Padronização de processos: o que é, benefícios e como fazer

Sem tempo para ler este artigo sobre padronização de processos? Ouça o episódio 25 do Business Break, podcast da CAE:

Você conhece a padronização de processos? Trata-se da normatização e organização dos fluxos de trabalho de uma empresa, que pode promover um aumento da produtividade e dos lucros. A padronização pode ser feita em cinco passos:

  1. Defina objetivos claros;

  2. Mapeie os processos;

  3. Documente os processos;

  4. Compartilhe a padronização;

  5. Revise a documentação periodicamente.

Neste artigo, vamos explicar o que é padronização de processos, quais são os benefícios dessa iniciativa, como realizá-la na prática e muito mais. Confira!

O que é padronização de processos?

Padronização de processos é o conceito utilizado para definir uma série de ações que visam organizar, estruturar e documentar os processos internos de uma empresa.

Com a padronização, a execução de tarefas fica muito mais clara aos colaboradores, promovendo diversos benefícios, como aumento da produtividade e redução de desperdícios e falhas.

Diante disso, é uma medida estratégica fundamental para que o seu negócio conquiste resultados melhores.

Por que padronizar os processos de uma empresa?

Como mencionamos, a padronização de processos ocorre quando a empresa uniformiza a produção e os fluxos de trabalho.

Assim, as atividades contarão com um modelo definido de execução, facilitando o monitoramento dos resultados e a identificação de possíveis pontos de melhoria.

Por exemplo, imagine um restaurante cuja equipe é composta por atendentes e cozinheiros. Os atendentes recebem os pedidos, mas, conforme mais clientes chegam, eles começam a acumular no balcão de forma completamente desordenada. 

Os cozinheiros veem a pilha de pedidos e, sem entenderem, acabam produzindo os pratos na ordem que parece mais correta.

Por causa disso, um cliente que chegou mais tarde pode acabar recebendo o pedido antes de alguém que já estava aguardando – e que, aliás, continuará esperando pelo jantar. 

Se esse restaurante tivesse padronizado seus processos, os atendentes provavelmente utilizariam um tablet com um software para marcar os pedidos, que seriam encaminhados diretamente a um monitor na cozinha na ordem de chegada. 

Dessa forma, os pedidos iriam chegar corretamente aos cozinheiros, já que os atendentes não acumulariam desordenadamente os papéis no balcão.

Essas ações fariam com que os processos fossem muito mais rápidos e organizados, o que implicaria em um cliente bem mais satisfeito com o atendimento.

Com esse exemplo, fica bem claro que a padronização de processos é essencial para as empresas que ainda não estão estruturadas e sofrem com a organização do trabalho.

Entretanto, é importante deixar claro que padronizar os processos não significa engessá-los, tirando toda a dinâmica das atividades. Na verdade, o objetivo é apresentar e aplicar o fluxo de execução mais otimizado possível.

Caso você queira ver um exemplo real e com mais detalhes, assista ao vídeo abaixo que apresenta um estudo de caso sobre os problemas que a falta de padronização causou à AdeS:

 

Benefícios da padronização de processos

A padronização de processos pode promover diversos benefícios importantes para uma empresa. Listamos os principais, confira:

  • Melhora a produtividade
  • Diminui falhas
  • Otimiza a distribuição de recursos
  • Reduz custos e desperdícios
  • Melhora a qualidade
  • Facilita o treinamento
  • Simplifica a implementação de automatizações

Melhora a produtividade

A padronização permite entender como um processo pode ser executado com a maior eficiência, agilidade e qualidade possível. 

Além disso, os colaboradores conseguem realizar as atividades com mais facilidade por conta do padrão implementado.

Esses fatores influenciam diretamente na produtividade da empresa, podendo resultar em um ganho muito expressivo que, consequentemente, contribui para melhores resultados.

Diminui falhas

Uma das etapas essenciais para a realização da padronização é o mapeamento de processos, que permite visualizar de maneira muito clara todos os procedimentos da organização.

Então, fica muito mais fácil identificar em quais pontos ocorrem as principais falhas e pensar em estratégias para evitá-las.

Diante disso, o padrão instituído na empresa já conta processos totalmente otimizados, gerando o mínimo de falhas possíveis.

Otimiza a distribuição de recursos

Como dissemos, a padronização permite ter uma visualização mais ampla dos processos internos. Isso contribui para a melhor distribuição dos recursos financeiros.

Afinal, fica mais simples identificar quais setores precisam de um investimento maior e quais podem ter uma redução de orçamento. Além disso, a compra de matéria-prima também pode ser otimizada.

Reduz custos e desperdícios

Uma vez que a padronização é capaz tornar os processos mais eficientes e claros para os colaboradores, os desperdícios sofrem uma redução considerável.

Por causa desse motivo e das vantagens anteriores, também ocorre uma redução de custos, porque menos matéria-prima e tempo serão perdidos.

Isso é muito bom, pois a diminuição de gastos impacta diretamente no lucro do seu negócio, visto que a margem que você ganha em cima dos produtos será maior.

Melhora a qualidade

A melhora da qualidade dos produtos pode ser considerada uma consequência dos outros benefícios que a padronização de processos promove.

Isso porque a redução de falhas e a melhora da produtividade impactam — e muito — na qualidade final do produto.

Esse benefício pode ser um “divisor de águas” para o seu negócio, porque a qualidade do que se oferece é uma das melhores vantagens competitivas que se pode ter nos dias atuais.

Facilita o treinamento

A adoção de um padrão gera uma documentação que descreve detalhadamente todos os processos de uma empresa, tornando o treinamento de novos colaboradores muito mais ágil e eficiente.

Esse é um benefício especialmente ótimo para organizações que contam com várias unidades, porque a padronização ajuda na nivelação da qualidade, mantendo-a igual em todos os locais.

Simplifica a implementação de automatizações

A automatização de processos e implementação de novas tecnologias se torna muito mais simples após todos os procedimentos estarem organizados e otimizados.

Afinal, é possível visualizar com clareza quais atividades podem ter um ganho significativo de eficiência com algum tipo de automação.

Como fazer a padronização de processos?

Depois de compreender a importância e os benefícios da padronização de processos, é hora de entender como aplicá-la na prática. Confira o passo a passo:

1. Defina objetivos claros

O primeiro passo é entender com clareza quais são os seus objetivos com a padronização dos processos. Você quer aumentar a produtividade? Diminuir falhas? As metas podem ser inúmeras e variam em cada caso.

Essa definição é essencial para conseguir montar um plano de ação que esteja totalmente alinhado com o que se pretende alcançar. Além disso, também ajuda a não se frustrar com os resultados, evitando que ocorra algo inesperado.

2. Mapeie os processos

Ainda antes de começar a padronização de processos em si, é fundamental conhecer precisamente como todas as atividades são executadas. Para isso, é preciso realizar um mapeamento de processos.

O ideal é que esse mapeamento seja feito de uma forma muito colaborativa, envolvendo o máximo de funcionários possíveis. Isso porque, com certeza, haverão processos iguais sendo realizados de formas distintas.

Com um mapeamento colaborativo, é possível entender as diferentes maneiras que um processo é realizado, facilitando a identificação de qual método é mais efetivo.

Entenda mais sobre mapeamento de processos com a explicação do Master Black Belt Carlos Sander:

 

3. Documente os processos

Após mapear os processos, é hora de partir para a documentação do padrão que será instituído na organização.

Nesta etapa, deve-se valorizar a didática e clareza com que se descreve os procedimentos. Isso facilitará o entendimento de todos.

Aliás, os processos que constam na documentação, idealmente, já devem estar otimizados de acordo com os pontos que foram identificados nas fases anteriores. Assim, a implementação do padrão trará resultados mais rápidos e efetivos.

4. Compartilhe a padronização

Também é importante preparar os colaboradores para essa nova forma de trabalhar. Uma opção é realizar treinamentos para internalizar o conhecimento e divulgar os novos critérios de trabalho. 

As equipes podem ser divididas em áreas de atuação junto de um gerente que delegue as funções aos colaboradores adequados.

Ao definir os padrões e técnicas que serão utilizados, explique todo o processo de forma clara e compreensível a todos e tire as dúvidas que aparecerem. 

5. Revise a documentação periodicamente

Para garantir que o novo fluxo de trabalho irá correr bem, certifique-se de sempre acompanhar o desenvolvimento das atividades. 

Fique atento também em relação a possíveis gargalos operacionais e financeiros que possam estar atrapalhando os resultados. Em muitos casos, eles podem ser eliminados de forma simples e rápida.

Com o tempo, a equipe irá perceber que a padronização dos processos faz com que as atividades sejam otimizadas, o que aumenta os lucros, a qualidade dos produtos e reduz despesas desnecessárias.

Como a padronização dos processos influencia a produtividade?

Falamos muito sobre como os benefícios da padronização de processos impactam na produtividade da empresa, mas é válido comentar com mais detalhes por que isso acontece.

A padronização de processos é uma excelente maneira da empresa garantir a qualidade das atividades realizadas em todo o processo, ou seja, desde a produção até a venda do produto ou serviço.

O gestor consegue monitorar o desempenho de cada área por meio dos indicadores de qualidade. Assim, também é possível observar pontos que precisam de atenção para aplicar as mudanças necessárias neles.

Como o próprio nome indica, a padronização de processos é também uma forma de garantir que determinada atividade seja sempre executada da mesma forma. 

Quando os colaboradores seguem um determinado modelo de trabalho, é possível reduzir as curvas de aprendizagem e inconsistências que podem acontecer durante a entrada de novos funcionários. 

E, já que estamos falando de tarefas, vale lembrar que a padronização de processos tem como missão esclarecer uma das dúvidas mais comuns da equipe, pois define quem é responsável por cada parte do processo. 

Quando o fluxo de trabalho fica definido – e padronizado -, os colaboradores passam a se comprometer mais com suas tarefas porque entendem o impacto que suas atividades trarão nas dos colegas. Isso confere muito mais produtividade e eficiência para o time! 

Como aprender a padronizar processos?

Um dos caminhos de aprendizado da padronização de processos que fazem mais sentido é o entendimento das ferramentas da qualidade.

Elas são ferramentas e metodologias voltadas à melhoria contínua, ou seja, ajudam a melhorar os processos internos de uma empresa.

Com essas ferramentas, fica muito mais fácil identificar pontos de melhoria e as variabilidades de um processo, que são recursos essenciais para implementar uma padronização.

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Perguntas Frequentes (FAQ)

O que é padronização de processos?

É uma iniciativa que possui o objetivo de estruturar e organizar os processos operacionais de uma empresa da melhor forma possível, otimizando a produção e os resultados.

Quais são as vantagens da padronização de processos?

A padronização proporciona diversas vantagens, porque ajuda a encontrar a melhor maneira de execução dos processos internos. Isso pode melhorar a produtividade, o lucro, reduzir falhas e muito mais!

Qual a importância da padronização de processos?

Instituir um padrão de fluxo de trabalho é fundamental, principalmente, para que os colaboradores conheçam o seu papel dentro do negócio e saibam como executar suas atividades da melhor forma possível. Isso aumenta a eficiência de produção e reduz falhas.

Quais são as ferramentas de padronização de processos?

As duas essenciais para a realização desta iniciativa são a documentação e o mapeamento de processos. Essas são as ferramentas indispensáveis, mas há diversas outras ferramentas de melhoria contínua que podem ajudar muito na elaboração da padronização.

Qual é a importância da documentação de processos?

A documentação dos processos é essencial para que os colaboradores entendam como funciona o fluxo de trabalho, conheçam o seu papel e sejam treinados com mais agilidade e eficiência. No entanto, a documentação também serve para que a padronização não se perca com o tempo e para facilitar na identificação de possíveis otimizações.

Autor

Jornalista e social media formada pela Unesp.

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