É comum que em algum momento da carreira os gestores se façam os seguintes questionamentos: como conduzir cada um dos tipos de reuniões adequadamente? Como fazer uma reunião produtiva, que realmente funcione e traga resultados positivos?
Afinal, além de resolver poucas das questões pendentes, as reuniões corporativas que não são produtivas acabam deixando nos participantes um gosto frustrante de terem gastado tempo à toa.
O objetivo é fazer uma reunião na qual os participantes se movimentam e discutem os temas o tempo inteiro e preparam o time para desenvolver tanto o trabalho quanto as soluções dos problemas.
Utilizar o tempo da reunião de forma eficaz traz uma boa dose de ânimo para a equipe e ainda contribui para construir admiração entre os participantes.
Em poucos minutos, os colaboradores sentem que são parte de algo muito maior do que a rotina com a qual estão acostumados a enfrentar todos os dias.
Continue lendo e conheça os tipos de reuniões corporativas e seus objetivos:
- Reunião para a tomada de decisões
- Reunião informativa
- Reunião de feedback
- Reunião de brainstorming
- Reunião de treinamento
- Reunião formativa
- Reunião de desenvolvimento de novos projetos
- Reunião de apresentação de resultados
- Reunião Daily Scrum
Principais tipos de reuniões corporativas
Antes de falarmos das dicas para ter mais produtividade nas reuniões, é importante conhecer os tipos de reuniões corporativas que costumam ser realizadas.
A maior diferença entre elas está nos objetivos que devem ser empregados quando os gestores perceberem que há necessidade. Confira:
1. Reunião para a tomada de decisões
Esses tipos de reuniões são aqueles em que o líder em questão expõe dados, opiniões ou problemas para que os participantes – sejam eles gestores ou colaboradores – pensem e debatam diferentes soluções e respostas.
Saiba mais sobre tomada de decisão: o que é, como construir e quais os impactos.
2. Reunião informativa
Depois de tomar as decisões, é comum que os participantes sejam reunidos para serem informados sobre o que foi definido.
Assim, os esforços de cada um são direcionados corretamente, de modo que os processos e resultados tornam-se mais eficientes e planejados.
3. Reunião de feedback
Geralmente, esses tipos de reuniões corporativas são conhecidos como um momento de tensão para os colaboradores.
Mas é simplesmente uma breve conversa de avaliação e repasse de desempenho sobre a atuação deles, ressaltando os avanços desde a última conversa e eventuais pontos que precisam de melhorar.
4. Reunião de brainstorming
Também chamada de reunião criativa, é conhecida por ter um tom mais informal. Esses tipos de reuniões são realizados para:
- gerar ideias;
- procurar soluções diferentes;
- buscar melhorias por meio de debates saudáveis;
- transformar os participantes em colaboradores ativos.
Aqui, a criatividade é a principal ferramenta! Quer saber mais? Leia o post: “O que é brainstorm e como essa técnica pode revolucionar a qualidade da gestão na sua empresa”.
5. Reunião de treinamento
Este tipo de reunião é comum quando ocorre a contratação de novos colaboradores (onboarding) ou até mesmo a migração das equipes de um departamento para outro.
É o momento para pontuar os processos da empresa e as tarefas que devem ser realizadas. Nas reuniões de treinamento, vale convocar gestores e colaboradores antigos da empresa.
6. Reunião formativa
Trata-se de um tipo de reunião ministrada por especialistas de temas específicos, com o objetivo de capacitar os colaboradores com o repasse de conhecimentos e procedimentos.
7. Reunião de desenvolvimento de novos projetos
Esse é um dos tipos de reuniões realizadas quando um novo projeto e a equipe precisa se reunir para repassar os pontos essenciais como:
- objetivos do projeto;
- etapas principais;
- responsabilidades de cada membro do projeto;
- prazos.
8. Reunião de apresentação de resultados
Esse tipo de reunião acontece em finais de projetos para apresentar para a equipe os resultados alcançados, aprendizados, etc.
Também é realizada no fechamento do ano para apresentar os resultados gerais para toda empresa: as conquistas, as melhorias feitas, premiações, etc.
Além de uma reunião importante de repasse, a apresentação de resultados é importante para a motivação da equipe.
9. Reunião Daily Scrum
Também chamada de Stand-up meeting, é um dos tipos de reuniões que acontece todos os dias pela manhã nas empresas.
A reunião é feita com a equipe de pé justamente para que ela seja breve. O objetivo é:
- fazer um repasse rápido do dia anterior;
- repassar as prioridades do dia;
- identificar algum impedimento para alguma tarefa e solucioná-la.
O limite de tempo de uma reunião Daily Scrum é de 15 minutos.
Como conduzir uma reunião produtiva?
Usar o tempo disponível da melhor forma é uma preocupação frequente no mundo corporativo, principalmente quando o assunto são os tipos de reuniões.
Abaixo, confira algumas dicas essenciais para ter reuniões produtivas com sua equipe:
Verifique se a reunião é realmente necessária
Se a empresa já tem uma rotina de reuniões feitas toda semana, faça uma reflexão: existe a necessidade de reuniões semanais?
É assim que você conseguirá descobrir se os tipos de reuniões feitas na empresa são apenas para cumprir o que estava marcado na agenda ou se foram marcadas para discutir assuntos importantes.
Mas lembre-se: é importante manter encontros periódicos com a equipe para mantê-la motivada!
Defina um horário de duração e respeite-o
Para que qualquer um dos tipos de reuniões seja produtivo, deve ter definido horário de início e de término – e dificilmente haverá necessidade de mais de uma hora de conversa entre os participantes.
Por isso, evite estender o tempo da reunião sem necessidade, já que isso pode desviar o objetivo do encontro.
Determine apenas um objetivo por reunião
Reuniões sem foco determinado e sem conexão devem ser evitados, já que eles entram nas discussões e desviam a atenção do que realmente importa.
Assim, defina uma meta clara para a reunião e foque a atenção e discussões apenas em torno dela. Outros assuntos devem esperar até um próximo encontro.
Convoque apenas os participantes necessários
Por mais tentador que seja chamar uma grande quantidade de colaboradores para a reunião pode causar o efeito contrário do esperado: surgir uma quantidade excessiva de ideias, onde a maioria acaba descartada.
Caso a equipe seja grande, uma boa solução é dividir os participantes em grupos para que eles se envolvam e participem mais.
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E se quiser saber mais sobre como conseguir o máximo de produtividade em todos os tipos de reuniões, sugerimos as seguintes leituras extras:
- Qual é a importância da produtividade?
- 6 dicas para te ajudar a aumentar a produtividade da sua equipe
- Liderança e produtividade: entenda como esses dois fatores caminham juntos.
