Como fazer uma reunião produtiva: 5 dicas para ter mais resultado!

É comum que os gestores, em algum momento da carreira, façam o seguinte questionamento: como fazer uma reunião produtiva, que realmente funcione e traga resultados positivos? 

Afinal, além de resolver poucas das questões pendentes, as reuniões que não são produtivas acabam deixando nos participantes um gosto frustrante de terem gastado tempo à toa.

Uma reunião cheia de atividade dos participantes, que movimentam e discutem os temas o tempo inteiro e preparam o time para desenvolverem tanto o trabalho quanto para as soluções dos problemas é o objetivo que deve ser buscado pelos gestores. 

Utilizar o tempo da reunião de forma eficaz traz uma boa dose de ânimo para a equipe e ainda contribui para construir admiração entre os participantes, pois é ali que eles sentem que são parte de algo muito maior do que a rotina com a qual estão acostumados a enfrentar todos os dias.

Afinal, como fazer reuniões produtivas?

Usar o tempo disponível da melhor forma é uma preocupação frequente no mundo corporativo, principalmente quando o assunto são as reuniões. 

Abaixo, confira algumas dicas essenciais para ter reuniões produtivas com sua equipe:

Verifique se a reunião é realmente necessária

Se a empresa já tem uma rotina de reuniões feitas toda semana, faça uma reflexão: será que há, de fato, necessidade de reuniões semanais? É assim que você conseguirá descobrir se as reuniões feitas na empresa são apenas para cumprir o que estava marcado na agenda ou se foram marcadas para discutir assuntos importantes. 

Mas lembre-se: é importante manter encontros periódicos com a equipe para mantê-la motivada! 

Defina um horário de duração e respeite-o

Para uma reunião ser produtiva, ela deve ter horário definido de início e de término – e dificilmente haverá necessidade de mais de 1 hora de conversa entre os participantes. 

Por isso, evite estender o tempo da reunião sem necessidade, já que isso pode desviar o objetivo do encontro.

Determine apenas um objetivo por reunião

Assuntos sem foco determinado e sem conexão devem ser evitados, já que eles entram nas discussões e desviam a atenção do que realmente importa. 

Assim, defina uma meta clara para a reunião e foque a atenção e discussões apenas em torno dela. Outros assuntos podem esperar até um próximo encontro.

Convoque apenas os participantes necessários

Por mais que seja tentador, chamar uma grande quantidade de colaboradores para a reunião pode causar o efeito contrário do esperado: pode surgir uma quantidade excessiva de ideias, onde a maioria acaba descartada.

Caso a equipe seja grande, uma boa solução é dividir os participantes em grupos, para que eles se envolvam e participem mais.

Peça para que todos desliguem os celulares

É difícil ver um colaborador longe de seu celular, certo? Assim, é essencial que todos desliguem seus aparelhos antes de entrarem na reunião, já que mensagens e chamadas podem desviar a atenção dos participantes.

Disponibilize um computador ou tablet para apresentações e eventuais pesquisas, mas não mais que isso. Desta forma, você assume o controle da reunião e evita conversas fora do tema.

Faça reuniões à distância

Falando em tecnologia, há diversas plataformas que permitem videoconferências com vários participantes, como o Skype, Google Hangouts e Zoom. 

Conversar com uma pequena parte da equipe utilizando alguma dessas ferramentas é uma boa opção, já que não há desgaste com deslocamentos e atrasos. Entretanto, certifique-se de ter uma boa conexão na hora da reunião para evitar falhas de áudio e vídeo.

Delegue tarefas

Os colaboradores irão sentir que têm tarefas para realizar apenas quando a receberem, entenderem qual é a proposta e quais são os resultados esperados. Na hora de discutir novos projetos, aproveite o tempo da reunião para deixar claro o prazo, quem serão os responsáveis e quais os resultados esperados.

E verifique se os responsáveis entenderam o que foi solicitado!

Mantenha a equipe em dia sobre os resultados

Não adianta muito fazer uma reunião produtiva e não comunicar ao time envolvido se os resultados esperados estão sendo alcançados. 

Com isso em mente, marque um novo encontro, pontue para os colaboradores que os resultados estão sendo acompanhados e alcançados graças aos esforços de todos durante as reuniões. É uma dica simples, mas essencial para manter a equipe motivada.

Principais Tipos de Reuniões 

Agora que você já sabe quais são as dicas para trazer a produtividade para as reuniões, é importante conhecer os tipos de reuniões que costumam ser realizadas. A maior diferença entre elas está nos objetivos, que devem ser empregados quando os gestores perceberem que há necessidade.

Confira:

Reunião para a tomada de decisões

Essas reuniões são aquelas em que o líder em questão expõe dados, opiniões ou problemas, para que os participantes – sejam eles gestores ou colaboradores – pensem e debatam diferentes soluções e respostas.

Reunião informativa 

Depois de tomar as decisões, é comum que os participantes sejam reunidos para serem informados sobre o que foi definido. Assim, os esforços de cada um são direcionados corretamente, de modo que os processos e resultados tornam-se mais eficientes e planejados.

Reunião de feedback

Geralmente conhecida como um momento de tensão para os colaboradores, essa é simplesmente uma breve conversa sobre a atuação deles, ressaltando as melhorias e eventuais pontos que precisam de melhorias.

Brainstorming

Conhecida por ter um tom mais informal, esta reunião geralmente é criada para gerar ideias, procurar soluções diferentes, buscar melhorias por meio de debates saudáveis e, claro, transformar os participantes. Aqui, a criatividade é a principal ferramenta! 

Reunião de treinamento

Este tipo de reunião é comum quando ocorre a contratação de novos colaboradores ou até mesmo a migração das equipes de um departamento para outro. É o momento para pontuar os processos da empresa e as tarefas que devem ser realizadas. Nestas reuniões, vale convocar gestores e colaboradores antigos da empresa.

Reunião formativa

Trata-se de uma reunião ministrada por especialistas de temas específicos, com o objetivo de capacitar os colaboradores com o repasse de conhecimentos e procedimentos.

Para saber mais sobre como conseguir o máximo de produtividade nas reuniões, sugerimos as seguintes leituras:

Qual é a importância da produtividade?

Liderança e produtividade: entenda como esses dois fatores caminham juntos

6 dicas para te ajudar a aumentar a produtividade da sua equipe

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Autor

Jornalista e social media formada pela Unesp.

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