Mapeamento de processos em 6 passos + o que é e importância

Sem tempo para ler este artigo sobre mapeamento de processos? Então, ouça ao episódio a seguir do podcast da Ânima Educação, no qual se explica o que é e para que serve o mapeamento de processos:

O mapeamento de processos é uma tarefa muitas vezes subestimada, mas de grande importância para a produtividade das companhias. Afinal, através dele é possível ter benefícios como:

  1. otimização das atividades de diversos setores;

  2. aumento da produtividade;

  3. melhor gestão da qualidade.

Sendo assim, separamos aqui tudo que você precisa saber sobre como fazer um mapa de processos de uma empresa na prática. Veja os tópicos que serão abordados nos próximos parágrafos:

  • O que é, para que serve e quais os objetivos do mapeamento de processos
  • Tipos de mapeamento de processos
  • Como fazer um mapeamento de processos? Por onde começar?
  • Como aprofundar os estudos em mapeamento de processos?
  • Perguntas mais frequentes (FAQ)

O que é, para que serve e quais os objetivos do mapeamento de processos

O mapa de processos de uma empresa, em linhas gerais, se trata da identificação lógica de todas as atividades realizadas na organização. Além disso, também liga e organiza os demais elementos que interagem com a linha de produção e qualidade final do produto.

Ou seja, o mapeamento de processos vem para auxiliar na identificação de problemas e melhorias no organograma estrutural da empresa. Pode ser utilizado de maneiras diferentes e com montagens alternativas, mas em todas, tem como objetivos:

  • Documentar os processos: organizar de maneira coesa e descritiva todos os processos realizados dentro da empresa. Essa função é bastante útil no treinamento e capacitação de colaboradores;
  • Melhorar os processos: implementação de melhorias em cada setor da organização;
  • Compreensão de processos: entender a relação entre a teoria e a prática de todos os processos da empresa;
  • Padronização de processos: verificar possíveis incoerências e inconsistências na organização, permitindo melhoras visíveis e permanentes na companhia;
  • Transformação de processos: realizar mudanças em todos os projetos, remodelando-os de modo que apresentem melhorias no produto final.

E a utilidade do mapeamento de processos não para por aí! Ele tem muitas outras aplicabilidades. Veja mais alguns no infográfico abaixo.

para que serve o mapeamento de processos
Fonte: Heflo

Além disso, para fazer o mapa de processos de uma empresa também é preciso saber que os processos são divididos em três categorias:

  • Processos primários: são os principais, aqueles que estão diretamente ligados ao produto ou ao cliente;
  • Processos de apoio: chamados também de processos secundários, são aqueles que fornecem informações ou material para os primários;
  • Processos de gerenciamento: são os processos de gestão, que organizam e entregam valor aos dois processos anteriores.

Tipos de mapeamento de processos

Existem diversos métodos para elaborar um mapa de processos. Portanto, é importante conhecê-los antes para avaliar qual técnica se encaixa melhor às suas necessidades. Veja os seis tipos de mapeamento de processos com exemplos:

  • Fluxograma
  • Fluxograma horizontal
  • Mapofluxograma
  • SIPOC
  • Business Process Model and Notation (BPMN)
  • Unified Modeling Language (UML)

Fluxograma

fluxograma
Fonte: Metodologia de mapeamento para gestão de processos

O fluxograma pode ser considerado a forma mais simples e prática de montar um mapa de processos. Isso porque ele utiliza elementos gráficos para representar os processos, facilitando a identificação de possíveis otimizações.

Entretanto, a simplicidade é tanta que, de certa forma, limita o desenvolvimento do mapeamento de processos. Por ser fácil de usar, pode ser uma técnica para aprender e iniciar nessa área, mas existem outros métodos mais completos.

Fluxograma horizontal

fluxograma horizontal
Fonte: Metodologia de mapeamento para gestão de processos

O fluxograma horizontal é uma evolução do anterior que busca solucionar algumas das limitações.

Sendo assim, este método aprimora a representação gráfica utilizando uma matriz, na qual os processos são expostos no eixo horizontal e os responsáveis pela execução no eixo vertical.

Mapofluxograma

mapofluxograma
Fonte: Metodologia de mapeamento para gestão de processos

O mapofluxograma é, basicamente, a associação do fluxograma com o layout de uma linha de produção. Ele representa graficamente a linha de produção por meio dos símbolos utilizados no fluxograma.

Esse método é muito útil para empresas de grande porte, que lidam com uma alta quantidade de produtos e precisam de mais atenção com a logística e a estocagem.

Afinal, esta técnica detalha o processo completo da produção, o que possibilita visualizar falhas e pontos de melhoria para reduzir as perdas e ter ganhos de produtividade e lucro.

SIPOC

metodologia SIPOC

O SIPOC é uma ferramenta da metodologia Lean Six Sigma utilizada para mapear todos os processos relacionados ao fluxo de insumos e produtos. Inclusive, essa sigla é um acrônimo (palavra formada pela inicial de outras) e cada letra representa o que é levado em conta nessa ferramenta:

  • Supplier (Fornecedores)
  • Input (Entradas)
  • Process (Processos)
  • Output (Saídas)
  • Customer (Clientes)

Sendo assim, o SIPOC permite mapear todos os processos de uma empresa, criando uma estrutura organizacional que inicia nos fornecedores e termina nos clientes. 

Isso permite fazer uma análise aprofundada de cada etapa, o que facilita a identificação de falhas e a aplicação de atualizações nos processos.

Portanto, essa ferramenta pode garantir mais lucro por contribuir com organização dos processos, evitando perdas e falhas.

Interessou-se em aprender essa ferramenta? Então, assista à Expert Class sobre como construir um SIPOC com o Master Black Belt Carlos Sander:

Outra forma de você se familiarizar com essa ferramenta é se inscrevendo na certificação online e gratuita em White Belt – Lean Six Sigma da CAE Treinamentos.

Nela, você terá acesso a 35 aulas com conhecimentos básicos de Lean Six Sigma para que você possa iniciar o seu aprendizado nessa metodologia. Além disso, há também uma apostila exclusiva e suporte online para tirar todas as suas dúvidas. Inscreva-se!

Business Process Model and Notation (BPMN)

notação BPMN
Fonte: Heflo

O BPMN é uma notação, ou seja, um sistema gráfico completo e padronizado. Ele é muito popular e útil na montagem de mapas de processos porque representa toda estrutura do início ao fim, de maneira didática.

Então, além de ajudar a encontrar falhas e pontos de otimização, essa notação facilita muito a comunicação entre diferentes setores da empresa. 

Na verdade, essa questão da comunicação é um diferencial enorme, porque, devido à padronização, qualquer pessoa que domine o BPMN saberá interpretar um mapa de processos que foi criado utilizando esse sistema.

Sendo assim, esse é um método muito versátil e eficaz, podendo ser utilizado nos mais diversos segmentos para esclarecer processos considerados complexos. Para saber mais sobre o BPMN você pode ler o seguinte texto: Notação BPMN, a mais usada para modelar processos.

Unified Modeling Language (UML)

unified modeling language UML
Fonte: Metodologia de mapeamento para gestão de processos

O Unified Modeling Language (Linguagem de Modelagem Unificada, em português) é uma padronização de diagramas mais focada no mapeamento de processos de um software, ou seja, a sua utilização é mais voltada para a área da tecnologia.

Diante disso, o UML possui padrões gráficos para representar toda a estrutura de um sistema. Assim como o BPMN, esse método ajuda muito na comunicação, porque apresenta o processo de uma forma mais clara e didática.

E, além de ajudar a identificar pontos de melhoria, ele auxilia os integrantes da equipe a entenderem quais são as funções de cada um.

Como fazer um mapeamento de processos? Por onde começar?

Sabendo o que é, para que serve e qual é a  importância de uma empresa realizar o mapeamento de processos, fica evidente o quão necessário é saber fazê-lo. Sendo assim, aprenda um roteiro para mapear processos em seis passos simples:

1. Identifique os processos essenciais

Ao contrário do que muitos pensam, fazer o mapeamento de processos de uma empresa não significa necessariamente descrever e desenhar cada atitude e setor dentro da organização. 

Afinal, esse tipo de detalhamento demanda muito tempo e energia, o que pode significar atrasos em outras atividades.

Sendo assim, a primeira etapa ao montar o mapa de processos de uma empresa é definir quais processos serão mapeados. A escolha deve abranger aqueles mais importantes e que possuem participação ativa dentro do funcionamento cotidiano.

Por exemplo, em uma agência de turismo, o setor comercial, de recursos humanos e o administrativo são essenciais.

Porém, se esta tarefa causar muitas dúvidas, pode-se fazer uma reunião com a equipe para ouvir as sugestões de todos.

2. Organize os processos fundamentais em um mapa

Esse é o momento para você identificar qual tipo de mapeamento de processos (fluxograma, SIPOC, BPMN, etc.) faz mais sentido para a empresa. E, em seguida, basta organizar os processos em alguma dessas representações gráficas.

Sendo assim, separe todos os processos escolhidos para o mapa e comece a pensar em seu funcionamento. Como eles se relacionam, se interligam e qual o impacto no produto final.

Quando tiver todas essas respostas, coloque-as no papel, em torno do produto. Dessa forma, já conseguirá perceber de maneira bem ampla o funcionamento de sua empresa.

3. Valide com a equipe

Um dos fatores mais importantes na hora de fazer o mapa de processos de uma empresa é contar com a participação ativa de todos. Afinal, as melhorias serão aplicadas a todos os setores. Sendo assim, todos devem estar cientes e presentes no mapeamento.

Depois de realizada a representação gráfica, pergunte a todos se os processos e ligações estão corretas. Além disso, peça sugestões de possíveis elementos ausentes.

4. Remodele os processos da empresa

Depois de reunir e entender os processos dentro da empresa, é chegada a tão esperada hora de remodelá-los. Afinal, o mapa vem para repassar os conceitos e ajudar na solução de possíveis problemas.

Analise a fundo as falhas, de modo a entender não apenas suas consequências, mas também as possíveis causas. A partir da descoberta desses fatores, será possível propor soluções e mudanças adequadas.

5. Automatize e implemente os novos processos

Toda adaptação é complicada. No entanto, o mapa de processos só surtirá resultado caso seja implementado de maneira contínua e automatizada. 

Sendo assim, juntamente com a equipe, elabore táticas para que tudo ocorra de maneira gradual.

A automatização também é muito importante. Dessa forma, conte com o apoio de softwares para que a mudança seja fluida e eficaz.

6.  Monitore o andamento dos resultados

Depois de as soluções terem sido implementadas, é necessário monitorá-las para avaliar os resultados. Portanto, esteja sempre atento, principalmente na gestão da qualidade, para verificar se as falhas e problemas foram reduzidos.

Dessa forma, será possível perceber todos os processos se automatizando e sua empresa alcançando números cada vez maiores.

Ainda tem alguma dúvida sobre como mapear os processos? Então, assista à explicação do Carlos Sander, que é Master Black Belt:

Como aprofundar os estudos em mapeamento de processos?

Interessou-se em aprender mais sobre mapeamento de processos agora que você entendeu o que ele é, para que serve e qual a sua importância?

Pois, então, a melhor escolha para aprofundar os seus estudos é por meio do treinamento online em Ferramentas da Qualidade da CAE.

Este curso  oferece todos os conhecimentos necessários para que você aprenda a coletar, processar e dispor dados por meio das ferramentas da qualidade.

O aprendizado é na prática por meio das mais de 45 aulas exclusivas sobre como utilizar as ferramentas para identificar pontos de melhoria em processos. 

Além disso, o curso conta com apostila exclusiva, certificado de conclusão, suporte de consultores altamente capacitados e exercícios de Excel e Minitab. Aproveite essa oportunidade e se inscreva!

Para saber mais sobre técnicas e dicas de gestão, acompanhe o nosso blog! Por lá, é possível estar sempre estudando para atingir o sucesso definitivo!

Perguntas mais frequentes (FAQ)

O que é e para que serve o mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é uma ferramenta utilizada para visualizar toda a estrutura de operação de uma empresa, possibilitando identificar falhas e pontos de melhoria.

Qual é a importância do mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é importante para documentar e padronizar a estrutura de operação de uma empresa, facilitando a resolução de falhas e implementação de melhorias.

Quais são os tipos de mapeamento de processos?

Os principais métodos utilizados para fazer um mapa de processos são os seguintes: fluxograma, fluxograma horizontal, mapofluxograma, SIPOC, BPMN e UML.

Como fazer um mapeamento de processos?

O roteiro utilizado para mapear processos é o seguinte: escolha dos processos para mapeamento; organização deles em um diagrama; validação com a equipe; remodelagem dos processos; automatização e implementação e monitoramento do andamento da operação.

Quais são as melhores ferramentas de mapeamento de processos?

A recomendação da CAE Treinamento é o software Heflo. Ele conta com funcionalidades que permitem a modelagem, a documentação, o controle e a automatização dos processos.

Quais são os melhores livros sobre mapeamento de processos?

Indicamos quatro livros essenciais para você aprofundar seus conhecimentos em mapeamento de processos e gestão de processos no geral:
1. Gestão de Processos: da Teoria à Prática, por Joao Carlos Furtado, Liane Mahlmann Kipper e Simone Pradella
2. Gestão de processos: melhores resultados e excelência organizacional, por Luis César, Adriana Amadeu e Simone Martines
3. Gerenciamento de processos de negócios: BPM – Business Process Managment, por Roquemar Baldam, Rogério Valle e Henrique Rozenfeld
4. Manual de BPM: Gestão de Processos de Negócio, por Michael Rosemann e Jan vom Brocke

Autor

Sou graduado em Jornalismo pela Universidade Estadual Paulista (UNESP), pós-graduação em Jornalismo Esportivo pelo Instituto de Pós-Graduação e Graduação (IPOG), especialização em revisão pela Unicamp, além de cursos de revisão e otimização de textos pela Rock Content.

Escreva um Comentário