5W2H: como fazer um plano de ação eficiente [passo a passo]

A ferramenta 5W2H é usada para criar planos de ação dentro das empresas. A partir de respostas a perguntas simples (como veremos abaixo), o objetivo é que você seja capaz de criar uma estratégia de atuação para sua empresa. Mas a dúvida de muitos profissionais sobre o 5W2H é como fazer? É isso que você verá a seguir.

Antes de continuarmos, é interessante lembrar o que é plano de ação 5W2H e como ele pode ser usado para planejar diferentes atividades de diferentes setores da organização.

Como você verá, as perguntas se encaixam para ajudar você e seus gestores a tomarem qualquer tipo de decisão de maneira mais consciente. Então vamos começar o passo a passo do planejamento 5W2H, entendendo o seu conceito.

O que é o plano de ação 5W2H?

Um plano de ação criado a partir da ferramenta 5W2H tem como premissa responder as seguintes perguntas:

  • O quê?;
  • Quem?;
  • Quando?;
  • Onde?;
  • Por quê?;
  • Como?;
  • Quanto?.

Em inglês, de onde o termo é originado, essas perguntas seriam: What; Who; When; Where; Why; How; How much. Formando assim o acrônimo 5W2H.

A teoria propõe então que ao entender o 5w2h e como fazer, você poderia planejar as ações de negócio de maneira mais organizada e consciente.

5W2H: como fazer um plano de ação passo a passo

Mediante às perguntas que elencamos acima, parece bastante simples aprender sobre 5W2H e como fazer, correto? Correto. Realmente, colocar em prática a metodologia não exige o uso de ferramentas ou sistemas complexos, nem fluxogramas confusos e cheios de possibilidades.

Com um pedaço de papel, se você preferir, é possível fazer um planejamento 5W2H para organizar uma decisão ou plano de ação.

Existe uma lista de ações que devem ser executadas ou uma lista de decisões a serem tomadas? Sente-se com os envolvidos e comece a responder às perguntas tópico a tópico.

Como se utiliza a ferramenta 5w2h?

Por exemplo, se você precisa decidir sobre a contratação de mais um funcionário para o setor de TI, sua análise poderá ser a seguinte:

  • O quê: contratar um profissional de TI;
  • Quem: departamento de RH e gestor de TI;
  • Quando: imediatamente;
  • Onde: setor de TI;
  • Por quê: sobrecarga de trabalho no setor está começando a atrasar a entrega de projetos;
  • Como: por meio de processo seletivo;
  • Quanto: média salarial de um profissional experiente é cerca de R$ 8 mil mais encargos.

Como você viu no exemplo de plano de ação 5W2H acima, a partir das respostas para cada pergunta e da análise do todo, você e sua equipe poderão entender se há mesmo a necessidade da contratação, se o setor financeiro está preparado para isso e mais.

É claro que exemplo é bastante simples, por isso, a seguir, vamos mostrar um processo de 5W2H e como fazer que se adeque a questões mais complexas da empresa como:

  • decisões para aumentar a captação de lucro de uma empresa;
  • ações para ampliar o volume de clientes;
  • reduzir custos;
  • definir a estratégia de vendas e mais.

Para isso, você precisa compreender o que cada uma dessas perguntas quer dizer, ou melhor, descobrir.

Quais são os 5W?

1- O que? (What)

O primeiro passo do 5W2H e como fazer na prática é entender sobre o que é seu plano de ação. Pode ser qualquer coisa, desde “reduzir despesas da empresa” até “comprar um computador novo”.

Aqui também podem estar objetivos como “criar um novo canal de vendas” para seu negócio como um e-commerce ou uma filial em outro bairro com potencial.

Novamente, essa primeira pergunta delimita o que deve ser planejado e a resposta para ela pode ser qualquer coisa.

2- Por que? (Why)

Ok, você deseja comprar um computador novo, mas por quê? 

Você quer criar um e-commerce para sua empresa, mas por quê?

Você deseja reduzir as contas da sua empresa, mas por quê?

Sim, todas as decisões de um negócio devem ter um motivo e mesmo que ele pareça óbvio, precisa estar claro na cabeça de todos os envolvidos.

Entender o motivo de uma ação vai ajudar a compreender a prioridade que ela tem e se realmente essa ação faz sentido. Muitas vezes consideramos tomar uma determinada atitude, mas não conseguimos sequer responder porque ela deveria ser executada. Pense nisso.

3- Quem? (Who)

É importante que uma e, apenas uma, pessoa seja responsável pelo plano de ação. É claro que ela vai contar com ajuda de outros colegas de trabalho para levar cada etapa adiante, mas é esse “quem” que deve encabeçar o planejamento 5W2H e fazê-lo acontecer.

Por exemplo, se o seu “o que” é contratar um novo profissional de TI, você vai contar com a ajuda do departamento de RH  e do setor financeiro.

Entretanto, é provável que o gestor de TI seja “o quem” dessa tarefa, afinal, ele é o mais interessado em colocar esse plano de ação em funcionamento.

Acredite, mais de uma pessoa responsável pelo mesmo plano de ação aumenta as chances dele não ser concretizado.

planejamento-5W2H

4- Onde? (Where)

Muitas vezes um plano de ação está ligado à resolução de um problema e esse problema tem um endereço.

Vamos imaginar que o seu plano de ação 5W2H tenha como objetivo reduzir os custos da sua empresa com material de escritório.

Para isso, é interessante que você identifique qual setor tem um gasto exagerado de material, se é comum esse gasto ser maior no setor e concentrar seus esforços nesse departamento.

5- Quando? (When)

O que seriam das metas sem um prazo para execução, não é mesmo? Um plano de ação 5W2H é um tipo de meta, por isso, precisa de data para início e término.

Deseja criar um e-commerce para que sua loja possa começar a vender online? Quando pretende começar? Quando deseja que ela esteja no ar? O Natal é um bom período?

O cumprimento do cronograma é um dos pilares do 5W2H e como fazer um plano de ação que vai dar resultado.

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Agora que você quais são os 5W, só falta entender como funcionam os 2H no processo de planejamento 5W2H.

Como? (How)

Dentro do processo do 5W2H e como fazer, o primeiro “H” se refere a descrição mais detalhada das etapas desse plano de ação. Quase um cronograma, você pode definir etapas macro e a data para sua execução.

Vamos imaginar que seu plano de ação seja “ampliar a cartela de clientes”. É interessante que você pense como vai fazer isso, por exemplo:

  1. Fazer um levantamento do perfil de clientes que você atende atualmente;
  2. Criar uma meta de atendimento diário;
  3. Iniciar o fluxo de negociação com as perspectivas mais quentes.

Quanto? (How much)

Quanto dinheiro será investido nesse plano de ação? Aqui é a fase de orçamento, portanto, é preciso que você faça uma estimativa aproximada dos gastos e investimentos. Para facilitar, você pode dividir o plano em etapas.

Não esqueça de manter registros sobre seus planos 5W2H. Uma planilha Excel de planejamento pode ajudá-lo nesse processo.

Colocando em prática o 5W2H

Uma maneira simples aprender sobre o 5W2H e como fazer é se capacitando para isso. A CAE Treinamentos oferece o Curso 5W2H Online para que você possa multiplicar os ganhos da empresa com a ferramenta.

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Autor

Formado em Engenharia Mecânica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP. Estudou Business and Process Management pela University of Arkansas - EUA, direcionando sua especialização em Lean Seis Sigma. Tornou-se Master Black Belt e hoje está à frente da CAE Treinamentos, ministrando cursos e realizando consultorias na área.

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