Gestão do tempo e produtividade: 9 dicas práticas para aplicar

Aprenda o que é gestão do tempo e como ela pode influenciar na sua produtividade

A Gestão do tempo e produtividade são conceitos relacionados, pois a forma como o profissional organiza-se influencia diretamente os resultados produzidos por ele. Esse gerenciamento está relacionado ao controle do tempo disponível. A administração incorreta do tempo pode causar frustrações e cansaço excessivo.

Entretanto, o gerenciamento do tempo não é sobre planejar cada segundo do seu dia, mas sim, sobre otimizar o dia-a-dia. Dessa forma, também se considera como realizar um planejamento que ofereça resultados produtivos de uma forma que ofereça bem-estar. Visando também os pontos fortes e as prioridades dos profissionais.

Um planejamento bem estruturado gera produtividade, que nem sempre está relacionada à um alto número de horas trabalhadas, mas sim com os resultados gerados nessas horas.

Autoconhecimento é necessário para a gestão do tempo e produtividade

A gestão do tempo está relacionada ao saber controlar o tempo que levará para executar as tarefas. Isso necessita um maior planejamento, definir quanto tempo será destinado para determinada atividade e quando você a realizará.

Porém com um planejamento mal estruturado, o profissional pode não conseguir cumprir todos os ítens e assim, se sentirá frustrado. Não é possível realizar a gestão do tempo sem ter autoconhecimento, ou seja, sem conhecer a sua capacidade produtiva.

Com um maior autoconhecimento é possível saber quais são os pontos em que você pode realmente melhorar. Assim como, o que deve ser feito para conseguir essas melhorias na sua produtividade.

O que é necessário saber sobre você mesmo para conseguir gerenciar o seu tempo?

Antes de planejar suas tarefas ou afirmar que você consegue realizar uma atividade dentro de tal  prazo, é necessário ter atenção sobre suas capacidades:

  • quantas páginas eu leio atentamente por minutos?
  • quantas horas eu necessito de sono?
  • em quantas horas/minutos a minha concentração diminui?
  • quanto tempo eu demoro para executar as principais atividades do meu trabalho?

Além disso, é preciso conhecer suas habilidades cognitivas. É necessário refletir sobre conceitos como: eu sou uma pessoa multitarefas? Quais são minhas facilidades?

As diferentes capacidades humanas

Com o tempo, a ciência foi percebendo, através de pesquisas, que existem vários tipos de inteligência. Há um estudo chamado inteligência interpessoal”, que foi criado por um pesquisador em Psicologia da Universidade de Havard, Howard Gardner.

Segundo Gardner, as pessoas não possuem somente uma forma de inteligência, mas várias. O pesquisador afirma que todas essas formas de cognição são importantes e têm ligações com a bagagem genética de cada um de nós, mas elas podem ser estimuladas.

A formas de inteligência são:

  • Inteligência Linguística;
  • Inteligência Lógica;
  • Inteligência Motora;
  • Inteligência Espacial;
  • Inteligência Musical;
  • Inteligência Interpessoal;
  • Inteligência Intrapessoal.

O importante de saber quais são seus pontos fortes, é que dessa forma se pode realizar a gestão do tempo de maneira mais eficaz. Pois, sabemos o que conseguiremos realizar de forma rápida e fácil e o que demandará mais tempo.

Confira 9 dicas para aumentar a produtividade e saber gerenciar o seu tempo:

1) Saber priorizar

Por vezes, nos percebemos no meio da semana sobrecarregados de tarefas do trabalho ou da faculdade.

O que fazer para organizar todo esse caos da forma produtiva? Estabelecer prioridades!

É preciso saber quais tarefas têm os prazos mais urgentes e realizá-las primeiro. Assim, é possível organizar nossas atividades considerando o tempo e a importância delas.

2) Ter capacidade de dizer não

Por vezes, no trabalho nos encontramos em situações em que nos é requerida alguma atividade extra. Porém, quando temos conhecimento de nossa capacidade, sabemos o que é ou não possível de ser realizado.

Quando estamos engajados em uma tarefa cuja realização demora 5 horas, sendo que o fim do expediente termina em 5 horas, não é possível acrescentar nenhuma outra tarefa, ou as duas sairão mal feitas.

O gestor dos colaboradores precisa considerar que qualidade é diferente de quantidade. Se a empresa pretende ter resultados de qualidade, os colaboradores precisam de tempo para desenvolvê-las.

Saiba mais sobre gerenciamento com a leitura do texto: O que faz um gestor?

3) Não viver pensando na próxima tarefa

É essencial se concentrar e estar presente ao realizar uma atividade. Quando estamos muito atarefados, ficamos preocupados com os outros desafios que iremos encarar. Porém, pensar muito no futuro, faz com que se perca a concentração no presente.

Quando atingimos melhores resultados nos sentimos realizados e isso só é possível ao realizar as tarefas com foco.

4) Atrapalhadores do foco

Leandro Karnal é um historiador brasileiro e professor da UNICAMP (Universidade Estadual de Campinas). Ele realizou uma palestra, disponível no youtube, com dicas de como administrar melhor o tempo.

Durante o evento, ele mencionou que devemos “usar os recursos eletrônicos e não sermos usados por eles”. Por vezes, o celular pode se tornar um vício, de forma que a pessoa não consegue mais controlar-se em relação a ele.

As redes sociais também podem ter esse “caráter viciante”, que pode atrapalhar o foco dos profissionais. É preciso ter disciplina em relação aos vícios que estão inseridos em nosso dia-a-dia.

5) Atrapalhadores da gestão da gestão do tempo e produtividade

Durante a realização das atividades cotidianas, alguns fatores podem surgir para te atrapalhar. Como reuniões extensas e burocráticas, que tomam o tempo do colaborador sem necessidade.

Confira o check list da reunião produtiva disponível no artigo: como fazer reuniões produtivas em 5 passos fundamentais.

No ambiente do escritório também podem surgir conversas com colegas, até podem ser benéficas em diversas situações. Porém, quando estamos lotados de tarefas ou com um prazo curto de entrega, perder o tempo em bate-papos pode causar frustrações produtivas.

É fundamental ter disciplina, saber dosar o dia-a-dia e ter objetividade na hora do trabalho.

6) Diversificar as tarefas é um aliado da produtividade

Ficar preso em uma única atividade, que exige uma única forma de raciocínio é prejudicial para o foco.

Segundo Leandro Karnal, é preciso variar as atividades. Ele afirma que realizar uma atividade física antes de uma atividade intelectual é algo benéfico para a atenção. Não é recomendado ficar em uma única atividade por muitas horas.

7) Tenha objetivos e metas

Reflita sobre qual caminho quer seguir. Dessa forma, a gestão do tempo se realizará de forma benéfica para o indivíduo.

O autoconhecimento permite saber o que é ou não importante para você. Ao estipular objetivos e metas deve-se, também, ter em mente o que desejamos para nosso futuro.

As tarefas que chegam até nós durante o dia-a-dia, seja no trabalho, na faculdade ou em casa, são as tarefas do cotidiano.

Entretanto, é preciso estabelecer um tempo para focar em tarefas de médio e longo prazo. Como se dedicar àquele curso que incrementará seu currículo, auxiliando a te destacar no mercado de trabalho.

Para que você consiga definir seus objetivos e metas com eficácia, é necessário estar atento a algumas situações. Confira algumas dicas abaixo:


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Veja dicas para definir objetivos e metas profissionais.

8) Ócio produtivo

Após tantas dicas sobre como realizar a gestão do tempo no trabalho, é preciso, também, mencionar que o lazer deve fazer parte do seu planejamento semanal.

Segundo Karnal, o cérebro humano precisa de um tempo para não realizar grandes atividades. É preciso dar descanso para sua cabeça, relaxar e desocupar a mente. O professor, sugere sentar e escutar um música e apreciá-la.

Esse tema é objeto de estudo de Domenico de Masi, um sociólogo italiano. Ele escreveu o livro Ócio Criativo, em 2000.

“Existe um ócio alienante, que nos faz sentir vazios e inúteis. Mas existe também outro ócio, que nos faz sentir livres e que é necessário à produção de ideias, assim como as ideias são necessárias ao desenvolvimento da sociedade… com trabalho, estudo e diversão, construiremos nossa identidade, não mais pelo que temos, mas através do que sabemos” afirma De Masi.

Ter tempo para aproveitar as conquistas do trabalho, utilizar os frutos do saber e se divertir é essencial. Os hobbies são aliados do ócio criativo, seja um esporte, um grupo de debate ou o costume de assistir filmes e peças de teatro. O lazer tem um papel fundamental para motivação e bem-estar das pessoas.

9) Conhecimento como aliado à produtividade

A produtividade está relacionada ao conhecimento que temos à nossa disposição para realizar tarefas.

Quando focamos naquilo que sabemos e utilizamos nossas capacidades, de maneira focada, aumentamos a qualidade de nossos serviços.

É sempre positivo se manter atualizado em sua área e aprender métodos para exercer suas atividades da melhor forma. Cursos complementares são aliados na hora de gerar resultados produtivos utilizando nossos conhecimentos.

A CAE Treinamentos oferece cursos de aperfeiçoamento que abrange diversas áreas. Como os cursos em Seis Sigma que estão relacionados à solução de problemas em empresas e otimização de processos. Que tal iniciar os estudos com um curso GRATUITO de White Belt?

Há também, cursos complementares que podem auxiliar na organização e execução de tarefas. Como o curso GRATUITO Excel Básico, no qual são ensinadas as funcionalidades dessa plataforma de apoio organizacional.

Esperamos que nossas dicas sobre gestão do tempo e produtividade tenham sido úteis para você. Quer continuar acompanhando conteúdos interessantes como esse? Acompanhe nosso blog, siga-nos no Facebook, LinkedIn ou assine o nosso canal no Youtube e não perca nenhuma novidade!

 

Autor

Redatora do blog da empresa CAE Treinamentos. Estudante de Jornalismo na Universidade Estadual Paulista (UNESP). Já foi estagiaria de Comunicação do Projeto TAMAR, pesquisadora pela FAPESP, coordenadora de grupo de estudos e repórter textual do Projeto Impacto Ambiental e da Jornal Júnior.

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