O que é padronização de processos? 5 passos para fazê-la!

Sem tempo para ler este artigo sobre padronização de processos? Ouça o episódio 25 do Business Break, podcast da Frons:

Você sabe para que serve e qual a importância da padronização de processos?

Essa metodologia refere-se à organização e normatização dos fluxos de trabalho dentro de uma empresa.

Através da padronização de processos você consegue aumentar os lucros e a produtividade do seu negócio. Esta ação pode ser feita seguindo cinco passos.

Primeiramente, você deve definir os objetivos claros e mapear todos os processos. Logo após é necessário documentar os processos e compartilhar a padronização.

Para finalizar o último passo, é muito importante fazer uma revisão de toda a documentação periodicamente. 

Se você deseja potencializar os resultados do seu negócio, continue sua leitura e confira este artigo completo que a Frons preparou sobre padronização de processos, quais os benefícios e como realizar esta prática. Confira!

Afinal, o que é padronização de processos?

A padronização de processos é o conceito utilizado para definir uma série de ações com intuito de estruturar, organizar e documentar os processos dentro de uma empresa.

Entretanto, é um ato que desenvolve um padrão a ser seguido por todos os profissionais que atuam na empresa. 

Dessa forma, essa padronização deve ser entendida e executada por todos os colaboradores que estão no negócio.

Com esse padrão desenvolvido, você vai conseguir deixar mais claro como os colaboradores precisam realizar as tarefas.

Portanto, seu negócio terá um aumento na produtividade e redução de falhas e desperdícios, consequentemente, isso vai gerar benefícios para todos.

Diante de todas essas vantagens, a padronização de processos é uma medida estratégica essencial que você deve usar para otimizar os resultados do seu negócio. 

Afinal, o que é padronização de processos?

A padronização de processos é o conceito utilizado para definir uma série de ações com intuito de estruturar, organizar e documentar os processos dentro de uma empresa.

Entretanto, é um ato que desenvolve um padrão a ser seguido por todos os profissionais que atuam na empresa. 

Dessa forma, essa padronização deve ser entendida e executada por todos os colaboradores que estão no negócio.

Com esse padrão desenvolvido, você vai conseguir deixar mais claro como os colaboradores precisam realizar as tarefas.

Portanto, seu negócio terá um aumento na produtividade e redução de falhas e desperdícios, consequentemente, isso vai gerar benefícios para todos.

Diante de todas essas vantagens, a padronização de processos é uma medida estratégica essencial que você deve usar para otimizar os resultados do seu negócio.

Por que padronizar os processos de uma empresa?

Como falamos acima, a padronização de processos ocorre quando a empresa uniformiza os fluxos de trabalho e padroniza a produção. 

Dessa forma, as atividades terão um modelo definido de execução. E isso vai facilitar você quando for monitorar os processos e os resultados.

Além disso, vai auxiliar a encontrar os pontos que estão precisando de melhoria.Para você compreender melhor o que estamos falando, pense neste exemplo abaixo.

Imagine um restaurante cuja equipe é composta por atendentes e cozinheiros.

Os atendentes recebem os pedidos, porém, conforme vai chegando mais clientes, eles começam a acumular no balcão de forma completamente desordenada. 

Os cozinheiros veem a pilha de pedidos e, sem entenderem, acabam produzindo os pratos na ordem que parece ser a mais correta.

Por causa deste fato, um cliente que chegou mais tarde pode acabar recebendo o pedido antes de alguém que já estava  no local aguardando e que, pelo jeito, continuará esperando pelo jantar. 

Se esse restaurante tivesse seguindo algum dos exemplos de padronização de processos, os atendentes provavelmente utilizariam um tablet com um software para marcar os pedidos.

E com isso, esses pedidos seriam encaminhados diretamente a um monitor na cozinha na ordem de chegada. 

Dessa forma, os pedidos iriam chegar corretamente aos cozinheiros, já que esses atendentes não acumulariam desordenadamente os papéis no balcão.

Essas ações fariam com que os processos fossem muito mais eficientes e organizados, 

E, consequentemente, teria um cliente bem mais satisfeito com o atendimento.

Com esse exemplo que acabamos de apresentar acima, fica claro que a padronização de processos é fundamental para as empresas.

Devido a esse padrão, seu negócio vai ficar bem estruturado e você e sua equipe de trabalho não vão sofrer com desorganização.

Entretanto, você deve ter em mente que padronizar os processos não significa engessá-los. Se você engessar seu negócio, você vai tirar toda dinâmica das atividades. 

Na verdade, a intenção é apresentar e aplicar o fluxo de execução mais otimizado possível para potencializar o processo.

Caso você queira dar uma olhada com mais detalhes em um exemplo real, confira o vídeo abaixo.

Aqui neste vídeo você vai analisar um estudo de caso sobre o transtorno que a falta de padronização causou na Ades. Veja!

Benefícios da padronização de processos

Como já falamos, a padronização de processos pode gerar diversos fatores importantes para o desenvolvimento de uma empresa.

 Listamos os principais benefícios para você entender melhor, confira:

• Melhora a produtividade;
• Diminui falhas;
• Otimiza a distribuição de recursos;
• Reduz custos e desperdícios;
• Melhora a qualidade;
• Facilita o treinamento;
• Simplifica a implementação de automatizações;

Melhora a produtividade

A padronização permite você entender como executar o processo com mais eficiência dentro da sua empresa. 

E fazendo isso com a agilidade e qualidade necessária. Além disso, seus colaboradores vão conseguir realizar as atividades com mais naturalidade.

Isso tudo devido ao padrão que você implementou. Esses fatores influenciam diretamente na produtividade da empresa. 

Diante disso, o seu ganho e de todos envolvidos no seu negócio, consequentemente, vão ter um aumento considerável.

Diminui falhas

Uma das etapas fundamentais para a realização da padronização que você deve entender é o mapeamento de processos.

Através do mapeamento de processos é possível visualizar com clareza todos os procedimentos da organização.

Diante disso, fica muito mais fácil identificar em quais pontos acontecem as principais falhas no seu negócio. E com isso, você pode pensar as melhores estratégias para evitá-las.

Diante disso, o padrão instituído na empresa já conta processos totalmente otimizados, gerando o mínimo de falhas possíveis.

Otimiza a distribuição de recursos

Como falamos, com a padronização de processos você terá uma visão mais ampla de todos os processos que estão ocorrendo internamente.

Portanto, você terá uma análise de como deve distribuir seus recursos financeiros.

Afinal, isso vai facilitar a identificação de quais setores precisam de um investimento maior e quais devem ter uma redução de orçamento. 

Além disso, você ainda consegue otimizar a compra de matéria prima.

Reduz custos e desperdícios

A padronização de processos tem a capacidade de tornar os seus processos mais eficazes e claros para os funcionários. 

Diante disso, os desperdícios são reduzidos consideravelmente.

Por causa desse fator e das vantagens anteriores, você também consegue reduzir os seus custos, porque menos matéria-prima e tempo serão perdidos.

Essa redução é essencial, pois a diminuição dos gastos vai impactar diretamente no lucro da sua empresa.

Devido a isso, a margem que você vai ganhar em cima dos produtos será bem maior.

Melhora a qualidade

Você deve entender que a melhora da qualidade dos produtos pode ser considerada uma consequência dos outros benefícios que a padronização de processos promove.

Isso porque a redução de falhas e a melhora da produtividade causam impacto positivo na qualidade final do seu produto.

Dessa forma, você precisa estar atento a essa vantagem. Ela pode ser uma mudança significativa no seu projeto.

Lembre-se, a qualidade do que se oferece é uma das melhores vantagens competitivas que se pode ter nos dias atuais.

Facilita o treinamento

É importante ter um padrão que forneça uma documentação com informações detalhadas de todos os processos de um negócio.

Se você fizer isso, vai melhorar o desempenho e a produtividade de todos os setores da empresa, tornando o treinamento de novos colaboradores muito mais ágil e eficaz.

Portanto, esse é um benefício essencial para empresas que possuem várias unidades.

Pelo fato da padronização ajudar na nivelação da qualidade da produção e do desempenho em todos os locais. Com isso, você consegue manter tudo igual.

Simplifica a implementação de automatizações

Esse é outro ponto essencial que você deve ficar de olho. 

A automatização de processos e implementação de novas tecnologias se torna muito mais simples após todos os procedimentos estarem organizados e otimizados.

Afinal, é possível você analisar com mais clareza quais são as atividades que podem ter um aumento significativo de produtividade e eficiência com algum tipo de automação.

Como fazer a padronização de processos?

Agora que você compreendeu todos os benefícios e como realizar a padronização de processos, é hora de você entender o passo a passo para aplicar no seu negócio.

Continue sua leitura aqui na Frons e confira abaixo.

1. Defina objetivos claros

Primeiramente, você deve ter em mente quais são as suas intenções. É importante que você tenha objetivos claros sobre como utilizar a padronização de processos.

Você quer reduzir as falhas? Seu desejo é aumentar a sua produtividade e a de seus colaboradores? 

As metas são suas e podem ser inúmeras, elas variam de acordo com seu caso. Essa definição é fundamental para conseguir montar um plano de ação.

Entretanto, este planejamento deve estar alinhado com o que você deseja alcançar. Além disso, você também terá uma certa noção dos seus resultados.

Se por acaso ocorrer algo inesperado, você não vai se frustrar com a situação.

2. Mapeie os processos

Antes de começar a padronização de processos em si, é fundamental você ter conhecimento preciso de como são executadas todas as atividades.

Para isso, há necessidade de realizar um mapeamento de processos.

O ideal é que você faça esse mapeamento de uma forma colaborativa, incluindo o máximo de pessoas possíveis que estão envolvidas no negócio.

Isso deve ser feito porque, com certeza, ocorrerão processos iguais sendo realizados de formas distintas.

Com esse mapeamento colaborativo, você vai ter a possibilidade de entender as diferentes formas que um processo é feito.

Devido a isso, você terá facilidade para identificar qual é o método que será mais efetivo para você aplicar no seu negócio. 

Se você ainda estiver com algum questionamento, entenda mais sobre mapeamento de processos com a explicação do Master Black Belt Carlos Sander no vídeo abaixo:

3. Documente os processos

Depois que você mapear todos os processos, é preciso partir para a documentação do padrão que será implementado na empresa.

Nesta fase é necessário ser o mais claro possível para que todos os funcionários da sua empresa consigam compreender os procedimentos que devem seguir.

Esse entendimento dos colaboradores vai trazer resultados mais eficazes para todo negócio.

Aliás, é essencial que todos os processos que constam nessa documentação já estejam otimizados de acordo com os pontos que foram identificados por você anteriormente.

Dessa forma, essa padronização dos processos vai gerar resultados mais rápidos e efetivos  para você.

4. Compartilhe a padronização

É importante você compartilhar o material com seus funcionários. 

Se você não preparar seus colaboradores, eles ficarão sem saber como será o novo formato de trabalho da empresa.

Uma dica nossa aqui da Frons é você realizar alguns treinamentos para passar todo conhecimento necessário para o entendimento dos novos critérios de trabalho.

Você pode dividir equipes por áreas de atuação junto de um  gerente que delegue as funções aos colaboradores adequados.

Após definir todos os padrões e as técnicas que serão utilizadas, explique o processo de forma clara e compreensível para que todos os colaboradores tirem as dúvidas que aparecerem. 

5. Revise a documentação periodicamente

Para  garantir que o novo fluxo de trabalho irá correr bem, você precisa acompanhar sempre o desenvolvimento das atividades dentro do seu negócio.

Fique atento também em relação a possíveis gargalos operacionais e financeiros que possam estar atrapalhando os resultados e o desempenho da empresa.

Em muitos casos, você consegue eliminá-los de forma simples e rápida.

Com o tempo, sua  equipe vai notar que a padronização dos processos faz com que todas as atividades sejam otimizadas.

Com isso, você consegue aumentar a produtividade, os lucros, a qualidade dos produtos e ainda vai reduzir os gastos que não tem necessidade.

Como a padronização dos processos influencia a produtividade?

Como falamos, a padronização de processos traz uma série de benefícios para todas as pessoas que utilizam esta técnica.

Esses fatores impactam positivamente na produtividade da sua empresa, mas é importante  comentarmos com mais detalhes por que isso acontece.

Você já pôde notar que a padronização de processos é uma excelente maneira de garantir que sua empresa ou negócio garanta a qualidade na realização das atividades.

E com todo esse processo, você tem aumento na produtividade e na lucratividade do que está oferecendo.

Os indicadores de qualidade possibilitam que o gestor faça o monitoramento de cada setor dentro de um negócio. 

Assim, também é possível observar pontos que precisam de atenção para aplicar as mudanças necessárias neles e melhorar o desempenho.

Como o próprio nome indica, a padronização de processos é também uma forma de garantir que determinada atividade seja sempre executada da mesma forma.

Mas, lembre-se, como mencionamos acima, sem precisar engessar essas atividades. 

Quando os colaboradores da sua empresa seguem um modelo específico de trabalho, seguindo um padrão, eles conseguem reduzir as curvas de aprendizagem.

Devido a isso, você tem mais facilidade para diminuir as inconsistências que podem acontecer durante a entrada de novos funcionários na sua empresa. 

E, já que estamos falando de tarefas, é preciso lembrar que a padronização de processos tem o objetivo de esclarecer um dos questionamentos mais importantes de uma equipe.

Ou seja, a dúvida que os funcionários possuem para entender quais são suas funções e responsabilidades em cada parte do processo,

Quando o fluxo de trabalho fica definido e padronizado, os colaboradores passam a se comprometer mais com suas tarefas.

Isso acontece porque eles entendem o impacto que suas atividades trarão nas dos colegas. Dessa forma, todo o time ficará eficiente e produtivo.

Assim como mencionamos acima, quando você aplica um padrão nos processos do seu negócio, uma série de benefícios começam a surgir para você e toda sua equipe.

Como redução de custos, aumento do desempenho dos colaboradores, redução de perdas de recursos e agilidade para identificar e corrigir problemas.

Porém, abordamos esses benefícios acima. O que vamos mostrar agora são as melhorias que você terá utilizando padronização de processos e a vantagem que você terá sobre seus concorrentes.

E com isso, consequentemente terá um produto ou serviço com maior credibilidade no mercado. Confira!

Melhoria na qualidade do produto e dos serviços

Quando você compreender e aplicar todas as etapas que apresentamos até aqui, vai notar o aumento considerável na qualidade do serviço ou do produto que sua empresa está oferecendo.

Não faça como o exemplo do restaurante, que citamos no início do conteúdo. Se o seu negócio estiver padronizado, você terá um destaque maior que sua concorrência.

Com isso, consequentemente, vai aumentar seu faturamento. A lucratividade é importante, mas tem um fator mais importante.

A satisfação do seu público. Quando você consegue encantar os seus clientes através do serviço ou produto oferecido, o aumento do lucro chega naturalmente.

Quer algo melhor do que a fidelização dos clientes? Então, por esse fato e por todos os outros benefícios já mencionados, o blog da Frons trouxe esse conteúdo sobre a padronização de processos.

A importância da padronização de processos

Quer potencializar seu negócio? Crie um plano para realizar uma padronização de processos na sua empresa. Como falamos, vai melhorar o desempenho do seu negócio.

A maioria das empresas utilizam esse documento padrão para guiar seus colaboradores.

Como já foi dito e não custa reforçar para você, a padronização de um negócio formaliza todos os envolvidos em um projeto  e qual a forma que devem trabalhar.

Dessa forma, você terá mais garantia que o serviço executado por um funcionário, de certa forma, será parecido com a execução de trabalho de outro colaborador da equipe.

E a partir desse padrão, vai ser possível você ter uma previsibilidade da qualidade do serviço ou produto que sua empresa está oferecendo.

Diante disso, esse padrão estabelecido evita também uma série de transtornos, como não entender o responsável por cada tarefa.

Variação nos processos, falta de controle dos resultados e outras dificuldades com falta de clareza para você e seus colaboradores. 

Portanto, você deve planejar a padronização com calma, para evitar essas dores de cabeça.

Pode até parecer complicado no começo, porém, quando você executar esta técnica, terá resultados satisfatórios dentro da sua empresa.

Como aprender a padronizar processos?

Até aqui você pôde compreender todas as melhorias que a aplicação da padronização de processo pode desenvolver em um negócio.

Entretanto, sabemos que você chegou aqui querendo saber o caminho para adquirir um conhecimento mais específico do assunto, correto?

Então, um dos caminhos de aprendizado da padronização de processos que vão potencializar seu desempenho é entender as ferramentas de qualidade.

São ferramentas e metodologias voltadas à melhoria contínua, ou seja, métodos que vão auxiliar você a melhorar os processos internos dentro do seu negócio.
Com essas metodologias, você terá mais facilidade para identificar e analisar detalhadamente todos os pontos.

Com isso, vai conseguir corrigir os erros e potencializar os acertos do seu negócio. Essas ferramentas são recursos essenciais para implementar uma padronização no seu projeto. 

Esperamos que você tenha adquirido as informações necessárias para aplicar no seu negócio.

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Você também pode continuar seu aprendizado com conteúdos do nosso blog aqui na Frons. Sugerimos as seguintes leituras:

• O que são macroprocessos + exemplo
• Mapa de processos de uma empresa: entenda o que é e como fazer na prática
• As 5 ferramentas de gestão mais utilizadas para otimizar a rotina e os processos da empresa

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