O que é otimização de processos: 6 estratégias + 5 benefícios

Sem tempo para ler o post? Que tal ouvir o episódio do nosso podcast Business Break relacionado a esse tema: #025 – 6 Estratégias para otimização de processos?

Business Break – Podcast CAE · #025 – 6 Estratégias para otimização de processos

Muitas empresas usam o mapeamento de processos como primeiro passo para criar ações de melhoria contínua nos negócios. Porém as técnicas de otimização de processos podem ser recursos eficientes para usar como abordagem inicial.

As ferramentas de melhoria contínua de processos impulsionam grandes evoluções nos negócios. As empresas que estão atentas ao funcionamento do negócio estão um passo a frente da concorrência.

Os benefícios gerados pela otimização de processos são percebidos na mudança de comportamento da equipe, na eficiência da produção e na satisfação do cliente.

E chegam até o aumentos dos lucros e no retorno sobre o investimento (ROI) de outras ações.

A seguir, vamos conhecer as seis maneiras de fazer a otimização de processos com eficiência e as vantagens que as melhorias trazem para alcançar resultados. Continue lendo!

6 técnicas de otimização de processos

1. Reduzir o tempo de resposta

Uma empresa que se preocupa em analisar o tempo gasto e as atividades envolvidas em processos de negócio tanto de produtos quanto de serviços, identifica um valor importante do negócio.

Eliminar o desperdício de tempo é uma estratégia que otimiza o fluxo de trabalho evita que os funcionários fiquem parados enquanto poderiam estar produzindo.

Fazer a otimização de processos observando o tempo envolvido e como otimizá-lo será positivo tanto para a equipe de trabalho quanto para a satisfação do cliente.

2. Melhorar a eficiência dos processos

Observar a eficiência de um processo permite identificar se ele está alcançando todo o potencial de desempenho esperado.

Maior eficiência resulta em uma maior produção de bens e serviços em relação aos ativos necessários.

Organizações menos eficientes operam em desvantagem competitiva e precisam de uma otimização de processos rápida.

3. Reduzir custos de operação

É fundamental como estratégia de otimização de processos analisar os custos gerados na prestação do serviço para garantir a saúde financeira da organização.

Quando as organizações operam através de processos de negócios bem organizados, os custos de bens e serviços se tornam imperceptíveis, o que facilita a melhoria visível e sustentável.

4. Melhorar a experiência do cliente

Por trás de todo cliente insatisfeito, há um processo comercial falho. Melhorar a experiência do cliente começa com a otimização de processos internos para fornecer melhores resultados para os clientes externos.

Ao estudar os clientes, uma organização pode fazer uma otimização de processos efetiva que atenda às suas necessidades de maneira consistente.

5. Melhorar o uso dos recursos

Outra estratégia de otimização de processos é analisar o seu uso e identificar qual é a produção final em relação a quantidade de recursos usados para produzi-la. Afinal, seus ativos devem gerar lucro, não é mesmo?

Os ativos incluem pessoas, ferramentas e equipamentos, instalações, tecnologia da informação e propriedade intelectual. Poucas empresas analisam até que ponto os ativos servem ao propósito planejado.

6. Definir processos de negócios

Um mapa de processo fornece a base para uma otimização de processos eficiente. Tenha registrado as etapas cruciais do seu processo de produção para acompanhar tudo com atenção.

Além de favorecer a execução do trabalho, o mapa ajuda a colocar cada funcionário na sua posição adequada, na qual ele tem conhecimento para executar melhor o trabalho.

Benefícios da otimização de processos

Redução das despesas

Quando se fala em otimização de processos logo pensa-se na redução das despesas. É possível otimizar materiais, mão de obra, despesas e outros custos operacionais.

Todo processo empresarial produz um resultado, seja físico ou intelectual, e isso acarreta um custo associado que pode ser atribuído ou alocado a esse processo.

Fidelidade do cliente

A satisfação do cliente é o resultado direto das ações internas da empresa que levam a realização do trabalho quando bem executadas.

É fundamental o cliente entender e perceber o valor por trás do produto ou serviço que ele recebe.

Quando cada necessidade é atendida com qualidade e rapidez, o cliente tende a se fidelizar a empresa e sempre procurá-la como uma solucionadora para suas questões de negócio.

Lealdade dos funcionários

Quando a otimização de um processo é definida a equipe da empresa precisa ser engajada no trabalho para executar as melhorias previstas.

O trabalho pode ser uma oportunidade valiosa para engajar a equipe no objetivo da empresa e inspirar lealdade dos funcionários.

Uma equipe de trabalho engajada é a peça mestra do desenvolvimento organizacional e fortalece o negócio a longo prazo, atraindo novos talentos para o time.

Com uma metodologia de gerenciamento de processos sólida, é mais fácil organizar a equipe e acompanhar o seu desempenho.

Fidelidade de parceiros de negócios

Contratar um fornecedor qualificado é uma estratégia de otimização de processos muito poderosa para melhorar não apenas o desempenho dos negócios, mas também aumentar a contribuição valiosa desse fornecedor-chave.

A fidelidade em relação aos parceiros de negócio é muito valorizada no mercado de trabalho, especialmente com o crescimento da onda de terceirização. Valorize qualidade sempre para qualificar seu negócio.

Crescimento da receita

A receita de uma empresa cresce a medida que chegam novos clientes, os preços evoluem com o trabalho e as contas atuais aumentam suas demandas.

A evolução desses três fatores está diretamente ligada a qualidade dos processos da empresa que impactam os resultados.

Por isso, é importante criar um sistema de gestão de vendas adequado para atender as expectativas do cliente adequadamente.

Aprenda novas ferramentas de otimização de processos

As seis estratégias de otimização de processos industriais, administrativos ou produtivos que apresentamos podem gerar melhorias profundas na estrutura de trabalho de uma empresa.

Quando existem processos organizacionais consolidados é muito mais gerenciar e implementar melhorias contínuas a partir de uma base confiável.

Para atender a essas expectativas de gestão mais eficiente aprender novas ferramentas e incentivar os membros a se capacitarem é fundamental.

Aproveite e complete sua leitura com o e-book gratuitoComo otimizar processos em PMEs‘ e aprenda o passo a passo.

Está em busca de uma capacitação mais profunda na área? Inscreva-se no curso online de ‘Melhorias em Sistemas de Gestão (Requisito Norma ISO)‘ e comece hoje mesmo!

Autor

Formado em Engenharia Mecânica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP. Estudou Business and Process Management pela University of Arkansas - EUA, direcionando sua especialização em Lean Seis Sigma. Tornou-se Master Black Belt e hoje está à frente da CAE Treinamentos, ministrando cursos e realizando consultorias na área.

Escreva um Comentário