O que é gestão por processos? Entenda os TOP benefícios 📈

Se a sua empresa precisa de mais organização, chegou a hora de você entender o que é gestão por processos. Cada atividade precisa ser bem orientada com tarefas objetivas, claras e que agregam valor para a empresa e, principalmente, para o cliente.

Por isso, a melhoria de processos nas empresas é sempre tão falada e executada por todos os negócios focados em crescer e evoluir no mercado atual. 

Para conduzir a gestão por processos é importante ter uma equipe alinhada e capacitada nas metodologias de qualidade como Lean Manufacturing e Six Sigma

Se este é um desafio que sua empresa vai encarar, você está no lugar certo. Neste post vamos explicar o que é gestão por processos, como esse trabalho acontece e os benefícios após a implementação. Continue lendo!

O que é gestão por processos?

Antes de explicar o que é gestão por processos, vamos entender o conceito de processo quando falamos em sistemas de produção empresariais.

Processo é toda ação ou conjunto de ações que leva ao cumprimento de um objetivo. Ou seja, uma empresa que fabrica carros tem o setor de revisão.

O processo de revisão da montagem é composto por uma série de processos secundários que analisam se o produto está apto para venda. Sem essa etapa é impossível garantir a qualidade e fazer a eliminação de falhas. 

Dessa forma a gestão por processos é uma prática direcionada para a criação de um fluxo de trabalho organizado, fácil de ser seguido e altamente eficiente para atingir bons resultados. 

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Os fluxogramas de processos de cada departamento da empresa se integram para criar uma produção coesa e altamente lucrativa.

A gestão por processos exige um alinhamento forte entre os responsáveis pela gestão da empresa, pois as lideranças são as principais mantenedoras dessa abordagem.

Apesar do esforço e tempo empregados nessa prática, o resultado impacta diretamente o desempenho e o cumprimento das metas e objetivos

Esse sistema é adaptável e funciona em vários tipos de empresas, orientando suas estratégias ao longo do tempo.

Gestão de processos e Gestão por processos: diferença

A diferença entre gestão de processos e gestão por processos é sutil, porém significativa para compreender o papel dessas metodologias e como aplicá-las.

A gestão de processos envolve sistematizar as tarefas da empresa, definindo as etapas para sua execução e aplicando melhorias contínuas sempre que necessário.

Ter uma metodologia de gerenciamento de processos significa que uma empresa tem a gestão de processos como norte. 

Já a gestão por processos envolve toda a empresa e não apenas os setores operacionais que originalmente possuem tarefas que acontecem em sequência. É uma abordagem completa que inclui também os setores administrativos.

A empresa forma uma rede integrada de processos conectados entre todos os setores que funcionam de forma organizada, gerenciada, analisada e conduzida por seus processos.

Importância da gestão por processos

A gestão por processos é importante porque integra todas as ações da empresa e faz com que elas sejam direcionadas para o mesmo objetivo.

Esse benefício reforça não só a marca da organização no mercado e seus ganhos com a produção como também motiva a equipe com o trabalho.

Assim, os funcionários não perdem tempo seguindo processos que não são eficientes. Além disso, conseguem evitar erros que podem afetar a qualidade do produto e a satisfação do cliente.

Outro ponto importante dessa forma de gestão é ter dados atualizados e organizados em um histórico que permite buscar referências para fazer previsões mais assertivas. 

Se as pesquisas de clima da sua empresa apontam que a equipe está desmotivada, a falta de processos de trabalho bem organizados pode ser um dos motivos.

Por isso, usando a gestão por processos as empresas conseguem colocar toda a estrutura operacional e administrativa no eixo do sucesso.

Como colocar a gestão por processos em prática

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Para colocar a gestão por processos em prática é importante alinhar a equipe para executar as seguintes etapas:

1. Organização

Crie documentos para descrever o trabalho de cada setor: funções, número de funcionários e responsável pelo gerenciamento. Anexe também os fluxogramas dos processos executadas em cada área da empresa. 

2. Novo fluxo

Com os dados acima, crie o novo fluxo de trabalho completo para visualizar todos os processos de forma geral e sua integração. É fundamental que essa sequência seja lógica e sem gargalos. Qualquer correção necessária pode ser feita nesta etapa. 

3. Teste

Faça um teste inicial do fluxo remodelado em um setor e, caso o resultado seja positivo, aplique-o em todas as áreas. Se forem necessárias alterações, corrija-as e teste novamente na mesma equipe antes de expandir os novos processos para o restante da empresa. 

4. Monitoramento

Mesmo depois da fase de teste e correções iniciais, é importante continuar observando o desempenho da gestão por processos, agora em nível geral. Assim, é possível identificar onde ele está sendo mais eficiente e corrigir os obstáculos ainda existentes. 

5. Aprimoramento

A medida que a análise dos processos organizacionais evolui as descrições dos documentos da etapa 1 vão sendo atualizadas, criando métodos mais enxutos.

Essas cinco etapas podem ser feitas separadamente nos departamentos e depois compiladas em um documento geral, criando o manual de procedimentos final da empresa. 

Posteriormente, esse documento deve ser compartilhado e estar ao alcance de todos para reforçar a cultura da gestão por processos. 

Vantagens desse tipo de gestão

Há muitas vantagens em implementar esse tipo de gestão. Citamos algumas abaixo:

  • Identificar processos sem organização;
  • Desenvolver a visão analítica para melhorar processos de negócios;
  • Ter uma empresa operando com eficiência;
  • Traçar metas mais ousadas de desenvolvimento no mercado;
  • Otimizar processos ineficientes;
  • Facilitar o acompanhamento das mudanças implementadas.

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Autor

Formado em Engenharia Mecânica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP. Estudou Business and Process Management pela University of Arkansas - EUA, direcionando sua especialização em Lean Seis Sigma. Tornou-se Master Black Belt e hoje está à frente da CAE Treinamentos, ministrando cursos e realizando consultorias na área.

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