Afinal, o que é a padronização de processos?

Você conhece a padronização de processos? Trata-se de uma maneira de formalizar a produção da empresa como uma forma de aumentar a produtividade e efetivar os lucros por meio da normatização e organização dos fluxos de trabalho. Neste artigo, vamos explicar a importância de padronizar os processos da empresa, as diferentes formas de fazer isso, os resultados esperados e muito mais. Confira:

Por que padronizar os processos de uma empresa?

Como mencionamos, a padronização de processos ocorre quando a empresa uniformiza a produção e fluxos de trabalho. Assim, os resultados obtidos serão sempre os mesmos, de modo que fica mais fácil de monitorar as atividades e identificar pontos que precisam ser melhorados. 

Por exemplo, imagine um restaurante cuja equipe é composta por atendentes e cozinheiros. Os atendentes vão recebendo os pedidos e, conforme mais clientes vão chegando, os pedidos vão ficando acumulados no balcão de forma completamente desordenada. 

Os cozinheiros veem a pilha de pedidos e, sem entenderem, acabam produzindo os pratos na ordem que parece mais correta. Assim, um cliente que chegou mais tarde pode acabar recebendo o pedido antes daquele que chegou mais cedo – e que, aliás, ainda está esperando pelo jantar. 

Se esse restaurante tivesse padronizado seus processos, os atendentes provavelmente iriam utilizar um tablet com um software para marcar os pedidos, que seriam encaminhados diretamente a um monitor na cozinha na ordem de chegada. 

Dessa forma, os pedidos iriam chegar corretamente aos cozinheiros, já que o atendente não precisaria mais ir até o balcão e não correria mais o risco de amassar ou molhar o papel com os pedidos. Tudo isso faria com que os processos fossem muito mais rápidos e organizados, o que implicaria em um cliente bem mais satisfeito com o atendimento.

Assim, fica mais fácil de entender que a padronização de processos é essencial para as empresas que ainda não estão bem estruturadas e sofrem com a organização do trabalho. Entretanto, é importante deixar claro que padronizar os processos não significa engessá-los e tirar toda a dinâmica das atividades, mas sim apresentar e aplicar a maneira que vai influenciar mais positivamente no resultado desejado.

Como fazer a padronização de processos?

Depois de entender a importância da padronização de processos, é hora de entender como aplicá-la na prática. Como essa tarefa não é simples, é essencial realizar um estudo prévio da situação e dos objetivos que a empresa busca alcançar. Por isso, comece fazendo um mapeamento para identificar os processos dos setores, junto dos recursos e funcionários envolvidos.

É importante também preparar os colaboradores para essa nova forma de trabalhar. Uma opção é realizar treinamentos para internalizar o conhecimento e divulgar os novos critérios de trabalho. As equipes podem ser divididas em áreas de atuação junto de um gerente para delegar as funções aos colaboradores adequados.

Ao definir os padrões e técnicas que serão utilizados, explique todo o processo de forma clara e compreensível para todos e tire todas as dúvidas que apareçam. Para garantir que o novo fluxo de trabalho irá correr bem, certifique-se de sempre acompanhar o desenvolvimento das atividades. Fique atento também para identificar possíveis gargalos operacionais e financeiros que possam estar atrapalhando os resultados, mas que possam ser eliminados de forma simples e rápida.

Com o tempo, a equipe irá perceber que a padronização dos processos faz com que as atividades sejam otimizadas, o que aumenta os lucros, a qualidade dos produtos e reduz despesas desnecessárias e falhas.

Quais os resultados que uma empresa pode ter ao padronizar os processos?

A padronização de processos permite que os responsáveis entendam de forma mais clara onde os recursos são aplicados e como podem ser utilizados de forma mais efetiva. Como consequência, os gerentes passam a ter mais autonomia nas decisões que envolvem a redução do consumo e desperdício de materiais.

Como os procedimentos serão realizados de acordo com um padrão determinado previamente e serão documentados, a empresa deve esperar encontrar os erros com muito mais facilidade. Geralmente, até mesmo os colaboradores das equipes conseguem identificá-los e solucioná-los com eficiência.

A forma das empresas se relacionarem com os clientes vêm mudando com o avanço tecnológico. Assim, acompanhar de perto as tendências do mercado é essencial para identificar softwares e ferramentas que possam auxiliar e otimizar a criação de planos de ação e melhorar a comunicação entre a equipe.

Como a padronização dos processos influencia a produtividade?

A padronização de processos é uma excelente maneira de a empresa garantir a qualidade das atividades realizadas em todo o processo, ou seja, desde a produção até a venda do produto ou serviço. Com a padronização, o gestor consegue monitorar o desempenho de cada área por meio dos indicadores de qualidade. Assim, consegue também observar pontos que precisam de atenção, para aplicar as mudanças necessárias neles.

Como o próprio nome indica, a padronização de processos é também uma forma de garantir que determinada atividade seja sempre executada da mesma forma. Quando os colaboradores seguem um determinado modelo de trabalho, é possível reduzir as curvas de aprendizagem e inconsistências que podem acontecer durante a entrada de novos funcionários. 

E, já que estamos falando de tarefas, vale lembrar que a padronização de processos tem como missão esclarecer uma das dúvidas mais comuns da equipe, pois define quem é responsável por cada parte do processo. 

Quando o fluxo de trabalho fica definido – e padronizado -, os colaboradores passam a se comprometer mais com suas tarefas porque entendem o impacto que suas atividades trarão nas dos colegas. Isso confere muito mais produtividade e eficiência para o time! 

Para continuar seu aprendizado, confira as leituras sugeridas abaixo:

O que são macroprocessos + exemplo

Mapa de processos de uma empresa: entenda o que é e como fazer na prática

As 5 ferramentas de gestão mais utilizadas para otimizar a rotina e os processos da empresa

Não se esqueça de se inscrever no nosso canal do YouTube, curtir nossa página do Facebook e acompanhar as publicações do nosso blog para ficar por dentro de todas as novidades!

Autor

Jornalista e social media formada pela Unesp.

Escreva um Comentário