem ser incorporadas.

Conheça tecnologias que podem ajudar em como otimizar processos no post: Software de gestão de processos: 5 ferramentas para sua empresa.

4. Motivação de colaboradores

Naturalmente, diversos processos estão relacionados com a eficácia alcançada por uma empresa e sem dúvidas, o papel dos colaboradores não deve ser negligenciado.

Por essa razão, garantir uma gestão de pessoas adequada e a motivação das equipes é de grande importância para a evolução da empresa.

A integração é vantajosa não apenas quando está relacionada com as informações, mas também com a equipe.

Há diversos métodos que podem ser adotados em prol da motivação, como programas de treinamentos, palestras e reuniões.

Veja ‘Como motivar uma equipe com 6 dicas práticas’ que explicamos neste outro post do blog.

5. Análise de resultados

Seja em empresas de instalações elétricas ou que atuam com envelopamento de veículos, a ausência da análise de resultados interfere no progresso.

Afinal, sem ter indicadores de desempenho e como acompanhá-los, fazer a análise é mais difícil para a empresa. Assim como uma identificação precisa de falhas na performance.

No entanto, o acompanhamento de resultados deve existir juntamente com ações em prol de melhorias constantes para a otimização de processos.

6. Migração de documentos para o digital

A maioria das empresas executa tarefas de gestão em computadores.

Então, além de implementar softwares e outras tecnologias que ajudam no trabalho de como otimizar processos, padronize os documentos para a versão digital.

Contratando um bom serviço de armazenamento na nuvem, a empresa pode digitalizar os documentos de rotina, facilitando o acesso da equipe.

Além disso, com uma gestão digital e mais integrada, fica mais fácil delimitar o acesso às pastas, evitando roubo de informações e fraudes.

7. Comunicação integrada

Outro maneira de como otimizar processos é investindo em uma comunicação cada vez mais integrada.

Se a equipe consegue se comunicar facilmente entre si, independentemente do departamento, as informações e decisões são passadas e informadas com mais rapidez e eficácia.

Entre os investimentos em tecnologia, inclua soluções de comunicação para facilitar o mapeamento e otimização de processos.

Tecnologia como aliada na otimização de processos

Para que as dicas de como otimizar processos apresentadas acima sejam colocadas em prática, a tecnologia pode ser uma grande aliada.

Principalmente, ao considerar as possibilidades de atingir procedimentos cada vez mais ágeis, qualificados e com custos operacionais reduzidos.

Processos tecnológicos são utilizados de forma cada vez mais ampla para uma gestão mais aprimorada, principalmente para as seguintes atividades:

  • comunicação;
  • organização de informações;
  • segurança;
  • controle financeiro.

Nesse contexto, é preciso que a empresa tenha certa flexibilidade para se adaptar aos recursos tecnológicos, que podem exigir algumas capacitações diferenciadas de acordo com o nível do sistema implementado.

Até porque, somente a tecnologia, naturalmente, não é o bastante para a otimização dos processos.

Por esse motivo, é fundamental que os empreendedores desenvolvam e gerenciem dados de forma que a implementação tecnológica tenha as vantagens potencializadas.

Coletar dados não é só ir a campo e começar a anotar tudo que vê. Existem estratégias, direcionamentos e diretrizes. Entenda melhor como coletar e gerir esses dados no vídeo abaixo:

Como escolher um software para a gestão?

Uma vez que a tecnologia pode auxiliar de forma significativa o aprimoramento de como otimizar processos nas organizações, é interessante abordar que a escolha de recursos deve ser sempre cautelosa, como a de um software para gestão.

Seja em um centro de distribuição ou em um escritório de contabilidade, diversas vantagens podem ser obtidas, principalmente em relação a agilidade para tomar decisões e a precisão nos processos.

Isso se deve ao fato de que grande parte dos softwares viabilizam a integração de dados das empresas, juntamente com um controle efetivo das atividades realizadas.

Dessa maneira, os profissionais possuem as informações que necessitam em uma plataforma, com acesso fácil no momento que for preciso.

Para uma escolha adequada, é interessante buscar por um fornecedor de confiança, que tenha a alternativa de testar. Além disso, é crucial que o programa tenha os recursos necessários para atender a forma de atuação da empresa, o que evita atualizações constantes.

O empreendedor também deve considerar a segurança apresentada devido ao grande número de informações que será disposto no software.

Conforme observado, há diversos procedimentos que podem ser adotados para que uma empresa alcance uma maior eficácia em seus resultados.

Um dos pontos de destaque é a inovação, não apenas no que diz respeito à tecnologia, mas nas ações externas e internas na corporação.

Afinal, tanto a gestão quanto a forma de lidar com clientes, investidores e colaboradores possuem impacto. Por esse motivo, análises abrangentes são necessárias para implementar otimizações.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

Autor

Autor de 2 livros publicados: "Lean Six Sigma: O guia básico da metodologia" e "101 Dúvidas sobre Lean Six Sigma". É formado em Engenharia Mecânica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP. Estudou Business and Process Management pela University of Arkansas - EUA, direcionando sua especialização em Lean Seis Sigma. Professor de empresas como BRF, Plasútil, Usiminas, Petrocoque, Avon, Mondelli, UNESP, JohnDeere e de mais de 35.000 alunos na comunidade online. Com mais de 26 mil certificados emitidos, é CEO da CAE Treinamentos, uma plataforma focada em melhoria contínua e gestão de processos.