Uma das melhores formas de representar os passos e as etapas sequenciais de um processo é por meio de fluxogramas. Nesse artigo, vamos discutir como criar fluxogramas, os benefícios deles e exemplos práticos. Continue a leitura e saiba mais:
Por que ter um fluxograma de processos pré-estabelecido em uma empresa?
É comum pensarmos que os pontos mais importantes nas empresas são equipamentos de última geração, escritórios amplos e equipes capacitadas e treinadas, certo? De fato, esses pontos são essenciais para o sucesso da organização. Entretanto, eles dificilmente terão sucesso por si só: é preciso que toda a equipe esteja completamente a par dos processos realizados para evitar que erros aconteçam e prejudiquem os produtos e serviços.
Para entender melhor, imagine um supermercado. Você já parou para pensar quais são as etapas percorridas até os produtos serem repostos nas prateleiras? Tudo começa com uma pessoa responsável pela reposição, que irá notificar que há algo em falta no estoque.
Depois, uma pessoa responsável pela administração e finanças irá solicitar para os fabricantes os produtos que estão em falta e as quantidades necessárias. Eles deverão entregar esses produtos dentro do prazo combinado com o supermercado em questão.
Se tudo correr bem e a entrega for feita dentro do prazo, uma pessoa irá receber esses produtos e analisar se estão em condições de serem colocados nas prateleiras, se vieram na quantidade necessária, se estão dentro dos prazos de validade, se há embalagens danificadas, entre outros pontos. Somente após isso o colaborador responsável pela reposição irá fazê-la de maneira adequada.
Pois é, os funcionários percorrem diversas etapas para realizar uma ação que é necessária diariamente em mercados e outros estabelecimentos do tipo. Não seria muito mais fácil visualizar todo esse processo e suas etapas por meio de um fluxograma? Eles são ferramentas que demonstram de forma gráfica como funcionam os processos de qualquer organização.
Geralmente, os fluxogramas são feitos com figuras geométricas e outros elementos para simplificar o fluxo de informações e atividades que são parte dos processos da empresa. Por meio dos fluxogramas, fica mais fácil de compreender os processos e as relações entre eles, além de permitir também a identificação de problemas e gargalos que geram desperdícios e retrabalhos.
Ter fluxogramas de processos na empresa torna muito mais fácil descrever as etapas e o fluxo do processo. Muito utilizado como ferramenta de qualidade, o fluxograma pode ser aplicado em locais estratégicos dentro da empresa, como corredores com grande movimento de funcionários, para que eles o vejam e internalizam com mais facilidade.
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Como criar os fluxogramas
Um fluxograma de processos tem, basicamente, uma relação de início, meio e fim. O início, como o próprio nome indica, é onde o processo vai começar. O meio é o processo em desenvolvimento, ou seja, as atividades que serão realizadas para alcançar os objetivos que foram estabelecidos. Por último, o fim é representado pelos resultados esperados com as atividades que foram executadas. Tudo isso é representado por símbolos, que não devem ser usados em excesso. Se houver símbolos demais, o fluxograma torna-se difícil de ser entendido e analisado, e a intenção aqui é facilitar o entendimento.
Outra etapa essencial antes de iniciar qualquer fluxograma é realizar um estudo prévio de todos os processos que existem na organização. Se a equipe não entende como funciona a relação entre eles, pode acontecer de o fluxograma acabar confuso e sem objetividade. E não adianta muito gastar energia e tempo em um documento que, no fim, acaba não tendo a funcionalidade necessária, não é mesmo?
Como já mencionamos, o fluxograma representa o funcionamento de um processo. É por isso que é tão importante realizar um planejamento adequadamente antes de colocar no papel os processos que serão delineados, além das sequências que os acompanham.
Há diversas ferramentas que podem ser utilizadas para produzir os fluxogramas. Uma delas é o Excel, software de edição de planilhas muito presente nas empresas. Apesar de essa não ser a função principal do software, o Excel conta com todas as formas necessárias para elaborar um fluxograma. Se necessário, pode-se utilizar também os recursos gráficos da opção “Smart Art”.
Outra opção é o DIA, um software destinado especialmente à elaboração de fluxogramas, esquemas de circuito e diagramas de rede. Esse é um programa gratuito disponível em português, que permite exportar os arquivos em variados formatos.
Por fim, quem busca algo simples e prático na hora de elaborar fluxogramas pode utilizar o Canva. Trata-se de uma plataforma totalmente online de design gráfico, que conta com modelos prontos para serem adaptados às necessidades da organização.
Exemplo de fluxograma de processos
Agora, vamos descobrir como colocar tudo isso em prática com exemplos de fluxograma de processos. Um dos mais simples é o fluxograma de processo linear, que é aquele que indica o início do processo, a sequência das atividades, o momento de decisão e quando o processo se encerra. Nesse caso, podem ser utilizados círculos, retângulos e losangos.
Outro tipo de fluxograma é o de processo funcional, que além de demonstrar o início e o término do processo, a sequência das atividades realizadas e os momentos de tomadas de decisões, apresenta também os atores do processo, com elementos gráficos para atribuir as responsabilidades aos respectivos colaboradores.
Uma dica fundamental para montar fluxogramas de sucesso é utilizar os símbolos adequados. Por exemplo, a elipse é utilizada para indicar o início ou final das atividades do processo. Quando uma atividade levar a mais de uma opção, é hora de tomar uma decisão. Esse momento pode ser representado em um losango. Já os processos são representados em retângulos, enquanto os subprocessos podem ser colocados em retângulos com dois traços na parte interna.
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Para seguir com seus conhecimentos sobre os fluxogramas de processos, sugerimos as seguintes leituras:
Como fazer mapeamento de processos: 8 etapas fundamentais
Como fazer um 5W2H: passo a passo para criar o plano de ação
O que é gestão por processos? Saiba como ela funciona
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