O que é a metodologia Scrum? GUIA completo com exemplos!

Sem tempo para ler este artigo sobre a metodologia Scrum? Então, ouça o seguinte episódio do podcast Hipsters Ponto Tech:

Se a sua empresa tem grandes projetos, a metodologia Scrum é o que você está procurando para executar os planos de ação de forma eficiente e com menor probabilidade de erros. Ela pode ser realizada seguindo este passo a passo:

  1. Defina os responsáveis pelas funções;

  2. Monte o Product Backlog;

  3. Planeje os Sprints;

  4. Execute os processos;

  5. Revise e melhore.

Tem interesse em saber mais sobre esse modelo de gestão de projetos? Explicamos todos os detalhes importantes sobre essa metodologia nos tópicos a seguir. Boa leitura!

O que é a metodologia Scrum?

A metodologia Scrum se baseia no trabalho em ciclos com tempo definido, que são os chamados Sprints. O objetivo dos ciclos é focar na entrega de uma meta pré-definida.

Essas metas ficam no Product Backlog, que é uma lista com todos os propósitos de trabalho elaborada e constantemente reorganizada pelo Product Owner, cargo muito importante dentro do Scrum.

Os seguintes papéis são fundamentais para o funcionamento correto da gestão de projetos com Scrum:

  • Product Owner: define quais tarefas serão realizadas em um Sprint, assim como a ordem de prioridade. Ou seja, é o profissional responsável pela elaboração do Product Backlog;
  • Scrum Master: faz de tudo um pouco. É uma mistura de gerente, facilitador e mediador. Sua função é garantir que não haja problemas na execução dos processos essenciais do Scrum;
  • Equipe: o restante da equipe, geralmente, é formada por um grupo de cinco ou seis. A maioria costuma ser de desenvolvedores, mas também é comum ter pelo menos um designer.

Como funciona a metodologia Scrum?

Agora que você já conhece todas as “engrenagens” que fazem o método funcionar, fica mais fácil entender cada uma das suas etapas. 

Tudo se inicia com o Product Owner decidindo quais tarefas farão parte do Product Backlog, bem como a ordem de prioridade delas. Basicamente, essa listagem contém mudanças ou novas funcionalidades que serão incluídas no produto da empresa.

Em seguida, parte-se para o planejamento dos Sprints, que serão os períodos de execução das tarefas. É importante que tudo esteja bem claro, como o tempo de duração de cada ciclo e os responsáveis por cada demanda.

Logo após o planejamento se inicia o primeiro Sprint, que é a execução em si. Cada ciclo foca na entrega de diferentes demandas, seguindo a prioridade definida no Backlog. O importante é atingir o objetivo determinado.

Nessa etapa são feitas reuniões diárias (normalmente, na parte da manhã) chamadas Daily Scrum. Nelas, o Scrum Master e a equipe se reúnem sempre no mesmo horário para conversarem sobre o andamento das entregas.

No final do sprint, a equipe se reúne com o Product Owner para revisar a performance dos Sprints no que é chamado de Sprint Review. Nessa conversa, a equipe analisa como foi o andamento da execução e avalia a implementação de possíveis otimizações de processos.

Em um tópico mais à frente, trazemos todas essas etapas em um passo a passo, com mais detalhes, para que você consiga implementar o Scrum na sua empresa. Continue acompanhando!

Principais vantagens da metodologia Scrum

A metodologia Scrum pode proporcionar vários benefícios aos processos de gestão de projetos de uma empresa. Abaixo, separamos as principais vantagens:

  • Planejamento detalhado e preciso;
  • Transparência;
  • Controle de processos;
  • Redução de falhas;
  • Adaptabilidade;
  • Melhoria contínua.

Planejamento detalhado e preciso

O fato do Scrum ser dividido em ciclos beneficia muito o desenvolvimento do planejamento de como as demandas serão realizadas e entregues.

Afinal, a equipe se concentra totalmente em desenvolver a melhor solução possível para cada “bloco” de entregas.

Então, com o foco direcionado a um objetivo específico fica bem mais fácil planejar todos os detalhes com precisão, assim como alcançar um resultado satisfatório.

Transparência

A metodologia Scrum é totalmente fundamentada no trabalho em equipe, logo, o seu funcionamento também tem como objetivo ser o mais transparente possível.

A ideia é que o time sempre esteja alinhado, com todos sabendo como está o andamento das tarefas e quais são os obstáculos para alcançar o objetivo desejado.

Por causa disso, esse modelo de gestão de projetos incentiva a realização de muitas reuniões e o compartilhamento constante de feedbacks.

Redução de falhas

O Scrum promove a redução de falhas por conta de duas características: fluxo de trabalho baseado em ciclos e feedbacks constantes.

Como já dissemos anteriormente, a divisão do trabalho beneficia a execução das tarefas, pois todos os esforços estão concentrados em um objetivo específico. Isso já é algo capaz de contribuir para a diminuição de erros.

No entanto, os feedbacks diários que ocorrem nas reuniões amplificam esse benefício, porque os problemas são compartilhados e resolvidos em conjunto pela equipe.

Leia também: Como otimizar resultados: 4 passos para eliminar desperdícios

Adaptabilidade

O método Scrum é maleável e pode ser adaptado a diversos projetos em empresas de diferentes tamanhos e segmentos. 

Para isso, basta construir uma equipe multidisciplinar com profissionais capacitados para implementar essa metodologia de forma adequada.

Melhoria contínua

Devido aos feedbacks constantes e à revisão feita após a conclusão de cada Sprint, o Scrum promove a melhoria contínua dos processos.

Afinal, ao final de cada ciclo de trabalho a equipe terá uma série de novas experiências e informações que podem contribuir para o aperfeiçoamento dos processos.

Sendo assim, a execução sempre está em evolução. O próximo Sprint sempre será mais eficiente e produtivo do que o anterior.

Como aplicar a metodologia Scrum na sua empresa

Você já entendeu o que é o Scrum, como ele funciona e os benefícios que se pode ter, mas como aplicá-lo na sua empresa? Abaixo, listamos o passo a passo da metodologia Scrum para que você consiga implementá-la tranquilamente no seu negócio. Confira!

metodologia scrum
Fonte: TECNICON

1. Defina os responsáveis pelas funções

Montar uma equipe multidisciplinar e capacitada é o primeiro passo para conseguir aplicar adequadamente o Scrum na sua empresa.

Portanto, em um primeiro momento, direcione todos os seus esforços à avaliação das competências técnicas e comportamentais de colaboradores atuais ou candidatos a uma vaga.

Dessa forma, será possível fazer uma boa escolha dos responsáveis pelos cargos essenciais para o funcionamento da metodologia Scrum.

Vale destacar que, idealmente, todos os integrantes do time devem saber trabalhar muito bem em equipe, assim como devem ter noção de como se comunicar com os parceiros. Afinal, o Scrum depende de um bom trabalho em equipe.

2. Monte o Product Backlog

Product Backlog nada mais é do que a listagem de tudo que será realizado no projeto definido por ordem de prioridade.

Essa etapa é realizada principalmente pelo Product Owner e serve para alinhar a equipe quanto ao que deve ser produzido. Uma questão importante de se destacar é que o Backlog pode e deve ser alterado caso apareça alguma necessidade.

Além disso, utilizar uma ferramenta digital de produtividade, como o Trello ou o Notion, é uma boa maneira de organizar o Backlog e facilitar o entendimento das tarefas por parte da equipe.

A visualização do que precisa ser feito em um formato de quadro ajuda os colaboradores a se organizarem com as suas atividades, contribuindo para a melhora da produtividade.

3. Planeje os Sprints

Em seguida, é o momento de definir os detalhes dos Sprints, que são períodos determinados no qual a equipe concentra todos os seus esforços para entregar alguma demanda, seguindo a ordem de prioridade definida anteriormente.

Aqui, é importante esclarecer todos os detalhes possíveis do Sprint para garantir que os envolvidos no projeto consigam exercer o seu papel com tranquilidade e fluidez. O ideal é responder às seguintes perguntas:

  • Quanto tempo o Sprint irá durar?
  • Quais tarefas serão realizadas? (definidas de acordo com a prioridade determinada no Product Backlog)
  • Qual será a responsabilidade de cada membro da equipe durante o Sprint?
  • Qual é o resultado esperado ao final do Sprint?

A etapa de planejamento é, primordialmente, um momento de transparência para garantir que tudo esteja bem organizado e documentado para, assim, o time conseguir ser produtivo e trabalhar em sinergia.

4. Execute os processos

Após todos os alinhamentos e planejamentos realizados nas etapas anteriores, é hora de partir para a execução!

Nesta etapa, entra algo crucial para a metodologia Scrum: as reuniões. É fundamental que todos os dias haja pelo menos uma reunião de manhã para que a equipe possa compartilhar os seguintes pontos:

  • o que foi concluído no dia anterior;
  • o que será feito hoje;
  • feedbacks sobre os processos, possíveis problemas, etc.

A ideia é que essa primeira reunião seja rápida, durando em torno de 15 a 30 minutos, e tenha o intuito tanto de alinhar a equipe sobre o andamento das atividades quanto de documentar problemas e identificar necessidades de mudanças no Backlog ou no Sprint.

É importante deixar claro que não necessariamente é preciso fazer apenas uma única reunião diária durante a manhã. Outros encontros podem acontecer ao longo do dia para solucionar problemas e ajudar colegas.

Apenas é essencial tomar cuidado para não exagerar na quantidade de encontros, porque isso pode prejudicar a execução das tarefas, deixando pouco tempo para atividades operacionais e cansando os colaboradores.

5. Revise e melhore

Por fim, após a conclusão do Sprint, é fundamental que ocorra uma reunião de retrospectiva para que a equipe possa discutir sobre o que deu certo e o que deu errado. Assim, é possível identificar pontos de otimização.

Aliás, é por conta desse momento que é ideal documentar tudo que foi relatado durante as reuniões diárias. Dessa forma, fica muito mais fácil recordar todos os detalhes que devem ser debatidos na reunião de retrospectiva.

Depois da revisão dos processos e identificação dos pontos de melhoria, é hora de implementar as mudanças e começar outro Sprint.

Confira também: O que é Kaizen? Aprenda como aplicar o método na sua empresa

Scrum vs. Kanban

O Kanban é uma metodologia ágil assim como o Scrum. Entretanto, ele é mais utilizado em projetos com fluxo contínuo de tarefas, ajudando na visualização e organização das demandas que precisam ser entregues.

Além disso, o Kanban é muito simples e prático de se implementar, porque consiste em um quadro separado em três colunas: “a fazer”, “em andamento” e “concluído”. Isso possibilita utilizá-lo com recursos extremamente simples, como post-its e folhas de sulfite.

Já o Scrum, como explicamos ao decorrer deste texto, é uma metodologia que conta com diversas etapas e regras com o objetivo de organizar e melhorar a produtividade dos processos. Também se diferencia por conta do seu fluxo intermitente que é separado em Sprints.

Por conta das diferenças, essas metodologias costumam ser utilizadas em projetos e segmentos distintos. Entretanto, nada impede que o Kanban possa ser usado como um complemento ao Scrum.

A visualização das tarefas que essa ferramenta proporciona pode ser uma ótima ajuda na organização e priorização do Product Backlog. Inclusive, no tópico sobre essa etapa citamos isso e recomendamos o Trello, que é uma ferramenta totalmente baseada na metodologia Kanban.

Quer conhecer melhor o Kanban e entender como ele pode contribuir para a gestão dos projetos da sua empresa? Assista ao vídeo abaixo:

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Autor

Formado em Engenharia Mecânica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP. Estudou Business and Process Management pela University of Arkansas - EUA, direcionando sua especialização em Lean Seis Sigma. Tornou-se Master Black Belt e hoje está à frente da CAE Treinamentos, ministrando cursos e realizando consultorias na área.

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