Mapa de processos de uma empresa: entenda o que é e como fazer na prática

O mapa de processos de uma empresa é uma tarefa muitas vezes subestimada, mas de grande importância para a produtividade das companhias. Afinal, através dele é possível realizar a otimização das atividades de diversos setores. 

Além disso, entender melhor o fluxograma de atividades realizadas aumenta a produtividade da linha e facilita a gestão da qualidade.

Sendo assim, separamos aqui tudo que você precisa saber sobre como fazer um mapa de processos de uma empresa na prática. Dessa forma, vai ficar muito fácil entender a sua produtividade e aumentar cada vez mais seus números. Acompanhe abaixo!

O que é e quais os objetivos do mapeamento de processos

O mapa de processos de uma empresa, em linhas gerais, se trata da identificação lógica de todas as atividades realizadas na organização. Além disso, também liga e organiza os demais elementos que interagem com a linha de produção e qualidade final do produto.

Ou seja, o mapeamento de processos vem para auxiliar na identificação de problemas e melhorias no organograma estrutural da empresa. Pode ser utilizado de maneiras diferentes e com montagens alternativas, mas em todas, tem como objetivos:

  • Documentar os processos: organizar de maneira coesa e descritiva todos os processos realizados dentro da empresa. Essa função é bastante útil no treinamento e capacitação de colaboradores;
  • Melhorar os processos: implementação de melhorias em cada setor da organização;
  • Compreensão de processos: entender a relação entre a teoria e a prática de todos os processos da empresa;
  • Padronização de processos: verificar possíveis incoerências e inconsistências na organização, permitindo melhoras visíveis e permanentes na companhia;
  • Transformação de processos: realizar mudanças em todos os projetos, remodelando-os de modo que apresentem melhorias no produto final.

Além disso, para fazer o mapa de processos de uma empresa também é preciso saber que os processos são divididos em três categorias:

  • Processos primários: são os principais, aqueles que estão diretamente ligados ao produto ou ao cliente;
  • Processos de apoio: chamados também de processos secundários, são aqueles que fornecem informações ou material para os primários;
  • Processos de gerenciamento: são os processos de gestão, que organizam e entregam valor aos dois processos anteriores.

Como fazer o mapa de processos de uma empresa

Sabendo o que é e também a importância de a empresa realizar o mapeamento de processos, fica evidente o quão necessário é saber fazê-lo. Sendo assim, acompanhe em 6 passos simples como implementar essa técnica dentro da empresa!

Passo 1: Escolha os processos que serão mapeados

Ao contrário do que muitos pensam, fazer o mapeamento de processos de uma empresa não significa necessariamente descrever e desenhar cada atitude e setor dentro da organização. Afinal, esse tipo de detalhamento demanda muito tempo e energia, o que pode significar atrasos em outras atividades.

Sendo assim, a primeira parte ao montar o mapa de processos de uma empresa é definir quais processos serão mapeados. A escolha deve abranger aqueles mais importantes e que possuem participação ativa dentro do funcionamento cotidiano.

Por exemplo, em uma agência de turismo, o setor comercial, de recursos humanos e o administrativo são essenciais.

Porém, se esta tarefa causar muitas dúvidas, pode-se fazer uma reunião com a equipe para ouvir as sugestões de todos.

Passo 2: Organize os processos escolhidos dentro de um mapa

Um mapa de processos de uma empresa é, em linhas gerais, um desenho detalhado de tudo que acontece dentro da organização. Ou seja, se trata de uma representação gráfica de tudo que é interligado até chegar no produto final.

Sendo assim, separe todos os processos escolhidos para o mapa e comece a pensar em seu funcionamento. Como eles se relacionam, se interligam e qual o impacto no produto final.

Quando tiver todas essas respostas, coloque-as no papel, em torno do produto. Dessa forma, já conseguirá perceber de maneira bem ampla o funcionamento de sua empresa.

Passo 3: Conte sua equipe para a validação do processo

Um dos fatores mais importantes na hora de fazer o mapa de processos de uma empresa é contar com a participação ativa de todos. Afinal, as melhorias serão aplicadas a todos os setores, sendo assim, todos devem estar cientes e presentes no mapeamento.

Depois de realizada a representação gráfica, pergunte a todos se os processos e ligações estão corretas. Além disso, peça sugestões de possíveis elementos ausentes.

Passo 4: Remodele seus processos

Depois de reunir e entender os processos dentro da empresa, é chegada a tão esperada hora de remodelá-los. Afinal, o mapa vem para repassar os conceitos e ajudar na solução de possíveis problemas.

Analise a fundo as falhas, de modo a entender não apenas suas consequências, mas também as possíveis causas. A partir da descoberta desses fatores, será possível propor soluções e mudanças adequadas.

Passo 5: Automatize e implemente os novos processos

Todo processo de adaptação é complicado. No entanto, o mapa de processos só surtirá resultado caso seja implementado de maneira contínua e automatizada. Sendo assim, juntamente com a equipe, elabore táticas para que tudo ocorra de maneira gradual.

A automatização também é muito importante. Dessa forma, conte com o apoio de softwares para que a mudança seja fluida e eficaz.

Passo 6: Monitore o andamento do mapa de processos de uma empresa

Depois das soluções implementadas através do mapa de processos de uma empresa, é necessário monitorar seus resultados. Sendo assim, esteja sempre atento, principalmente na gestão da qualidade, para verificar se as falhas e problemas foram reduzidos.

Dessa forma, será possível perceber todos os processos se automatizando e sua empresa alcançando números cada vez maiores.

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Autor

Sou graduado em Jornalismo pela Universidade Estadual Paulista (UNESP), pós-graduação em Jornalismo Esportivo pelo Instituto de Pós-Graduação e Graduação (IPOG), especialização em revisão pela Unicamp, além de cursos de revisão e otimização de textos pela Rock Content.

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